信息沟通的几种方式及其适用情境.
4页1、信息沟通的几种方式及其适用情境摘要:一项调查表明,项目管理人员有70%左右的时间花在信息沟通上。的确,“信息沟通”在项目建设的过程中具有至关重要的作用。我们知道,要想实现有效的沟通,除了当事人要具备良好的沟通技巧外,沟通方式的正确选择也是非常重要的。本文结合作者的工作经验,重点讨论一下信息沟通的几种方式及其适用情境。关键词:沟通 方式 适用情境沟通是人际关系建设的永恒话题,沟通也是项目得以顺利开展的有力保障。一项调查表明,项目管理人员有70%左右的时间花在信息沟通上,可见“信息沟通”在项目建设过程中的重要性。我们知道,要想实现有效的沟通,除了当事人要具备良好的沟通技巧外,沟通方式的正确选择也是非常重要的。以下结合作者的工作经验,总结出“团体沟通”和“个体沟通”几种经常采用的方式及这些方式的适用情境,供大家参考。一、团体沟通“团体沟通”,顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动。团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式:会议沟通和E-Mail(或书面)沟通。1、会议沟通“会议沟通”是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,因此常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟
2、通的方式进行:(1)需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);(2)需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);(3)传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等);(4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;(5)讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等)。2、E-Mail(或书面)沟通“E-Mail(或书面)沟通”是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通,因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式进行:(1)简单问题小范围沟通时(如35个人沟通一下产出物最终的评审结论等);(2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);(3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告
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