酒店公文格式
9页1、9 茶海之心大酒店内部管理文件 备 忘 录 由: 总经办 领导批示: 至: 总经理 总经办 销售部 财务部 工程部 餐务部 厨务部 前厅部 客房部 康乐部 人事部 保安部事宜:关于酒店新的公文格式的相关事宜呈报:董事长抄报:酒店各部门日期:2012年03月30日编号: MGO【2012】001 关于酒店新的公文格式的相关事宜 酒店各部门经理:为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作,酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范,从03月30日起,酒店实行新的公文格式,新的公文格式说明如下:一、总则为规范酒店各类文件的管理,保证酒店各类文件流转及管理规范化,结合实际情况,制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则、各部门严格按照文件种类性质行文;、部门报总经办文件,冠以姓名职务;、部门与部门相互递发的文件,一般情况下冠以部门的名称;、总经办下发文件,其种类用“决定、通知、备忘录”等;部门之间行文,其种类用“通知、备忘录”等;、部门报总经办文件,如需审批后发有关部门的,应标明抄送的部门;、部门之间重要行文,应抄报总经办;、部门之间可以联合行文;、所有发出文件,均须
2、由承办部门负责人签发;、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件,均须审批后执行;、所有部门经理及主管级人事任免,均有总经办行文发出。三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送(报)人(部门)、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核董事长审批发出外来文件、文稿处理总经办副总总经理董事长阅批有关部门2、内部文件处理通告执行部门副总总经理审批颁布董事长、总经理、副总指示总经办部门执行反馈总经办副总总经理董事长申请报告部门总经办副总总经理审批部门部门致部门部门部门3、酒店合同、协议处理部门财务审核总经理(副总)审批董事长审定总经办盖章存档五、文件编号文件编号由三部分组成,具体如下:部门缩写/文件类别/年份/文件序号1、 部门缩写总 经 理GM副总经理DGM 值班经理RM总 经 办GMO 财 务 部FD 人 事 部HRD工 程 部ED 营 销 部S&M 娱 乐 部RED房 务 部HSKP 前 厅 部FO 餐 饮 部F&B采 购 部PD 保 安 部SD 2、年份:四位数字编写加号
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