会计法规与职业道德 教学课件 ppt 作者 傅锡原 第三章会计档案管理

1、会计档案管理与会计监督,第三章,学习目标,案例导入,正文,思考与解答,第一节 会计档案管理,第二节 会 计 监 督,第三节 会计法律责任, 学习目标 了解会计档案的概念和作用 掌握会计档案的归档与管理 了解我国会计监督体系的构成 掌握单位内部会计监督制度的基本内容 理解会计法律责任的涵义 了解会计及相关人员应承担的法律责任,返回,案 例 导 入 杨云法原系浙江省江山市造纸厂厂长。2000年34月间的一天，杨云法召集该厂经营副厂长、财务科长、副科长、出纳和该厂劳动服务公司的出纳到其办公室，共同对该厂劳动服务公司1999年34月的财务支出流水账、凭证等会计资料进行审核，确认无异议后，将余额结转到新账簿上，由在场人签名。之后，杨云法决定延用该厂以往的做法，将审核过的会计资料让人拿到锅炉房予以烧毁。2001年4月5日，杨云法仍延用前次做法，将审核过的该厂财务和该厂劳动服务公司上年度的财务流水账、凭证等会计资料，指使他人拿到锅炉房予以烧毁。江山造纸厂的劳动服务公司两次被烧毁的会计资料，涉及收入金额共计567 952.52元。,1杨云法销毁单位会计资料的做法符合会计档案管理规定吗？ 2杨云法的行为

2、应承担什么法律责 任？ 3该案例给会计人员 和单位责任人带来什么启示？,返回,第一节 会计档案管理 一、会计档案的概念与特点,二、会计档案的种类和作用,三、会计档案管理,返回,第一节 会计档案管理 一、会计档案的概念与特点 （一）会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 （二）会计档案的特点 （1）专业性 （2）广泛性 （3）严密性 （4）记录性,返回,二、会计档案的种类和作用 （一）会计档案的种类 1按管理期限，会计档案可划分为永久性会计档案和定期会计档案 2按载体形式，会计档案可划分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类,（二）会计档案的作用 1）会计档案可以检查单位的经济活动和财务收支情况，了解单位开展经济业务、办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况。 2）依据会计档案可以提供比较详细、完整的经济、技术资料，从而更好地进行会计分析等项工作，对国家制定宏观经济政策以及具体经济部门的经济决策具有重要的参考价值。 3）会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况；同时，会计档

3、案也是清理债权债务、解决经济纠纷、打击经济犯罪以及处理财会事务的重要依据。 4）对经济科学研究有重要的史料价值。,返回,三、会计档案管理 （一）会计档案管理的内容 1）各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 2）各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 3）各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。 4）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存 5）我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。打印出的纸质会计档案 。,（二）会计档案的整理 1.会计凭证的整理和归档 2.会计账簿的整理和装订 3.财务会计报告的整理和装订 4.其他会计资料的整理,（三）会计档案的保管和利用 1会计档案的保管 （l）会计档案的保管方法 要严格执行安全和保密制度。 要严格执行检查、保管制度。 （2）会计档案的保管期限：不同的会 计档案发挥作用的时期是不一样的。因此，各类会计档

4、案的保管期限也不相同。各类会计档案的保管期限是国家统一规定的，各单位不得擅自变更。,2会计档案的利用 1）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。 2）单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。 3）借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归还日期等情况登记清楚。 4）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画标记，拆散原卷册，也不得涂改、抽换、携带外出或复制原件，特殊需要的要经有关部门批准后方能携带外出或复制原件。 5）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。,（四）会计档案的销毁 1编制会计档案销毁清册 2专人负责监销。 3不得销毁的会计档案 （五）会计档案的交接 1）单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。 2）单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与

5、其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。,3）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 4）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。 5）单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。,【案例3-1】某市轻工业机械厂为适应市场经济发展的需要，与社会力量合股，改制为某股份有限责任公司，继续生产原有的传统产品，同时也积极研制新的产品以适应市场的需要。新公司由出资最多的李某担任董事长兼总经理。因办公室粉刷，办公室主任王某将老厂的会计凭证、账簿、报表打包放进了一个杂屋里锁了起来。

6、,该厂改制后，原有的会计档案应如何处理？,【分析】在市场经济条件下，企业关、停、并、转、改制、重组等都是难以避免的。按会计档案管理办法规定，单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。此案例中老厂改制组成新的股份有限责任公司的情形，只是管理体制发生了变化，应由新公司会同老厂的负责人提请有关部门按照规定的办法处理，该销毁的按规定程序和手续销毁，该移交新公司保存的，由新公司接收妥善保管。,返回,一、会计监督的权利和义务,第二节 会 计 监 督,二、单位内部会计监督,三、会计工作的政府监督和社会监督,返回,第二节 会 计 监 督 一、会计监督的权利和义务 （一）检举权 （二）保密义务 （三）配合义务 1）在各监督单位依法履行自己的监督管理职责时应予以配合，应为监督单位及人员提供便利和满足他们的要求。 2）被监督检查单位在各监督检查部门依法履行监督职责和为了履行职责而采取法定措施时，应向其提供真实的反映客观情况的文件和资料。 3）被监督检查单位在各监督检查部门依法履行自己的监督职责时，对于

7、会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料以及有关情况，不得拒绝提供、不得予以隐匿或谎报。,返回,二、单位内部会计监督 （一）单位内部会计监督的概念 单位内部会计监督是指为了保护单位资产的安全完整，保证其经营活动符合国家法律、法规和内部有关管理制度，提高经营管理水平和效率，而在单位内部采取的一系列相互制约、相互监督的制度和方法。,（二）单位内部会计监督的主体和对象 根据会计法规规定，各单位的会计机构、会计人员对本单位的经济活动进行监督。内部会计监督的主体是各单位的会计机构、会计人员。单位内部会计监督的对象是单位的经济活动。,（三）单位内部会计监督制度的基本要求 1）记账人员与经济业务事项或会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约； 2）重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确； 3）财产清查的范围、期限和组织程序应当明确； 4）对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。,（四）单位内部会计监督的方法 1不相容职务相互分离控制 2授权批准控制 3会计系统控制 4预算控制 5财产保

8、全控制 6风险控制 7内部报告控制 8电子信息技术控制,（五）单位负责人在内部会计监督中的职责 1）单位负责人必须委托、授权会计机构和会计人员依法履行职责，按章办事，严格把关，及时向外部会计报告使用者提供真实、完整的会计信息，并对此承担法律责任。 2）单位负责人有责任和义务建立、健全内部会计监督制度，并确保其有效地发挥作用。 3）单位负责人必须以身作则，带头遵纪守法，不能干预、阻挠会计机构和会计人员依法履行职责，更不能授意、指使、强令会计机构、会计人员违法办理会计事项。,（六）会计机构和会计人员在单位内部会计监督中的职权 1）会计机构、会计人员对违反会计法和国家统一的会计制度规定的会计事项，有权拒绝办理或者按照职权予以纠正。 2）会计机构、会计人员发现会计账簿记录与实物、款项及有关资料不相符的，按照国家统一的会计制度的规定有权自行处理的，应当及时处理；无权处理的，应当立即向单位负责人报告，请求查明原因，做出处理。,（七）货币资金管理 1岗位分工及授权批准 2货币资金管理制度 【案例3-2】2005年4月，某公司会计王某休病假，公司一时找不到合适人选，决定由出纳李某兼任王某的收入、费用账

9、目的登记工作。本月，该公司对生产家具剩余的边角余料进行了处理，取得收入（含增值税）1170元，公司授意出纳李某将该笔收入在公司账册之外另行登记保管。,李某兼任的工作合法吗？账外设账应承担什么法律责任？,3票据及有关印章的管理 l）单位应当加强对与货币资金相关票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。 2）单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。,4监督检查 1）单位应当建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。 2）货币资金监督检查的内容主要包括4个方面： 货币资金业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。 货币资金授权批准制度的执行情况，重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。 是支付款项印章的保管情况，重点检查是杏存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。 票据的保管情况，重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。 3）对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节应当及时采取措施，加以纠正和完善。,（八）实物资产内部管理 1存货核算业务的会计控制方法 （1）对存货的效益进行监督与控制 （2）应当对存货收发制度进行的控制 （3）对存贷保管制度进行的控制 （4）对存货使用效益进行控制评价 2固定资产核算业务会计控制方法 （1）职务分离制度 （2）资本支出预算制度,【案例3-3】某酒店计划在市内修建一座规模较大的川菜食府。工程预算总造价360万元，内含装饰工程150万元。同年6月，该酒店与某建筑公司签订了关于修建川菜食府的基建工程合同，合同及其附件写明：只将土建部分分包给建筑公司，装饰工程另行发包，而工程造价却未将装饰工程部分剔除，仍按360万元总额包给建筑公司。这意味着建筑公司未干装饰工程的活，却可以拿到装饰工程150万元的造价款。幸亏审计部门挽救及时，如果严格执行合同，该酒店将白白送给建筑公司150万元

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