行政事务与公文写作课程讲义

1、行政事务与公文写作（教 案）主讲教师：张晓春 副教授深圳大学高尔夫学院2009年2月2009年7月行政事务与公文写作课程目录概 述上 编 行政事务第一章 行政工作的作用 一、枢纽作用 二、助手作用 三、参谋作用 四、信息、耳目作用 五、协调作用 六、门面、窗口作用第二章 行政工作特点和基本规律 一、行政工作特点 二、行政工作基本规律三、行政管理工作原则1、服务原则2、按章办事原则3、效能原则第三章 行政人员素养 一、才干素养 1、精明的办事本领 2、较强的文字表达能力 3、特殊技能 4、提高工作效率 二、智能素养 1、知识积累 2、思维训练 3、临机智力训练 4、记忆训练 5、反思（自省）能力 三、心理素养 1、培养乐观幽默的心态 2、培植自信心 3、鼓励竞争精神，防止妒嫉心理 四、职业道德 1、树立为事业埋头苦干的献身精神 2、遵守纪律的自觉性 3、谦和平等的人际关系 五、调查研究 1、调查研究是基本任务与基本工作方法 2、调查研究的内容与范围 (1)基本情况调查(2)专题性调查(3)经验性调查(4)临时性事件与事故调查3、调查研究的准备(1)明确调查研究的目的与对象 (2)制订计划

2、，拟好提纲 (3)调查研究的方法 4、调查研究的方法(1)调查的方式与方法(2)研究的方法第四章 行政事务综论一、会务工作（一）会务工作的种类与作用1、会务工作的种类2、会务工作的作用（二）会务工作的原则与内容1、会务工作的原则2、会务工作的内容（三）端正会风，提高会议质量1、会风不正的主要表现2、端正会风的措施二、文档工作（一）公文处理1、公文处理的意义与要求2、公文处理的程序(1)来文处理程序(2)发文处理程序（二）档案工作1、档案工作的基本内容和基本原则2、档案的基本管理(1)立卷的意义与范围A.文书立卷的意义B.范围与方法(2)案卷的整理与归档（三）保密工作下 编 公文写作第一章 公文写作基本理论一、公文写作的特点二、公文写作的基本要求三、提高写作水平的途径与方法第二章 公文写作常用文体分类一、公文写作的概念（广义、狭义）二、行政公文的分类第三章 行政公文的格式、行文规则一、行政公文的格式要求二、行政公文的行文规则第四章 行政公文的写作要求一、行政公文主旨的确立二、行政公文材料的收集三、行政公文结构的安排四、行政公文语言的把握第五章 行政公文常用种类的写作分别重点讲授通知、通报

3、、报告、请示、函、会议纪要、批复等常用行政公文文种的写作特点和要求。第六章 其他常用公文种类的写作分别重点讲授计划、总结、会议记录、经济合同等常用文种的写作特点和要求。上 编 行政事务第一章 行政工作的作用一、枢纽作用 行政工作既是每一个具体岗位，又勾连上下左右。是整个行政管理系统当中不可或缺的重要组成部分。二、助手作用专指为部门领导工作中担负的具体办事方面的职责要求。三、参谋作用实质上是为领导决策服务的功能表现。四、信息、耳目作用行政人员要立足本职岗位，为领导的决策和决策的施行采集上报有关信息，通过调查研究，提供参考材料。五、协调作用在本职工作中涉及向上以及平级其他岗位的工作落实中发挥重要作用。六、门面、窗口作用虽然大家从事各自的不同岗位工作，但对外来说，每一个人都是工作具体单位的门面与窗口，要高度重视。第二章 行政工作特点和基本规律一、行政工作特点（一）从属性从工作角度上来讲，行政工作、尤其是行政事务工作从属性非常突出。我们要深切意识到这一重要属性和特点，才能弄清出发点，有针对性地开展好自己的工作。（二）事务性行政工作往往是很具体的工作任务。尽管有时相当琐碎，但却非常重要。如办公室

4、秘书在考虑一次重要接待或重要会议时要事无巨细，不可遗漏任何细节并且都要予以落实，才能取得工作的完满。（三）被动性与主动性相结合行政工作首先是被动性的，因为在具体的工作岗位上要受到来自不同等级的上级部门或领导的直接指挥，按照企业发展的总体规划统筹考虑确定岗位及其职责。但同时行政工作又是具有主动性的，因为一个没有创新意识和创新能力的人是无法取得进步与发展对个人而言，无法推动企业向更高的水平和绩效发展对整体而言。如何处理好两者之间的关系，要学会立足本职工作来进行创新，要有思想、有思路，不断尝试换位思考，提高自己的理论素养和能力水平。二、行政工作基本规律行政工作的基本规律就是：按照本单位、企业发展的总体规划，在从事的岗位基础上有创造性地做好本职工作。随着本单位、企业的不断发展扩大，事业日渐兴旺昌盛，对行政人员的基本要求随之不断提高，对大家的素质要求等等也随之不断提高。我们必须适应这样的变化和要求，否则只能被淘汰。三、行政管理工作原则（一）服务原则（二）按章办事原则（三）效能原则第三章 行政人员素养一、才干素养（一）精明的办事本领办事能力是一个习惯性的说法，它是综合能力的体现。其中包括：专业能力

5、指熟悉专业业务工作；理解与领会能力含有高度的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力以及睿智的品评力等；条理与驾驭能力；口语表达能力；应变能力（临机处理能力）；交际公关能力等。（二）较强的文字表达能力不仅要具备基础写作的一般要求，更重要的是要符合公文写作的特殊要求。（在“公文写作”课程中详细讲授）（三）特殊技能如外语、计算机技术等等。（四）提高工作效率所谓效率是数量与质量的同步协调关系达到最佳状态的实际反映。缺少任何一个方面都不可取。二、智能素养（一）知识积累主要包括：第一，政治理论和政策法规方面的知识；第二，业务知识；第三，历史文化以及逻辑思维等方面的知识等等。（二）思维训练人的智能高低是由思维能力的开发程度所决定的。加强智能训练的途径之一就是积极参加社会实践以及工作实践，加强思维训练。思维训练主要包括语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的综合训练。其中语言能力体现思维水平，因为语言是表达思想、进行交际的工具，没有思维就没有语言，没有语言也表达不出思维结果，两者相辅相成。（三）临机智力训练临机智力就是临机处置智能。它包括了应变能力，但又不仅限于此。而是包

6、含在一切情况下所反映出来的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经验和思维力作为后盾，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。其改善，一是靠思维开发，更重要的是在实际工作中摸索与积累。（四）记忆训练对行政人员来说，要具备很强的记忆力，必须善于认人、记人、记事。（五）反思（自省）能力一个人要善于随时回顾自己的言行举止，善于总结自己的成功经验和失败的教训，特别是要善于发现自己的过失和不足。孔子云：“吾日三省吾身。”三、心理素养（一）培养乐观幽默的心态所谓乐观，是处事抱有积极的态度，而不是轻薄，更不是夸夸其谈，哗众取宠；而幽默，则是人类超越动物的心智的体现，常常表现为一种语言艺术。幽默是一种自信心的表现，反过来又能够有助于增强自信心。我们的工作中要讲究严肃认真，但并不妨碍乐观和幽默。它们是一副身心健康剂，还是融洽人际关系、密切交往效果的优化剂。要做到乐观与幽默，就要能够容人，就要有宽怀大度，遇事冷静。（二）培植自信心 信心是做好工作的一个重要的心理因素。要摒弃拘谨、沮丧、怨气等不良情绪，这些都是自信心不强的表现。信心来自于对自己、对环境的清醒分析，而不是盲目自信。知己知

7、彼。（三）鼓励竞争精神，防止妒嫉心理竞争精神和嫉妒心理是社会现象，有时往往会被人们混为一谈，但实际上有本质的区别。因为竞争带来的是积极的成果，而嫉妒则只能是有百弊而无一利。竞争是社会发展的动力，是积极因素，事业的成功和个人的发展无不与竞争息息相关。而嫉妒则是病态的心理，其根源是自私，常常是因为自己不如别人而产生。更有甚者，嫉妒往往与不学无术划上等号！四、职业道德职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。（一）树立为事业埋头苦干的献身精神 这是职业道德的原动力，是其基础和保证。（二）遵守纪律的自觉性其一，严格按规章办事；其二，务必按职权办事。（三）谦和平等的人际关系 在工作单位当中，行政人员所必须遵守的原则是正直、公允、谦虚、平等。对上要正直、公平、亲和、尊敬；对下要谦虚、平等。五、调查研究（一）调查研究是基本任务与基本工作方法1、调查研究是行政工作的一项基本任务和基本工作方法。2、调查研究是锻炼自己工作能力的重要途径。（二）调查研究的内容与范围1、基本情况调查2、专题性调查3、经验性调查4、临时性事件与事故调查（三）调查研究的准备1、明确调查研究的目的与对

8、象2、制订计划，拟好提纲（三）调查研究的方法1、调查的方式与方法：观察法、问卷法、访问法、文献法、实验法、普查法、个案法、抽样法等等。2、研究的方法：信息交合、比较分析、系统分析、矛盾分析、本质分析、预测分析等等。第四章 行政事务综论一、会务工作（一）会务工作的种类与作用1、会务工作的种类2、会务工作的作用（二）会务工作的原则与内容1、会务工作的原则2、会务工作的内容（三）端正会风，提高会议质量1、会风不正的主要表现2、端正会风的措施二、文档工作（一）公文处理1、公文处理的意义与要求2、公文处理的程序(1)来文处理程序：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、督办、立卷归档；(2)发文处理程序：拟稿、文稿呈批、登记或编号、印制与分发、立卷归档。（二）档案工作1、档案工作的基本内容和基本原则2、档案的基本管理(1)立卷的意义与范围A.文书立卷的意义查找作用；安全作用、基础作用。B.范围与方法范围；方法：作者特征；问题特征；时间特征；名称特征；通讯者特征；地区特征。(2)案卷的整理与归档三、保密工作下 编 公文写作第一章 公文写作概论公务文书，简称公文，是应用文体中使用广泛而又具有特殊写作要求的一类文体。公文写作是研究各类公文的写作规律、办法和探索公文写作能力形成及提高途径的一门学科。学习公文写作，可以全面认识公文写作规律，掌握公文的写作方法，明确公文写作的特殊要求，了解公文写作能力形成及提高途径，培养较强的公文阅读与评鉴能力，能写规范的公务文书。一、公文写作的特点公文写作既具有基础写作、应用写作的一般特点，又有自身特点。具体来说，以下五个方面：1、写作的受命性。公文写作一般没有写作者的主动的写作愿望，大多数是在机关单位负责人授意下，按照领导者的意图，或依据决策层和全体成员的意愿，“遵命”而写作。这就要求写作时必须为机关立言，做“传声筒”，不能自作主张，抒发己见。2、目的的专指性。写作活动一定有一定的目的。与一般写作活动不同，写作公文有特定的明确的指向。一篇公文最终是否发挥效

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