劳动出版社精品课件—会议组织与服务—A429659第一章会前组织工作

1、第一章 会前组织工作,单击此处添加标题文字,第一节 会议方案的制定,单击此处添加标题文字,在林爽大学毕业后到了一家物业公司从事秘书工作。临近年底时，经理打算和小区的业主代表、各楼的楼长们召开一个座谈会，目的是了解业主对物业服务的意见和建议。经理将牵头组织这次座谈会的任务交给了林爽，要求他先提一些初步的设想。一天后，林爽把自己撰写的会议方案发给了经理。 如下：,案例引导,案例引导,关于召开业主座谈会的方案 尊敬的各位业主代表、楼长们： 为了了解广大业主对物业服务的意见和建议，进一步提升物业服务质量，物业公司准备召开业主座谈会，现将本次会议有关情况告知如下： 一、会议时间：2011年12月12日 上午9时至11时 二、会议地点：物业服务中心会议室（号楼东配楼二楼） 三、开会人员：业主代表、各楼楼长、物业公司经理与副经理、各业务组组长 四、会前准备：请各位业主代表和各楼楼长深入广大业主之中，充分收集大家的意见和建议，并形成书面文稿以备会上发言。 五、会上议程：首先由主持人（副经理）讲话，然后业主代表和楼长们发言，最后由经理总结发言。 六、会后整改：将会上提出的意见和建议进行整理和汇总，并交给

2、各业务组组长进行整改。整改的结果及时告知业主代表和楼长。 物业公司 2011年12月2日,经理看了这份方案后对林爽说：“你提的这些设想有不少的问题，但是我先只问你一个：为什么选择12月12日这一天开会？”林爽说：“这天是星期一，我们公司的员工都正常上班，正好可以开会。如果选择休息日的话，那么公司还要给他们加班费，就会增加公司的经费支出了。”经理看林爽说得理直气壮，就问：“那你想过没有，业主们在这一天也是要上班的呀，谁耽误正常工作来参加你的座谈会呢？”林爽一下子哑口无言了。,案例引导,想一想,除了经理提出的问题之外，这份会议方案还有哪些问题？ 为什么要撰写会议方案？ 会议方案是否有必要送达给参会人员？ 4. 通过学习下面的知识，讲讲制定会议方案应注意哪些方面的内容？,会议方案的制定,会议名称、主题、议题与议程 会议时间和会议地点 会议人员与会务机构 会议的其他活动 会议方案的基本结构与主要内容,一、会议名称、主题、议题与议程,正规的会议必须有准确、恰当的名称； 会议主题是会议的基调，是对会议主要内容和目的的表达； 会议的议题是围绕会议主题进行具体细分而形成的一个或多个讨论话题，体现了会议

3、的目标和任务。,二、会议时间和会议地点,确定会议时间应考虑以下方面：工作需要、参会人员情况、全面考虑、会议所需时间的长短应在合理区间。 会议地点，为了使会议取得预期效果，选择会场应考虑多种因素：场地大小、租赁费、设备配备、停车场、交通状况。,三、会议人员与会务机构,应参加会议的三类人： 有权作出决策的人；能够客观、公正、理智思考会议的议题 ，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。 一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。,四、会议的其他活动,最常见的是参会人员在固定会场内进行讨论与发言； 除了这种形式之外，还有户外文体活动、参观访问、座谈、展览展示、旅游观光、宴会宴请等。,五、会议方案的基本结构与主要内容,标题 正文 落款,实训练习,请修改本节“案例导入”中林爽的会议方案。 假如你所在的班级准备举行一场班干部竞选演讲，请为此次活动撰写一份方案。 天地公司将召开公司成立10周年庆典大会，与会人员200人，会议时间为2011年11月2日至4日。请完成以下练习： 根据这一介绍撰写会议预案，可自行

4、补充相关的必要信息。 分组讨论分析每个人制定的预案的优点和不足。,第二节 会议通知的制发,公司准备召开产品推广宣传会，特让秘书李明制作并发送了会议通知。通知内容如下： 会议通知 尊敬的客户/单位： 为了进一步加强与贵公司的合作关系,听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议,以及为了做好2012年产品的订货工作，我公司定于2011年12月13日15日，在和家宾馆召开客户联谊会,请您/贵单位派员参加。 会议联系人李明，电话12345678。 附件: 1.会议日程 2.和家宾馆车路线图及乘车指南 公司 二一一年十月十九日,案例引导,案例引导,会议通知发出后，在会议报到时，出现了一些问题。有些客户误以为12月13日报到，13日晚甚至14日早上才来报到。到会人数超过了预计，结果和家宾馆无法提供更多的房间，只好临时将一些参会者安排到其他宾馆，引起了他们的不满。 想一想： 1.这个会议通知存在什么不足之处，导致会议报到时出现了问题？ 2.制作和发送会议通知时要注意哪些问题？ 3.请根据本节所讲述的知识对该会议通知进行修改，使之更加明确。,会议通知的制发,会议通知的方式 会议通知的格式 会议通知的发

5、送,一、会议通知的方式,口头通知：碰头会 电话（传真）通知：大多数会议通知 书面通知：卡片式会议通知和公文式会议通知 电子邮件 墙报通知：适用于内部会议。,二、会议通知的格式,标题 完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素。 省略式标题，将发文机关或事由省略。 正文 会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。 落款 会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。 回执和附件 回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。,三、会议人员与会务机构,应参加会议的三类人： 有权作出决策的人；能够客观、公正、理智思考会议的议题 ，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。 一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。,实训练习,一、请指出下面这篇会议通知的不当之处，并进行修改。 县卫生局关于召开卫生工作会议的通知 县属各镇（乡）、局（行）、厂矿： 为总结经验，进一步做好我县的卫生工作

6、，县卫生局决定在本月中旬召开卫生工作会议，现将有关事项通知如下： （一）参加会议人员为各单位主管卫生工作的主要负责人； （二）参加会议人员应认真准备有关卫生工作情况及今后工组打算的材料，以便在会上汇报和交流； （三）参加会议人员应于6月15日到县政府报到； （四）会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时传达。 以上通知，希遵照执行。 XX县卫生局 2011年6月1日,实训练习,二、省会计师学会准备召开会计师制度研讨会，会议地点在市，参加会议的人员是各高校从事会计教学的副教授以上的教师、各个知名企业的会计主管、会计师事务所的代表等，其中有其它地市人员。会上将邀请全国知名的会计学专家作专题报告。会议要求与会人员要交论文一篇。 请根据以上情况撰写一份文书告知学会会员相关情况，除上述事项之外，其余如会费、食宿、时间、地点、会议日程安排等事项自行补充。要求文种恰当，内容完备，事项清楚，结构条理清晰，语言简洁。 三、请同学们课余时间利用网络搜索和收集各种形式的会议通知，并进行分析和比较，规范的请保存下来作为参考，不规范的请找出来进行修改练习。,第三节 会前材料的准备,单击此处添加标题文字,叶

7、紫是某知名药厂办公室的一名秘书。有一次，省安监局的一个检查组到了厂里，在实地检查了安全生产工作之后，还要听取厂领导的专题汇报。叶紫负责筹备这次汇报会的工作。 在准备工作中，她问过厂领导会议的主要内容和议程，领导说：“主要内容就是我们向检查组介绍安全生产的各项措施。”叶紫就以为会上检查组人员不会发言，于是在准备音箱设备时就只摆放了一只话筒在厂领导的位置上。 在检查组成员和本厂有关人员来到会议室之后，厂办主任发现只有一只话筒，马上要求叶紫再为检查组负责人准备一只话筒。叶紫连忙打开设备柜找出了另一只话筒摆放到位。匆忙之中，叶紫没有发现，这只话筒中没有安装电池。当厂领导发言完毕之后，检查组领导讲话时，声音根本无法通过音箱放出来。叶紫只好将厂领导使用的那只话筒转移到检查组领导的座位前，会议这才顺利继续下去。,案例引导,想一想,在这个案例中，叶紫事先了解了会议内容，为什么还是未能将设备准备到位？ 当发现设备短缺时，如果要进行弥补，应注意哪些事项？ 当会场的设备出现故障时，应如何及时解决这一问题？,会前材料的准备,会议文件的种类 会议文件的准备 会议物品的种类 会议物品的准备 会议证件的种类 会议证

8、件的准备,一、会议文件的种类,二、会议文件的准备,1.会议文件准备的基本要求： 文件装袋 文件编号 注意退回 数量充足 事先送达,2.会议议程撰写方法 按照重要程度安排顺序。 按照议题类型安排顺序。 按照议题逻辑联系安排顺序。 按照紧急程度安排顺序。 涉及参会者切身利益的议题安排在后面；保密性的议题排在后面。,二、会议文件的准备,3.会议参考资料准备方法 小贴士准备参考资料的小技巧 参考资料应简短，而且确有必要，避免篇幅过长的资料； 如果确实需要采用长篇文章，那么应在正文之前归纳出提要； 参考资料的形式应灵活，提倡采用表格、图表等形式补充替代文字； 所有的参考资料应标有编号。,三、会议物品的种类,会议必备用品和设施设备 会议特殊用品和设备 视听器材 通讯设备 文具、文件类会议用品,四、会议物品的准备,会议物品准备的基本要求 （1）准备充分。 （2）合理使用会议经费。 （3）昂贵用品租赁使用。 （4）列出物品清单。 会议物品的获取方式 （1）调用现有物品。 （2）购买。 （3）租赁。 （4）自制。,五、会议证件的种类,重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。（如左图）

9、 会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。,六、会议证件的准备,证件和卡片内容齐全 粘贴照片：重要的大型会议应在证件上粘贴佩戴者本人的照片，并加盖印章。 区分颜色 体现文化理念：根据公司不同的文化理念设计证件和卡片。 尺寸大方 正确摆放,实训练习,一、假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。 二、某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。,第四节 会场准备工作,2011年3月，媒体报道，某著名肉类品牌的产品采用含有“瘦肉精”的猪肉来作为原料。这一报道引发了全国范围的关注，同时也使企业蒙受了巨大的舆论压力和经济损失。该企业召开万人职工大会，参加会议的有企业管理层、职工、经销商和新闻媒体。会上，企业负责人郑重向全国消费者道歉。 但是，到场的媒体记者却发现一个细微的问题。会场主席台后面的背景板上，公司英文名称出现了问题，将“SHUANG”错误地拼写成了“SHAUNG”。当这一错误的照片在网络上发布的时候，有网友评论说：“一个连会场布置都出问题的企业，难道还值得信任吗？”也有网友说：“一个拼写错误只是微不足道的小问题，不足以对这个企业的产品质量产生什么消极影响。媒体将这个问题曝光，是小题大做。”,案例引导,想一想：,1.在这种会议上，是否有必要注明企业的英文名称？为什么？ 2.你认为该企业会场中出现的这个问题，是不是一个无关键要的错误？为什么？ 3.应如何预防这类错误的发生？,会场准备工作,会场的类型 会场的预定 会场内部环境布置 会场外部环境布置 会场设备的安装与调试,一、会场的类型,二、会场的预定,会场预定的原则

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