会计信息化教程（T3－用友通标准版） 教学课件 ppt 作者 张继伟、曾红卫、邬欢 第5章 报表管理

1、第5章 报表管理,（T3标准版）,畅捷通信息技术股份有限公司 2013年12月,会计信息化教程（T3标准版）配套课件, 5.1 报表管理系统概述 5.2 财务报表编制 5.3 报 表 输 出,内容,5.1.1 报表的分类 5.1.2 报表管理系统的基本功能 5.1.3 基本概念及基本原理 5.1.4 报表编制的基本流程,5.1 报表管理系统概述,5.1.1 报表的分类,对外部信息使用者来说，企业必须于每个会计期末编制并在规定时间内上报3张报表：反映企业特定时点财务状况的资产负债表、反映企业特定会计期间经营成果的利润表和反映企业特定会计期间现金流动情况的现金流量表，这3张报表也称为基本财务报表。对于企业管理者来说，以上报表所提供的会计信息是远远不能满足其管理分析需求的，他们往往需要了解每一个业务部门、每一项业务活动、每一个员工、每一个产品对企业总体的价值贡献，这就需要编制各种形态的内部管理报表。,5.1.2 报表管理系统的基本功能,1文件管理功能 除了能完成一般的文件管理外，财务报表的数据文件还能够转换为不同的文件格式，如文本文件、mdb文件、xls文件等。此外，通过财务报表系统提供的“

2、导入”和“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。 2格式设计功能 财务报表系统提供的格式设计功能可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。同时，财务报表系统还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板， 3公式设计功能 财务报表系统提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式。财务报表系统还提供了种类丰富的函数，使用者可以在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据，生成财务报表。 4数据处理功能 财务报表系统的数据处理功能可以以固定的格式管理大量数据不同的表页，并在每张表页之间建立有机的联系，此外，还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡、汇总功能。 5图表功能 财务报表系统可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表，还能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色并打印输出。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,1报表结构 一般地，报表的格式由四个基本要素组成： 标题 表头 表体 表尾,5.1.3 报表编制的基本概念

3、及基本原理,2格式状态和数据状态 在格式状态下主要完成报表表样的设计。例如，设定表尺寸、行高列宽、画表格线，设置单元属性和单元风格，设置报表关键字及定义组合单元，定义报表的计算公式、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据被全部隐藏，所作的操作对本报表的所有表页发生作用，并且不能进行数据的录入、计算等操作。 在数据状态下可以管理报表的数据，如录入关键字、输入数据、自动计算、对表页进行管理、审核、舍位平衡、制作图形、汇总报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是当前报表包括格式和数据的全部内容。 报表工作区的左下角有一个【格式/数据】按钮，单击这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,3二维表和三维表 确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。 如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行（x轴）和列（y纵轴）可以找到这个二维表中任何位置的数据。 如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（z轴）。这一叠表称

4、为一个三维表。 如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在UFO中要确定一个数据的所有要素为：表名、列、行、表页，如利润表第2页的C5单元，表示为： “利润表”-C52。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,4报表文件和表页 报表在计算机中以文件的形式保存并存放，每个文件都有一个惟一的文件名，例如“利润表.rep”中“rep”就是财务报表管理系统的文件标志。 财务报表系统中的报表最多可容纳99 999张表页，每一张表页都是由许多单元组成的。一个报表文件中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为页标。页标用“第1页”“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为“2”。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,5单元和单元属性 （1）单元类型 单元类型是指单元中可以存放的数据的类型。数据类型有数值型、字符型和表样型3种，相应地有数值单元、字符单元和表样单元。 数值单元用于存放报表的数据，在数据状态下可以直接输入或由单元中存放的单元公

5、式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元必须在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。 （2）单元格式 单元格式是设定单元中数据的显示格式，如字体大小或颜色、对齐方式、单元边框线等。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,6区域和组合单元 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在财务报表系统中，区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元（即整个表页），最小的区域是一个单元。例如，A6到C10的长方形区域表示为“A6:C10”，起点单元与终点单元用“:”连接。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,7固定区和可变区 固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数字。一旦设定好以后，在固定区

6、内其单元总数是不变的。 可变区是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式状态中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或者是行可变区，或者是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的，列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第1行或第1列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数可随需要而增减。有可变区的报表称为可变表，没有可变区的表称为固定表。,5.1.3 报表编制的基本概念及基本原理,8关键字 关键字是可以引起报表数据变化的项目。是一种特殊的数据单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 财务报表系统中共提供了以下六种关键字： （1）单位名称、单位编号： （2）年、季、月、日 除此之外，财务报表系统还增加了一个自定义关键字。 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每张报表都可以定义多个关键字。,5.1.4 报表编制的基本流程,5.2.1 自定义会计报表 5.2.2 利用模板快速编制财务报告 5.2.3 报表公式定义 5.2.4 编制现金流量表,5.2 财务报表编

7、制,5.2.1 自定义会计报表,1创建新表 2设计报表格式 （1）定义表尺寸， （2）设置组合单元和报表标题 （4）设计表栏，定义行高列宽 （5）画表格线 （6）定义单元属性 （7）输入表内其他汉字项目及表尾内容 （8）设定报表公式,5.2.3 报表公式定义,5.2.1 自定义会计报表,3数据处理 （1）账套初始 如果系统内只有单一账套，无需做账套初始工作；如果存在多个企业账套，需要在生成报表之前选择账套。 （2）录入关键字 关键字是报表系统从账务系统海量数据中读取所需要的数据的惟一标识。在自动生成报表之前一定要以录入关键字的方式确定数据源。 在数据状态下，选择“数据”|“关键字”|“录入”命令，打开“录入关键字”对话框，录入关键字，单击【确认】按钮，系统弹出“是否重算第1页”信息提示框，单击【是】按钮，系统自动获得“企管办办公费”数据。 （3）生成报表 在数值单元或字符单元中输入数据，设置了公式的单元将自动显示结果。如果报表中设置了审核公式和舍位平衡公式，可以执行审核和舍位，还可以进行进一步的图形处理。 （4）报表汇总 报表汇总是将具有相同结构的几张报表进行数据汇总生成汇总报表，主要

8、用于主管单位对基层单位的上交报表进行汇总或将同一企业不同时期的报表数据进行阶段汇总。财务报表系统提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。,5.2.2 利用模板快速编制财务报告,1套用格式 从自定义报表的过程中可以看出，格式设计占用了大量的时间。实际上，系统中提供了11种常用报表格式，如果企业制作的报表与系统内置的报表格式相近，可以选择“套用格式”以节省报表格式设计过程。 2报表模板 财务报表系统提供的报表模板包含了19个行业的70多张标准财务报表（包括“现金流量表”），还包含用户自定义模板。用户可以根据企业所在行业挑选相应的报表，套用其格式及计算公式。 3自定义模板 用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并可将自定义的模板加入到系统提供的模板库中，供今后生成报表使用。,5.2.3 报表公式定义,1计算公式 2审核公式 3舍位平衡公式,5.2.3 报表公式定义,1计算公式 计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。 单元公式定义在报表中的数值型或字符型单元内，用来建立表内各单元之间、报表与报表之间或报表系统与其他系统之间的运算关系。 财务报表中的很多数据都来自

9、于账簿，从账簿中获取数据是通过函数实现的。函数在计算公式中占有重要的位置。按照函数的用途不同，函数可分为账务函数、其他业务系统取数函数、统计函数、数学函数、日期时间函数、本表它页取数函数等。下面举例说明几种常用函数的用法。 （1）账务函数 QC QM FS LFS （2）统计函数 PTOTAL PAVG （3）本表他页取数函数 SELECT （4）从其他报表取数计算,5.2.3 报表公式定义,2审核公式 为了确保报表编制的准确性，我们经常利用这种报表间或报表内的勾稽关系对报表进行正确性检查，一般来讲，我们称这种检查为数据的审核。为此财务报表系统特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，称为审核公式。 审核公式的一般格式为： MESS“说明信息”,5.2.3 报表公式定义,5.2.3 报表公式定义,3舍位平衡公式 如果是集团公司，对下属单位报表进行汇总时，有可能遇到下属单位报送的报表的计量单位不统一或者汇总完成后汇总表的数据按现有金额单位衡量过大的情况，这时需要将报表的数据单位进行转换。例如，将“元”转化为“千元”或“万元”，称为舍位操作。舍位之后，报表中原有的平衡关系可能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因此需要对数据重新进行调整。在财务报表系统中，这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称为舍位平衡公式。,5.2.3 报表公式定义,5.2.4 编制现金流量表,1初始设置 （1）设置现金流量科目 （2）设置现金流量辅助核算 2日常业务处理 日常业务的发生是通过填制凭证在系统中记录的。如果制单科目涉及现金科目，系统要求将该现金流量指定到具体的项目上。 3编制现金流量表 编制现金流量表时，在格式状态下调用现金流量表模板，利用公式向导引导输入公式。选择用友账务函数中的“现金流量项目金额（XJLL）”函数，接下来选择对应的现金流量项目。定义完成后，保存报表，在数据状态下生成。,5.2.4 编制现金流量表,5.3.1 报表查询 5.3.2 图表分析,5.3 报表输出,5.3.1 报表查询,1查找表页 利用“编辑”|“查找”功能，指定查找条件，即可快速定位到要查找的表页；也可以利用财务报表提供的表页排序功能，首先按照表页关键字的值或者按照报

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