科研档案工作的基本原则-西南大学档案馆

1、附件5西南大学科研类档案工作规范为了加强学校科研类档案（以下简称科研档案）工作的业务建设，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核科研档案工作提供依据，根据西南大学档案管理办法科学技术研究档案管理暂行规定等法律、规章，结合学校实际情况，特制定本规范。一、科研档案工作的基本原则 （一）为建立健全我校科研档案工作，加强科研档案的科学管理，充分发挥科研档案在科学研究中的作用。根据中华人民共和国档案法、国务院批准的科学技术档案工作条例、国家教委、国家档案局联合发布的科学技术档案管理暂行规定，国家教委颁布的高等学校档案管理办法等法律、法规、规章、特制订本办法。（二）凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。（三）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。（四）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划

2、进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门和课题组出具科研课题归档情况的同步。（五）把科研档案工作列入单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位科研经费中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。二、科研档案归档制度（一）归档原则1、归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。2、几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。3、与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。（二）归档内容和重点1、归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面,具体范围见西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表。2、归档的重点是本校承担的科研项目（课

3、题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。3、取得负结果或因故中断的重要课题的科研材料也应归档。4、电子档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。（三）归档时限1、科研成果类档案在鉴定后2个月内归档，课题组长应指定专人负责归档立卷工作。2、其它类科研档案由科研处负责在规定的时限内统一立卷、归档。（四）归档手续1、归档时，学校档案馆应进行审查、验收。凡归档不完整、不齐全者，档案馆拒绝接收并限令整改，整改合格后再按要求移交。2、归档时应填写移交清单（一式两份），双方签字后各留一份备查。（五）不归档文件材料的范围l、上级有关科研的普发（非专指高校）、不办的文件；2、上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；3、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；4、重份文件；5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；6、非隶属单位抄送的不办、无参考价值的文件；7、校内其他单位发来的文件；8、与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，也可选择作资料暂存。三、科研档案立卷制度根据国家教委颁布的高等学校档案管理办法，科研档案实行部

4、门和课题组立卷制度。即由科研文件材料形成部门和课题组负责立卷工作。科研处要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学校综合档案馆认真做好科研档案的积累、立卷、移交工作。（一）立卷分工：1、课题组主要负责科研成果类档案的立卷工作。课题结束后，由本课题组长指定专人负责立卷工作，兼职档案人员指导，监督其立卷。立卷人还应按档案馆要求报送该课题情况的电子文档。2、科研管理部门负责优秀学术论文、科研奖状、科研成果请奖申报书、科研专利等科研综合类材料立卷工作。并按档案部门的要求报送电子文档。3、科研档案由科研管理部门统一向档案馆移交。（二）立卷要求：1、按照保持科研文件材料的有机联系和便于查考的原则立卷（参照科研档案归档范围的保管期限表）。2、根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题和科研文件材料进行整理，按其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合类，排在研究课题

5、全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次整理组卷。3、内容不可分的科研文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。 4、对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从第1开始，无论单面、双面只要有书写、印刷的文字材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的件号章，并逐渐项填写。5、拆除卷内文件中的金属物，用线、鞋带或不锈钢夹装订，对破损的文件材料进行修补。6、编写卷内目录和填写备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后，然后装盒。7、除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料保持一致，并按声像载体档案工作规范要求处理。四、档案的补充与修改（一）科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研材料，经整理后交档案馆归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。（二）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。（三） 档案馆对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。五、科研档案管理（一）查阅、借阅：凡无密级或已解密的档案，单位或个人凭有效证件均可查阅，经课题组长同意后方可借阅；凡有密级的档案，只有课题组成员方可查阅、借阅。（二）鉴定和销毁：1、由课题组、科研处和档案馆组成鉴定小组，进行档案价值的鉴定；鉴定包括对科研档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限和密级。2、鉴定后提出存毁意见、修改密级，应解密的案卷应及时开放，充分发挥其作用。3、凡要销毁的科研档案，必须编制销毁清册，经有关业务审查，主管校长批准。销毁时要指定监销人，以防失密。- 7 -

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