行政管理科秘书应该做哪些工作.doc

1、行政管理科秘书应该做哪些工作篇一：行政综合秘书岗位职责行政综合事务管理员职位说明书篇二：行政秘书工作说明书行政秘书工作说明书职务名称：行政秘书所属部门：行政人事部直接上级职务：行政人事部经理一、职务概述：负责行政人事部行政方面的一切事务，包括文书往来、会议记录、资料存档及监督各部门的行政工作，确保与各部门主管之间的沟通迅速传达，使之能准确、有效地运作，与各部门主管保持紧密联系，直接受行政人事部经理指派任务并协助其处理行政人事部的日常工作。 二、主要工作：安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。具体工作如下：（1）接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；（2）收发与回复日常邮件；（3）撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；（4）会谈、会务安排；（5）将信件及其他记录归档；（6）统计、备份信件及其他文档；（7）安排商务旅行，做好预订工作；（8）接待访客；（9）采购、分发和控制办公用品；（10）分发钱款，进行简单的账务管理。三、职权：（1）对经理层指示和有关会议决议的督办权；（2）各部门有关资料和报表的索取权；（3

2、）各部门及时做好文件、资料的归档工作的督促权等。四、任职资格：教育水平：大专以上学历；专业：文秘及相关专业，精通专业知识和技能，了解企业管理知识；培训：管理技能培训、执业资格培训、经济法律法规培训； 经验：有2年以上工作经验。五、职位要求：（1）熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；（2）有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。（3）认真负责，积极主动执行交办工作；（4）工作效率高，条理性强，有团队合作精神；（5）保密意识强。篇三：行政秘书处主要职责行政秘书处职责及工作制度行政秘书处主要职责1、负责公司各项行政管理事物的综合协调和督促检查。2、负责董事会及公司会议的筹备，会议文件的草拟，负责会议记录，根据需要撰写会议决议、纪要等书面文件，并妥善保管会议文件、记录。3、负责对总经理指示、行政会议决议、决定的执行情况进行督办、检查，发现问题及时协调决定并向总经理报告。4、负责各部门之间的内部调节，并及时了解、掌握各职能部门全面工作情况，收集有关资料和数据，备总经理调阅。5、负责组织起草公司年度工作计划、工作总结。6、负责各类来文的收发，传阅、交

3、办、催办、清退、归档工作。7、负责公司印鉴和介绍信的管理。8、负责公司对外来访接待工作。9、负责公司大事记的编写及重大事项的记载。10、负责审核各部门以公司名义上报、下发的文件。11、负责领导日程安排的提醒（?应该是行政部主任的事吧?)。12、领导办公室的整理。员工日常工作管理规定1、总则为增强员工自律意识、规范工作行为提高工作效率特制订此规定。每位员工均应认真学习、贯彻执行，维护公司声誉和形象。 2应遵守的事项：工作时间，应该坚守岗位，不要随意窜岗聊天。需要暂时离开时，应知会同事。工作时间不得做与工作无关的事情。保持办公室的整齐、干净、卫生。应该保护公司重要的财物和信息资料，所有来访的客人必须由公司相关人员陪同才可进入。接待来访、业务洽谈应在办公室或会议室进行。上班时着装应注意衣着整洁、大方、得体。避免有损公司形象的仪表和行为。男员工不可留长发，蓄胡须，女员工不可浓妆艳抹。周一至周五，要求配有工服的员工必须着员工制服。同事间应相互尊重，互帮互爱，语言文明。对外交往应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实。对外接听电话统一用语：您好！中燃；对内接听电话：您好！部。严格遵守公司作息时间，

4、不迟到早退，提高工作时间的工作效率，不拖延不积压。严操职业道德，尽忠职守，保守业务上的秘密。爱护本公司财物，不浪费，不化公为私。遵守公司一切规章及工作守则。维护公司信誉，不作任何有损公司信誉的行为。对非本人职权范围内的公司机密，应作到不打听、不猜测、不传播。下班后将文件、纸张整理好，将柜门关闭，保持桌面整洁；切断相关电源，关闭水源，关闭窗户。3禁止事项欺骗公司和同事的行为。泄露公司机密，歪曲事实，散布流言蜚语，以公司的名义在外招摇撞骗。未经许可，在工作时间接见私人来客，或带私客在公司活动。严禁违反操作规定使用各种办公设备、办公电器； 在工作时间做与业务无关的事情。未经许可，从事其他职业。利用公司设施进行与公司无关的活动，侵占、挪用公司财产。假借职权营私舞弊。行政公文管理规定1总则为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，特制定本规定。公文（亦称：文件）是公司对外联络、对内实施管理的重要工具，是传达贯彻上级部门和公司的方针、政策，发布规章制度，指导、部署、商洽工作，报告情况，请示、答复问题的重要途径，是公司进行正常工作和活动的必要手段。公文处理指公文的办理、管

5、理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。2公司常用公文种类 报告。适用于向领导或总部汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级或总部的询问、报送文件、材料。请示。适用于向上级或总部请求指示、批准的事项。决定。适用于对重要事项或重大行动做出的安排。 决议。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。通知。适用于对下级发出指示、要求，发布公司各方面的管理规定、规章、办法，任免干部，转发上级或不相隶属单位的公文，批转下级的公文，需要下级单位周知或执行的事项。通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。批复。适用于答复下级的请示事项。函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等。会议纪要。适用于记录、传达会议议定事项和主要精神。3 公文格式 公文格式一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位等部分组成。发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。签发人为公司值班经理或总经理。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和文种。公文如有附件，应在正文之后，发文单位之前注明附件顺序和名称。成文日期以签发的日期为准。对外的发文必须加盖公章。公文应当标注主题词。报为公文的主要接受领导；发为公文的主要受理人或部门；抄指除主要受理单位外需要执行或知晓公文的其他单位或领导，应当使用全称或规范化简称。文字从左至右横写、横排。4公文办理公文办理分为收文和发文。收文办理流程包括登记、分送、批办、承办、催办、归档等程序；发文办理流程包括拟稿、审核、签发、编号、盖章、分发、归档等程序。收文 登记：公司的收文由行政部文书建立收文登记表，进行统一接收、登记；发给公司各部门的文件由各部门的文书进行登记。登记时应将公文标题、发文字号、发文机关、成文日期、收文日期等项填写清楚。 分送： 一般业务性文件登记后，由行政部经理拟订意见，在文件首页附上来文批示单，填写有关内容后，呈交值班领导进行处理。参阅性文件，直接组织各部门人员进行传阅。批办：值班领导根据呈报的公文内容进行分析、决策，在来文批示单上批注处理意见。

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