大学计算机基础 Windows 7+Office 2010 第3版 教学课件 ppt 作者 刘瑞新 第5章

1、大学计算机基础(Windows7+Office2010),本章介绍 Excel的基本操作 数据的输入与编辑 调整工作表的行、列布局 设置数据及工作表格式 使用公式与函数 数据管理与分析 使用图表 打印工作表或工作簿,第5章 Excel 2010的使用,Excel的基本操作包括启动和退出、理解和正确使用Excel的功能选项卡、文件的保存和打开及关于工作簿和工作表的操作等内容。 5.1.1 创建、保存和打开Excel文档 1启动Excel 在Windows 7环境中通常可通过如下两种方式启动Excel。 在Windows 7任务栏中单击“开始”按钮 ，单击“所有程序”中“Microsoft Office”，再单击“Microsoft Excel 2010”。 如果Windows桌面上存在有“Microsoft Excel 2010”快捷方式图标 ，可双击该图标启动Excel，打开Excel应用程序窗口。,5.1 Excel的基本操作,2Excel的窗口组成,3工作簿、工作表和单元格的概念 工作簿：一个Excel文档就是一个工作簿。 工作表：工作表是工作簿中包含的“页”，默认情况下一个新建的

2、Excel工作簿中包含有3张工作表，系统默认地将其命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。用户通过单击Excel窗口左下角相应工作表的标签实现它们之间的切换。 单元格：单元格是组成工作表的最小单位，也就是工作表中的一个“格”。每个单元格都有一个由其列表号和行标号组成的名称。,4保存Excel文档 用户在编辑了Excel文档后，可以通过如下3种方法之一对其执行保存操作。 单击Excel 2010标题栏左上角“快速访问工具栏”中的“保存”图标 ，可将当前打开的工作簿按原有名称保存在原来的文件夹中。操作执行后Excel 2010窗口不会关闭，用户可继续进行后续编辑操作。这种保存文档的方法通常用于编辑过程中的阶段性保存。 如果当前工作簿已被修改，且修改后的内容没有保存。此时，若用户单击Excel 2010窗口右上角的 或单击“文件”功能选项卡中的“退出”，将显示对话框，提示用户是否保存当前文档。 在“文件”功能选项卡中单击“另存为”将显示“另存为”对话框，用户可将当前正在编辑的文档按新的位置和新的名称进行保存。这种保存方法可以使修改后的内容保存到一个新文件中，原文档不会被修

3、改。,5打开Excel文档 已经保存到计算机磁盘中的Excel文档，在需要修改或查看其中的内容时，需要重新将其打开到Excel窗口中。通常可以通过以下几种方法，将保存在计算机中的Excel文档重新打开。 双击Windows 7桌面上“计算机”图标，逐级找到希望重新打开的Excel文档，双击将其打开到Excel窗口中。 打开Excel窗口后，单击“文件”功能选项卡，单击“打开”，在显示出的“打开”对话框中选择希望打开的Excel文档后单击“打开”按钮。,5.1.2 工作表的基本操作 在Excel中对工作表的操作主要有：向工作簿中添加工作表，重命名工作表，复制、移动和删除工作表以及保护工作表中的数据安全等。 1向工作簿中插入工作表,2工作表重命名 为了更直观地表现工作表中数据的含义，可将其重命名为便于理解的名称，如“工资表”、“物资表”、“职工信息”等等。 操作时可用鼠标右键单击希望更名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”，使原工作表名称处于可编辑状态，用户在键入新的名称后按键或用鼠标单击工作表标签以外的任何地方即可。,3移动、复制和删除工作表 工作表的移动是指调整工作表的排列顺

4、序或将工作表整体迁移到一个新的工作簿中。复制工作表指的是建立指定工作表的副本，以便在此数据基础上快速建立一个新的工作表。例如，复制“1月份工资表”到“2月份工资表”，通过部分数据的修改可大幅度提高工作效率。 （1）移动或复制工作表 在Excel工作簿中移动或复制工作表可通过以下几种方法来实现。 在Excel窗口左下角右键单击希望移动或复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“移动和复制”，通过打开的对话框可以指定将选定的工作表，移动或复制到（执行复制操作应选中“建立副本”复选框）当前工作簿的哪个工作表之前，也可以在“工作簿”下拉列表框中选择将选定的工作表移动或复制到“新工作簿”中。 在工作表标签列表区中直接用鼠标拖动工作表标签到新的位置，可以实现工作表的移动。图中“”标记指示了工作表的新位置。若使用键配合上述操作（此时，鼠标指针旁会出现一个“+”号），可实现工作表的复制。图中“”标记指示了工作表将要被复制到的位置。,3移动、复制和删除工作表 （2）删除工作表 若要从工作簿中删除某一工作表，可用鼠标右键单击该工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“删除”即可。,4设置工作表标签的颜色 为使工

5、作表的名称更加醒目，方便在长长的列表中快速找到需要的工作表，可将工作表标签设置成不同的颜色。 操作时需右键单击工作表名称，在弹出的快捷菜单中单击“工作表标签颜色”，在下图所示的颜色列表中选择希望的颜色。,5保护工作表和工作簿,5.1.3 使用Excel的帮助 为了使用户更快的熟练掌握Excel所涉及的各种概念和操作方法，使用户能在工作过程中随时获取需要的技术支持，Excel 2010内嵌了一个操作简单、内容丰富的帮助系统。 单击位于Excel 2010窗口右上角的“帮助”按钮 或按键，可打开 “Excel帮助”窗口。,1使用“目录”获取帮助 2使用“搜索”获取帮助 3. 在操作过程中使用上下文帮助,5.2.1 向工作表中输入数据 Excel单元格中可以输入多种类型的数据（如，文本、数字、日期等），掌握不同类型数据的输入技巧是使用Excel比不可少的操作基础。 1输入文本类型的数据 默认情况下输入到单元格中的文本数据是左对齐的。在选定了目标单元格并向其中输入文本后按键确认，并将将当前单元格切换到下一行相同列位置，若按键将切换到同一行右侧单元格。 2在单元格中实现换行 （1）自动换行 单击

6、“文件”选项卡的“对齐方式”功能区中单击“自动换行”按钮。再次单击该按钮可取消自动换行。 （2）强制换行 如果在单元格中按 + 组合键，可在单元格中当前插入点光标处实现强制换行。,5.2 数据的输入与编辑,3. 处理由数字组成的字符串 由数字组成的字符串不具有数字大小的特性，是一种文本类型（如，电话号码、邮政编码、身份证号等不参加数学运算的数字串）。 在数字字符串前添加一个英文的单引号“”，可指定后续输入的数字串为文本格式。 将需要输入数字字符串的单元格、列、行或区域设置为文本格式。 4. 输入数值类型数据 输入的数类型数据，一般按“常规”方式显示，但当输入数值的长度超出单元格宽度时Excel自动以科学记数法表示，如输入身份证号码“410202190009281517”时，显示为“4.10202E+17”，表示4.102021017（Excel支持的数字精度为15位）。 若数值所占宽度超过了所在单元格的宽度，则数字将以一串“#”代替，从而避免产生阅读错误。拖动单元格列标号右边线调整单元格宽度后，数值方可恢复正常显示。,5.2.2 使用自动填充提高输入效率 1. 重复数据的自动完成 如果

7、在单元格中键入的文本字符（不包括数值和日期时间类型数据）的前几个字符与该列上一行中已有的单元格内容相匹配，Excel会自动输入其余的字符。 2. 相同数据的自动填充 如果需要在相邻的若干个单元格中输入完全相同的文本或数值，可以使用Excel 2010提供的自动填充功能。,3. 数据序列自动填充 在创建表格时，常会遇到需要输入一些按某规律变化的数字序列。如，一月、二月、三月、；星期一、星期二、；1、2、3、，等等。使用自动填充功能录入数据序列是十分方便的。,4. 自学习序列填充 如果在连续的3个单元格中分别输入了“张三”、“李四”和“王五”，再选中3个单元格执行自动填充操作，Excel 2010能自动将“张三”、“李四”、“王五”学习为一个数据序列。 5. 规律变化的数字序列填充 制作表格时经常会遇到需要输入众多有规律变化的数字序列的情况，Excel 2010默认能按等差数列的方式自动填充数字序列。,6. 公式、函数自动填充 设已在工作表中输入了图5-43所示的一些数据，现在E2单元格中输入求和计算公式“=c2+d2”后按键，在该单元格中将显示C2单元格与D2单元格中数据的和“163”。

8、 如图5-44所示，单击选择E2单元格，在编辑栏中可以看到计算结果“163”对应的公式“=C2+D2”。将鼠标指向填充柄标记，当鼠标变成黑色十字标记时，按下左键向下拖动到E7单元格，执行计算公式的填充，放开鼠标后得到图5-45所示的填充结果。,5.2.3 使用批注 批注隶属于单元格，是单元格的附加数据，可以显示也可以隐藏，可以修改也可以删除。 1. 添加批注 向单元格中添加批注可以通过以下几种方法来实现。 用鼠标右键单击要添加批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“插入批注”。 首先选择要插入批注的单元格，按 + 键或单击“审阅”功能选项卡，在“批注”组中，单击“新建批注”，在屏幕上显示出来的批注编辑框中输入批注文本后，单击工作表其他位置即可。 默认情况下，批注处于自动隐藏状态，包含有批注的单元格右上角带有一个红色的三角标记。当鼠标移动到带有批注的单元格时，批注信息会自动显示出来，鼠标离开时批注信息自动隐藏。,2. 编辑批注 修改添加到单元格中的批注文本，可以通过以下几种方法来实现。 用鼠标右键单击包含有批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“编辑批注”，使批注编辑框显示出来，将光标定位到

9、需要修改的地方删除或修改相关文本即可。 选择包含有批注的单元格后，单击“审阅”选项卡“批注”组中的“编辑批注”按钮，也可以使批注编辑框显示出来，此后的操作同上。 3. 删除批注 通过以下几种方法可以删除包含在单元格中的批注信息。 用鼠标右键单击包含有要删除的批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“删除批注”即可。 在选择了包含有要删除的批注的单元格后，在“审阅”选项卡的“批注”组中单击“删除”。,5.2.4 使用查找和替换 1. 查找数据 在工作表中单击任意单元格，在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和选择”按钮在弹出的快捷菜单，单击“查找”， “查找和替换”对话框。,2. 使用通配符查找 输入到查找内容栏中的关键字可以包含通配符星号“*”或问号“?”，星号可代替任意字符串。 例如，“s*d”使“sad”和“started”都能符合查找条件；问号可以代替任意的单个字符。例如，“s?t”使“sat”和“set”符合查找条件，但不能使“sweet”符合查找条件。 如果希望查找的文本中包含有星号、问号或波形符号“”，则需要在查找关键字前面加一个波形符号来说明后面的星号、问号或波形号不是通配符或说明符。例如，要查找包含“?”的数据，应该键入“?”作为搜索关键字；要查找包含“”的数据时，应以“”为搜索关键字。,3. 高级查找,设置查找格式,使用查找选项,4. 批量替换数据 使用Excel 2010提供的“替换”功能，可以一次性将工作表或工作簿中所有符合条件的数据替换成新的内容、新的格式。,5.3 调整工作表的行、列布局,5.3.1添加、删除工作表中的行、列和单元格 1. 在工作表中插入行 向工作表中某行的上方插入一行或多行可以通过以下几种方法来实现。 用鼠标右键单击工作表中某行的行标号，在弹出的快捷菜单中执行“插入”命令，可在当前行的上方插入一个新的空白行。 如果希望在工作表中某行的上方一次插入多行，可首先在该行处向下选择与要插入的行数相同的若干行，而后右键单击这些行的行标号区域，在弹出的快捷菜单中执行“插入”命令即可。 在工作表中单击行标号选择某行，

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