大学生项目管理通识教程 教学课件 ppt 作者 汪小金 主编 第三章

1、大学生项目管理通识教程,第三章,第一节 项目需求分析 第二节 项 目 章 程 第三节 项 目 经 理 第四节 项目干系人 第五节 案例：白忙活的问卷调查,大学生项目管理通识教程,第一节 项目需求分析,一、 引言 二、需求分析的工具SWOT分析 三、从需求分析到项目启动 四、 征求项目建议书,大学生项目管理通识教程,一、 引言,上一章讨论过项目管理的五大过程组，即启动、计划、实施、监控和收尾。项目启动阶段的第一项任务就是正确识别需求。只有了解了用户的真正需求，才能确保你将完成的项目能满足用户的需求，让用户满意。像前文的ERP沙盘比赛项目，林晓军同学就必须弄清楚项目发起人(天源公司和三州大学)的真正需求，即他们为什么要做这个项目？他们对这个项目的真正利益追求是什么？ 做任何项目，都要考虑其目的所在。作需求分析，不是简单地让发起人(用户)告诉你他们的需求，更重要的是你应该发现问题，寻找机会，开发出他们的需求。要知道，发起人(用户)不一定说得清、说得全他们的真正需求，他们可能只是模糊地知道自己的需求。例如，某公司看其它公司都建了自己的网站，因此也想建立网站，创建电子平台来推销自己的产品。但如果

2、你问他具体的要求是什么，他又说不清楚。这种情况就需要你进一步与用户沟通，了解并确定用户的需求。 确定需求，是项目启动的前提条件。成功的项目经理一定要学会在与用户沟通中，发现问题并寻找解决方案，从而创造项目机会，引导用户正式发起项目，为项目提供资金。如果用户知道某个项目能够满足他的某个重要需求，他当然就愿意提供资金了。也可以这么说，项目是谈出来的。,大学生项目管理通识教程,二、需求分析的工具SWOT分析,图3-1 SWOT改进策略对峙矩阵,大学生项目管理通识教程,二、需求分析的工具SWOT分析,图3-2 SWOT项目产生模型,大学生项目管理通识教程,三、从需求分析到项目启动,任何个人或组织都有需求，有需求就会产生项目，满足需求的过程就是一个项目的实现过程。有用户需求，才会有项目产生；有了满足各种用户需求的一系列项目，个人或组织的战略才能得以实现。 从理论上说，有需求就可以做项目。但是，做项目是需要资源的，而个人或组织的资源总是有限的。所以，事实上，往往不可能有需求就立即启动项目。个人或组织的需求是非常多的，因此就需要对需求的轻重缓急作进一步分析，以便集中资源满足那些最急迫、最重要的需求。

3、 要弥补劣势，你只能一个一个地弥补；要抓住机会，你也只能一个一个地抓。有些个人或组织，并不是被外界的威胁打败，而是被外界的机会打败的。机会太多了，应接不暇，他们想要抓住所有机会，结果却一个也没有好好抓住，还把资源耗费精光。 大学生们尽管精力充沛，时间充裕，但也必须认真考虑如何把精力和时间花在最有价值的事情上，否则，很有可能大学四年就在碌碌无为中度过。碌碌无为，并不一定是什么事都没有做，也可能是做了太多的事情，却一件都没有做成。要知道，做成一件事，比不成功地做了许多事，要有意义得多。做一件成一件，你的信心会与日俱增；反之，做几件败几件，你的信心会跌入谷底。,大学生项目管理通识教程,四、 征求项目建议书,无论个人或组织，总有些需求要依靠别人或其他组织的力量来得到满足。例如，市场电力供应不足，电力公司有了建设新电站的需求，就需要依靠外面的设计公司来设计电站，依靠外面的施工企业来建设电站。要借助外部的力量来满足自己的需求，就需要向外界征求项目建议书，也就是请其他人或组织为你编制一个或几个可行的、能有效满足需求的方案。 征求项目建议书，通常要向外界发布“建议邀请书”(Request for Pr

4、oposal，简称RFP)，邀请有关个人或组织提交方案。取决于实际需要，RFP的发放范围可宽可窄。当然，对于自己发起，又是自己计划与实施的项目，就不需要发布RFP。 准备RFP的过程就是项目需求的沟通过程，即把自己的需求准确地以书面形式传递给项目的潜在承建方。一份优秀的RFP，能让承建方充分了解用户真正的、具体的需求。只有在这样的RFP的基础上，才能产生全面、合理、充分响应用户需求的建议书。例如，一份简单要求承建方提交盖房子或建网站的建议书的RFP，是不够具体的。承建方不知道用户要建哪一种房子或建什么样的网站，就无法有效地准备建议书。即便是随意准备了，也很可能不符合用户的意图。,大学生项目管理通识教程,第二节 项 目 章 程,一、什么是项目章程 二、项目章程的主要内容 三、项目章程的相关问题,大学生项目管理通识教程,一、什么是项目章程,图3-3 项目章程指导项目计划,大学生项目管理通识教程,二、项目章程的主要内容,(一)项目目的 (二)项目目标 (三)项目权责 (四)里程碑事件(管理检查点) (五)主要可交付成果 (六)主要的约束条件和假设条件 (七)项目章程的批准,大学生项目管理通识

5、教程,(一)项目目的,项目目的说明为什么要做这个项目。例如，研发新产品项目，可能是为了在新产品研发成功并投向市场之后，能给公司带来百分之几的利润增长。项目的目的，通常与一定的需求紧密相连。 做任何事情都要有目的。目的明确清晰，特别有助于把事情做成功。读小学时，老师经常告诉你要端正学习目的，刻苦学习，将来如何如何。明确的学习目的和坚定的学习信念，使你一步一步走进了大学的殿堂。对于那些需要项目干系人投入大量资金与时间的项目来说，目的的明确更是非常重要，他们要清楚投入这么多资源究竟是为什么。,大学生项目管理通识教程,(二)项目目标,项目目标也就是三重制约所表示的项目要求，包括范围、时间、成本和质量。项目范围是指项目的任务范围。做项目时，一定要清楚应当做什么，不应当做什么，这就是工作范围。做范围内的事，而且只做范围内的事，才能保证在规定的时间、成本和质量下完成项目任务。项目章程中，一定要有项目范围描述，尤其要特别指出那些容易被误认为是项目的一部分，而实际不是的内容。项目范围扩大，就意味着项目成本要增加。如果你随便答应客户增加一些内容，扩大了项目范围，那么，多出来的项目成本由谁来承担呢？ 项目时

6、间是指项目的开始和结束时间，可以用项目章程的发布时间作为项目的开始时间，项目的结束时间则根据实际需要明确规定。项目必须在规定的时间内完成。 项目成本是指准备花多少钱来完成既定的项目任务。项目成本既要包括在项目上发生的所有直接和间接成本，也要包括用于应对风险的应急资金。 项目质量是指项目要达到什么质量标准，以便项目成果能发挥既定的功能，满足既定的需求。以大学读书为例，大学四年的学习，可以当成一个项目去运作。学校为大家规定了基本的项目范围、时间和成本要求，也规定了基本的质量要求。四年时间，对每一位同学都是一样的；所花费的成本，也差不多。但是，即便在顺利毕业的学生之间，学习质量的差别也会很大。对你自己的读书项目，要在启动时就规定较高的质量标准，使自己有一个大“奔头”。 因为编制项目章程时许多情况还不明了，所以项目章程对项目范围、时间、成本和质量的规定，通常是比较概括性的，留有比较大的余地。例如，对成本目标，可以规定一个区间(如本项目在50万80万元之间完成)，而不是一个准确的数字。,大学生项目管理通识教程,(三)项目权责,项目章程必须清楚定义解决问题的权责和机制。至少要考虑以下三个方面： 第

7、一，项目发起人(高级管理层)应当为项目提供什么支持和组织资源。项目发起人(高级管理层)的支持，是项目顺利实施所必需的。项目章程中应该尽可能明确他们将对项目提供的支持和资源。 第二，必须指定一位项目经理并赋予其计划、实施和监控项目的权责。项目经理是受项目发起人(高级管理层)委托，对项目成功负责任的人。项目章程中要明确规定谁是项目经理，项目经理拥有什么权力和责任。 第三，必须明确主要的项目干系人的权责，特别是他们必须给项目提供的支持。项目章程是协调项目干系人之间的关系和利益的正式文件，需要明确合理机制来保证项目经理权责的落实，保证项目的顺利实施。,大学生项目管理通识教程,(四)里程碑事件(管理检查点),可以按某些重大事件，把项目计划与实施过程划分为几个阶段。这些事件就是里程碑，标志着某个阶段的结束。例如，上一门课，期中考试的完成，通常就是一个里程碑的实现。这些里程碑通常又起“管理检查点”的作用。项目进展到某一里程碑时，高级管理人员检查项目，以便评价项目的进展情况，作出是否继续进行下一阶段的决策。项目发起人(高级管理层)通常用里程碑来监控项目进度。至于如何实现里程碑，则由项目经理及其团队自己

8、掌控。,大学生项目管理通识教程,(五)主要可交付成果,对项目要取得的最终可交付成果和一些重要的中间可交付成果，作概括性说明。项目发起人(高级管理层)用这些可交付成果的实现情况来考核项目的范围和质量目标的达成情况。,大学生项目管理通识教程,(六)主要的约束条件和假设条件,约束条件是限制项目经理及其团队的选择余地的各种条件，例如，项目场地只允许最多5个人同时工作。假设条件是假设为真实的、作为项目工作的前提条件的各种条件，例如，假设张三加入项目团队，团队将在10天内完成项目任务。如果假设条件不能实现，项目就会遇到很大的麻烦。,大学生项目管理通识教程,(七)项目章程的批准,项目章程专门有一个供签字的部分，项目发起人(高级管理层)在上面签字，表明对项目章程的批准。,大学生项目管理通识教程,三、项目章程的相关问题,(一)项目经理的作用 (二)项目章程的作用 (三)项目章程的变更 (四)项目章程的批准,大学生项目管理通识教程,(一)项目经理的作用,项目经理最好在项目启动阶段就到位，负责项目章程的起草工作。项目经理需要根据项目发起人(高级管理层)的意图，并考虑其他主要项目干系人的需求，来起草项目章程。

9、在起草过程中，项目经理需要与发起人(高级管理层)、主要干系人进行有效沟通。虽然项目启动是由项目发起人(高级管理层)完成的，但是项目经理应该参与其中，以便用其项目管理专业技能保证项目有一个好的开始。,大学生项目管理通识教程,(二)项目章程的作用,项目章程的发布，标志着项目的正式启动。项目章程给项目一个合法的地位，明确项目的总体目标，明确项目经理及其权责，明确启动项目的理由等。除此以外，还要强调，项目发起人(高级管理层)和其他主要项目干系人应该通过项目章程对项目进行总体控制，并且用项目章程来规范自己的行为，避免随意对项目施加影响，干扰项目工作。,大学生项目管理通识教程,(三)项目章程的变更,项目章程最好在整个项目期间保持不变。如果实在要修改，只有批准项目章程的人才有权修改。项目章程不宜太具体，以防很小的项目变更就导致要修改项目章程。当然，项目章程也不能太粗，以免起不到应有的指导作用。项目章程应该粗简得当。,大学生项目管理通识教程,(四)项目章程的批准,项目章程不一定是某一个人签发的，可以是几个甚至许多人联合签发的。后一种情况，是因为有几个甚至许多发起人。例如，2000年启动的中英性病艾滋病防治合作项目，就是由英国国际发展部和中国的10个部委联合发起的。在由多个组织联合发起的项目上，如何协调和兼顾他们之间的项目要求，是项目经理面临的艰巨任务，因为他们之间的要求或多或少存在矛盾。,大学生项目管理通识教程,第三节 项 目 经 理,一、项目的唯一责任点 二、项目经理是通才而不是专才 三、从工程师到管理者的转变 四、如何转变心态,大学生项目管理通识教程,一、项目的唯一责任点,项目经理是对在规定范围、时间、成本和质量下完成项目任务，向项目发起人(高级管理层)负最终责任的人。 任何一个项目的成功，都离不开项目经理带领团队所做的各种努力。作为项目的负责人，项目经理要对项目进行全面计划、组织、协调和实施。特别需要强调的是，项目经理通常是项目的唯一责任点，对成功完成项目向项目发起人(高级管理层)负最终责任。唯一责任点，是项目管理中特别强调的。不仅整个项目要有唯一责任点，其中的每一项工作也要有唯一责任点。,大学生项目管理通识教程,二、项目经理是通才而不是专才,一个学生读书好，首先要具有一定的智商。大凡读书好、成绩佳的学生，他们的智商都不低。在学校里，经常组织各项活动的学生干

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