内审员培训教程自编
18页1、 内审员培训教程一、质量体系审核的可以分为3个阶段:1)进行审核策划、编制年度审核计划、年度计划、实施计划(审核组成员、做审核准备、编制检查表、确定审核准则、审核时间等)。 策划不光是质量方面要进行策划,任何工作中首先都要进行策划。 2)实施现场审核:到各个部门去,按准备好的文件,实施现场审核,也就是现场的评价。 现场审核的目的:寻找符合与不符合标准的证据。不管是符合的还是不符合的,都要把有关过程的证据记录下来,如果不符合要开具不符合报告。 3)要有正式的审核报告(包括总体情况、分数情况、是否有效等)。证据要真实有效,对发现不符合的问题,最后还要采取纠正,并跟踪纠正措施的实施情况。 准备阶段一、审核组的组成: 由有资格的人员组成(通过培训,取得内审员的资格); 要任命一个审核组长(具有专业知识)。二、内审员的职责: 1、按分布范围按审核计划、审核准则编制检查表(简单、实用、操作性强); 2、按要求到现场收集客观证据; 3、报告审核结果; 4、配合组长的工作; 5、验证纠正措施的有效性。三、组长的职责: 1、文件的审查(整个)、外审:提审查意见; 2、资源的策划、编制审核计划(涉及的要素
2、、涉及时间、人员、进度等); 3、分配任务(确定审核员的专业,注意自己不能审自己区域的工作); 4、审核控制:按规定的时间、进度进行审核(除特殊情况外); 5、协调沟通:各个内审员和受审部门; 6、评价:在审核报告中体现出体系的问题; 7、报告结果; 8、组织人员进行跟踪。四、工作文件准备:1. 审核计划;2. 首次会议签到表;3. 现场检查表;4. 不符合项报告;5. 末次会议签到表;6. 审核报告。五、如何编制审核计划: 审核计划的内容包括: 1)明确审核的目的(内审:符合性或有效性); 2)明确本次的审核范围(可按部门,也可按过程); 3)明确审核依据; 4)明确审核组成员及分工; 5)明确具体审核日期、时间; 6) 准备好审核的依据 审核的依据就是审核准则,内容包括:标准、体系文件、适用的法律法规(顾客投诉)、作业指导文件、程序文件等。 一般内审后进行一次正式的管理评审,然后第三方认证机构到现场审核。六、检查表的编制 检查表应是留有记录位置的表格,主要有备忘、提示性。能体现每个人的审核思路(是否了解这个过程的关键过程)或审核风格。 其作用是保持审核目标的明确性;保持审核的完整性
3、、连续性;减少随意性。组长应验证其他组员编制的检查表是否漏了过程。检查表的编制一般有两种方式,一是按过程编检查表,它的好处是避免重复,审核的深度较好,但用时间较长。二是按部门编检查表,它的好处是节省时间,但是审核的深度较差。在检查表中审核的发现、抽样、方法、审核的项目要在编检查表中应有所体现。编制好的检查表不应给受审方看。 七、审核方法编好检查表后按规定的时间进行审核。发现有重大的偏离标准要求时,可适当延长时间。 审核通过交谈、观察、查阅各种文件和资料的方法取得客观证据。 现场审核的主要内容:各种会议、收集客观证据、开具不合格报告、提交审核报告,表格内容包括对体系有效性的评价、有效的证据进行概述、是否符合有关标准、实物质量能否达到顾客满意。现场审核步骤 一、首次会议:1)首先要签到(要有记录); 2)双方人员介绍(外审); 3)确定审核目的; 4)确定审核范围; 5)确认审核准则; 6)确认日程安排(最高管理者、部门代表必在场); 7)介绍审核方法(抽样、询问、查阅各种文件等); 8)介绍不合格的确定原则: 严重不合格的属于区域性的、系统性的、造成后果比较严重的; 一般不合格的属于孤立
4、的、偶然出现的、造成后果是轻微的 9)明确陪同人员,在内审中起见证的作用; 10)明确末次会议的时间和地点(需要有签到记录); 11)澄清有关限制条件(如:危险区域、与审核无关的保密区域等)。 审核最基本的方法是抽样的方法来评价各种活动。 二、审核的方式: 顺向审核:按过程,如服务过程、产品的生产过程等; 如:设计采购入库检验组织生产产品检验包装发运售后服务 逆向审核:对某个问题查的较细,但浪费时间; 如:售后服务-发运交货-包装-产品检验(记录)-生产过程-入库检验-采购品的审批-设计 三、在审核过程中提问的技巧: 1)封闭式:用于获取专门的信息,但信息量小; 2)开放式:一个问题从不同角度解释,获取的信息量大,但浪费时间; 3)澄清式:澄清在别的部门发现或是提到的一些问题; 4)提问时要平等、是善意,不能连续发问,目的是通过审核了解是否符合标准、是否符合程序; 5)内审员在审核过程中多听陈述,避免讲解标准; 6)查阅有关文件和记录(人员培训和管理); 7)关于审核控制:应严格按照审核计划;按照检查表控制审核气氛不受任何干扰,发现严重问题时,要及时沟通; 8)抽样:审核过程中要有一定
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