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商务办公应用案例教程 国家改革发展示范校重点建设专业特色教材 教学课件 ppt 作者 覃其兴 第1篇 行政篇

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  • 文档编号:89495233
  • 上传时间:2019-05-25
  • 文档格式:PPTX
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    • 1、,第1篇 行政篇, 学习目标,1利用Word 2007对文档进行创建、保存和编辑。 2学会对Word 2007文档的页面进行设置、格式化。 3掌握Word 2007文档中图形、图片及图示的相应的处理方法。 4在Word 2007文档中进行表格的创建、编辑和格式化。 5学会在Word 2007文档中进行图文混排。 6学会对Word 2007文档中的邮件进行合并及相关处理。 7学会利用Outlook 2007进行邮件、日程、联系人、任务、记录活动等管理。,主要案例,案例1 制作年度工作计划 案例2 制作发文单 案例3 制作公司简报 案例4 制作客户信函 案例5 利用Microsoft Office Outlook管理邮件,案例1 制作年度工作计划,案例分析,工作计划是对未来一定时期的工作或某项活动于事前作出筹划和安排的书面材料,是每个员工都必然会接触到的工作文档。 工作计划应包括如下内容:标题,简要说明该文档的内容;正文,基本情况、任务、目的和要求、措施和方法步骤等;落款,制订单位、日期等;附件,如需补充文档,则可列出附件列表。 本案例要求利用Word来实现科源有限公司的年度工作计划的排版

      2、设计工作。 具体要求如下。(1)新建文档并合理保存;(2)页面设置:纸张为A4纸,页边距分别为上2.5 cm、下2.4 cm、左右均为2 cm;(3)录入年度工作计划文字;(4)美化修饰文档:将标题设为宋体、四号字、加粗、居中对齐,正文设为宋体小四号字、段落首行缩进2个字符、1.5倍行距,正文的大标题设为宋体小四号字、加粗、不缩进、段前段后均为自动间距;(5)预览及打印文档:预览文档效果,如图1.1所示,并使用默认的打印机将该文档打印出来。,解决方案,1新建及保存文档 (1)启动Word 2007,新建一份空白文档。 (2)以“科源有限公司2012年度工作计划”为名,选择“保存类型”为“Word文档”,将该文档保存在“E:公司文档行政部”文件夹中。 2页面设置 (1)设置纸张大小为“A4” 。 (2)设置页边距。按图1.6所示设置页边距和纸张方向。 3录入文字 在文档中录入如样式文1.1所示的文字内容。,解决方案,4美化修饰文档 (1)设置标题格式为宋体、三号、加粗、居中。 (2)设置正文格式。设置正文部分所有文字的“字体”为宋体、小四号字; “首行缩进” 2字符,设置“行距”为“1.

      3、5倍行距” 。 (3)设置正文中的标题格式为宋体、小四、加粗,无首行缩进,“段前”和“段后”间距均为“自动” 。 5预览及打印文档 6关闭文档,拓展案例,1会议记录 会议记录效果如图1.25所示。 2公司年度工作总结 效果如样式文1.2所示,拓展训练,利用Word 2007制作一份公司年度宣传计划,效果图如图1.26所示。,案例小结,通过本案例的学习,读者将学会利用Word创建和保存文档,对文档中字符的字体、颜色、大小以及字型的设置,段落的缩进、间距和行距进行设置以及利用项目符号和编号对段落进行相关的美化和修饰,学会对页面的页眉和页脚等进行相应的设置,以及打印机的安装、预览和打印文档等行政部门工作中常用的操作。,案例2 制作发文单,案例分析,发文和收文是机关或企事业单位行政部门工作中非常重要的一个环节,发文单用于机关、企事业单位拟发文件作记载用,该案例主要涉及的知识点有表格的创建、表格格式的设置、表格内容的录入,以及表格内容的格式设置,要求制作好的发文单如图1.44所示。,解决方案,(1)启动Word 2007,新建一份空白文档。 (2)将创建的新文档命名为“科源公司发文单”,以“文档

      4、模板(*.dotx)”类型保存到“E:公司文档行政部”文件夹中,如图1.45所示。 (3)制作表格标题。 (4)创建表格。建立一个3列16行的表格,如图1.48所示。 (5)合并单元格。参照图1.44所示,将需要合并的单元格进行合并处理。 (6)录入表格文字。在表格中录入图1.44所示的表格文字内容。,解决方案,(7)设置表格标题格式。 将表格标题格式设置为黑体、小二号、居中、段后间距1行。 将标题下面的“密级”文字设置为右对齐、右缩进6字符。 将表格内的文字内容设置为宋体、小四号。 (8)设置单元格对齐方式。 将表格中的文字内容设为中部两端对齐方式。 设置表格中B1B5单元格的内容居中。 其余单元格中内容的对齐方式参照图1.44所示进行设置。 (9)设置表格边框。将表格的内外框线设置为0.75磅和1.5磅。 (10)单击快速访问工具栏中的【保存】按钮保存文件。,拓展案例,制作文件传阅单。其样式如样式表1.1所示。,拓展训练,建立一份如样式表1.2所示的收文登记表。,案例小结,本案例通过公司发文单、文件传阅单以及发文登记表等制作步骤的讲解,使读者学会创建表格,学会表格中单元格的合并、拆

      5、分等表格的编辑操作,同时了解表格内文本的对齐设置,并能对表格和表格中的内容进行相应的设置。,案例3 制作公司简报,案例分析,简报是由组织(企业)内部编发的用来反映情况、沟通信息、交流经验、促进了解的书面报道。简报有一定的发送范围,起着“报告”的作用。简报应包括如下内容: 报头,简报名称、期数、编写单位、日期; 正文,标题、前言、主要内容、结尾; 报尾,报送及抄送单位、发送范围、印数等; 附件(可选项)。本案例完成后的简报效果要求如图1.57所示。,解决方案,(1)利用Word 2007新建空白文档,并以“公司简报-43期”为名保存至“E:公司文档行政部”文件夹中。 (2)录入如样式文1.3所示的文字。 (3)设置页面。将纸张设为A4、纵向,页边距分别为:上2.5 cm、下2.3 cm、左2 cm、右2 cm。 (4)分页。进行手工分页操作,将简报的封面和正文分别位于第一页和后面的页面, (5)制作简报封面。 将简报标题字体设为华文行楷、小初、居中,字体颜色为红色。 期数设为宋体、三号、加粗、居中。,解决方案, 编写单位和编写日期设为宋体、小四号、加粗、居中,段前段后的间距均为0.5行。

      6、 设置“本期要目”文字为宋体、四号、居中。 在简报报尾文字前面插入适当的回车键,并将这3行文字设为宋体、五号字,1.5倍行距。 利用Word提供的“绘图”工具在“本期要目”一行的下方绘制一条实线。将直线的粗细设置为1.5磅。 复制一条直线。选中该直线,将其移动至报尾的上方。 预览一下页面的排版效果,看各处是否合理,可做一些调整,以便保证最终页面的美观。完成设置后关闭预览状态,回到页面视图。,解决方案,(6)插入“行政部2012年工作要点”的文字。 (7)美化修饰简报正文。 设置2个正文标题的格式。 设置正文其他文字的格式。 (8)添加页码。 (9)预览整体效果。 (10)所有工作完成后,保存文档并关闭窗口。,拓展案例,制作如图1.74所示的企业成立公告。,拓展训练,1根据图1.75所示的效果图制作一份科源有限公司一周年庆小报。 2制作一份科源有限公司的订货会请柬,并将请柬保存为模板。,案例小结,本案例通过运用Word制作公司简报、企业成立公告、电子贺卡、请柬以及公司小报,介绍了Word文档的图文混排的制作方法,包括艺术字、文本框、图片、自绘图形等图形的制作、编辑和修饰,以及对图形进行组

      7、合等操作;同时,也介绍了文档的分栏、图片与文字的环绕设置等知识。,案例4 制作客户信函,案例分析,现代商务活动中,遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时,往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本案例将通过Word的邮件合并功能,方便、快捷地完成以上事务。 案例中的客户及相关信息包含在如图1.118所示的表中。 为加强公司与客户的沟通、交流,为客户提供优质的售后服务,需进行客户信函回访。制作的客户回访函如图1.119所示。,解决方案,(1)制作主文档(客户回访信函)。 启动Word 2007,新建一份空白文档。 录入如图1.120所示的“客户回访函”内容。 对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。 将“客户回访函”作为邮件的主文档保存在“E:公司文档行政部”文件夹中。 (2)制作邮件的数据源数据库(客户个人信息)。 启动Excel 2007。,解决方案, 在Sheet1工作表中录入如图1.121所示的客户个人信息数据。 将客户个人信息作为邮件的数据源保存在“E:公司文档行政部”文件夹中。 (3)建立主文档与数据源的连接。 (4)在主文档

      8、中插入域。 (5)预览信函。 (6)完成合并。以“客户回访函(合并)”为名保存至“E:公司文档行政部”文件夹中。,拓展案例,利用邮件合并制作请柬,效果如图1.132所示。,拓展训练,为前面制作的客户回访函制作信封,要求效果如图1.133所示。,案例小结,实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档的情况,这些文档的主要内容、格式都相同,只是具体的数据有所变化,为减少重复工作,可使用“邮件合并”功能。邮件合并的处理过程为: 创建主文档,输入固定不变的内容; 创建或打开数据源,存放变动的信息内容,数据源一般来自于Excel、Access等数据库; 在主文档所需的位置插入合并域; 执行合并操作,将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进行合并,生成一个合并文档或打印输出。,案例5 利用Microsoft Office Outlook管理邮件,案例分析,Microsoft Office Outlook是Office软件中自带的一款邮件管理软件,公司员工经常利用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。 本例中人力资源部经理柯娜将以她的ky_R邮箱作为办公邮箱,利用Micr

      9、osoft Office Outlook软件收发、阅读邮件,管理通讯簿,添加收件人,群发邮件,定制会议并发给收件人。,解决方案,(1)初始设置。 启动Microsoft Office Outlook 2007,打开如图1.141所示的“Outlook 2007 启动”对话框,并弹出如图1.142所示的“正在配置Outlook”信息提示框。 单击【下一步】按钮,进入“账户配置”界面,选择【是】单选按钮。 单击【下一步】按钮,选择电子邮件服务,这里选择【Microsoft Exchange、POP3、IMAP或HTTP(M)】单选按钮。 单击【下一步】按钮,进入“自动账户设置”界面,勾选“手动配置服务器设置或其他服务器类型”复选框。,解决方案, 单击【下一步】按钮,进入“选择电子邮件服务”界面,选择“Internet 电子邮件”单选按钮。 单击【下一步】按钮,进入“Internet电子邮件设置”界面,在其中输入用户信息、服务器信息及登录信息。 单击【其他设置】按钮,弹出“Internet电子邮件设置”对话框,选择“发送服务器”选项卡,选中“我的发送服务器(SMTP)要求验证”复选框。单击【确定】按钮,返回“添加新电子邮件账户”对话框。单击【测试账户设置】按钮,弹出“测试账户设置”对话框,测试完毕后会弹出相应的信息提示框,提示已完成所有测试,此时单击【关闭】按钮,此时返回“Internet电子邮件设置”窗口。,解决方案, 单击【下一步】按钮,进入添加电子邮件账户的最后一步,单击【完成】按钮,完成账户的创建。 单击【完成】按钮后,弹出如图1.152所示的对话框,询问是否下载一个用于搜索功能的组件。选中【不再显示此消息】复选框后单击“是”按钮。 (2)收取邮件。 执行【工具】【账户设置】命令,打开“账户设置”对话框,选择“数据文件”选项卡,选择【添加】选项,打开“新建Outlook数据文件”对话框,选择“Office Outlook个人文件夹文件(.pst)”,单击【确定】按钮,为邮件数据文件选择保存的路径并输入文件名“kena”。,解决方案,

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