存货管理内部控制制度.doc
21页1、存货管理内部控制制度篇一:内部控制具体制度存货管理存货管理制度1. 总则 为了加强对公司存货的内部控制和管理,防范存货业务中的差错和舞弊,保护存货的安全、完整,提高存货运营效率,以及加强对成本核算的内部控制和管理,防范产品成本失真,提高成本管理水平,根据中华人民共和国会计法、上海证券交易所上市公司内部控制指引、内部会计控制规范存货(试行)和企业内部控制具体规范存货(征求意见稿)等法律法规,并结合公司的实际情况,制定本制度。 本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司(以下简称晋城煤业)本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司(以下简称各单位),参股子公司可参照执行。 释义存货,是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售,或者仍然处在生产过程,或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等,包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。2. 存货管理的组织机构和职责 股份公司财务部门的相关职责(1) 负责对供应分公司以及各矿供应部门、财务部门的存货管理监督检查;(2) 负责对库存物资的盘盈、盘亏以及残、次存货处置进行审核;(3) 负责各单位的成本核算;(4) 负责编制公司的设备、配件采购计划。
2、设备租赁部相关职责(1) 负责设备及配件的入库验收以及不合格品的处置;(2) 负责库存设备及配件的保管、保养以及安全管理;(3) 负责库存设备及配件的发放工作;(4) 负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料,定期与财务部门对帐;(5) 负责库存设备及配件的定期盘点工作。 供应分公司相关职责(1) 负责材料的入库验收以及不合格品的处置;(2) 负责库存材料的保管、保养以及安全管理;(3) 负责库存材料的发放工作;(4) 负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料,定期与财务部门对帐;(5) 负责库存材料的定期盘点工作。 运销分公司相关职责(1) 负责制定发运计划;(2) 负责产品调运管理。 各矿的供应部门相关职责(1) 负责自购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置;(2) 负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的入库验收和不合格品的处置;(3) 负责库存材料、设备及配件的保管、保养以及安全管理;(4) 负责库存材料、设备及配件的发放工作;(5) 负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料,定期与财务部门对帐;(6) 负责库存材料、设备及配件的定期盘点工作。 各矿的产品仓储部门
3、相关职责(1) 负责原煤、产品煤的入库验收;(2) 负责原煤、产品煤的仓储保管、安全管理;(3) 负责产品的装车;(4) 负责出入库产品的登记建帐,并定期与财务部门对账。 存货管理岗位分工原则要求(1) 公司应当建立存货业务的岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责、权限,确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。(2) 存货业务的不相容岗位至少包括:存货的请购与审批,审批与执行;存货的采购与验收、付款;存货的保管与相关会计记录;存货发出的申请与审批,申请与会计记录;存货处置的申请与审批,申请与会计记录。(3) 公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德,遵纪守法,客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训,不断提高他们的业务素质和职业道德水平。(4) 公司内部除存货管理部门及仓储人员外,其余部门和人员接触存货时,应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品,应当规定更严格的接触限制条件,必要时,存货管理部门内部也应当执行授权接触。3. 授权审批规定公司应建立存货管理的授权审批制度。存货管理的相关部门与经
4、办人员应严格履行授权审批程序,审批人应严格遵守审批权限,不得超越权限审批。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货管理业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。授权审批内容可以参见下表:存货管理审批权力矩阵4. 存货管理内控程序图:存货管理内控程序 仓储部门负责验收的人员对物资进行验收,验收合格后出具验收报告单,办理入库登记手续并登记入帐。如验收不合格则报告采购部门协调处理。 仓库保管人员对库存物资进行保管、保养,并定期盘点。 需用单位领用物资需要填写领用单,经过审批后到仓库领取。 仓储部门在认真核对领用手续后,按照物资发放原则给予领用单位所需物资。 如果存货发生损坏、灭失、变质和长期积压等情况,保管人员应及时上报。 根据审批权限规定,相关领导对存货处置进行审批。5. 存货取得、验收与入库内控要求 所有外购物资必须是有计划凭合同采购,入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。 接受投资者投入的存货,其实有价值和质量状况应当经过中介机构评估和检查,并与筹资合同或协议的约定相一致。
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