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会务接待操作手册

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卖家[上传人]：jiups****uk12

文档编号：88922073

上传时间：2019-05-13

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常见问题

1、会议接待操作手册原则树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。一、会场的选定与布置（一）会场选择标准1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）；2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足；3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等；4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。（二）会场布置1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等；2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等； 3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。二、会务筹备（一）会议物资的准备1、来宾资料袋内容嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔；2、会务组资料接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登

2、记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录；3、物资准备（1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券（二）人员分组与协调1、总指挥主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；2、会务组长细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理；3、会场组会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理；4、后勤组用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送，票务安排、会议各种费用结算、支付等； 5、司机组负责来宾接送服务及物资运送。三、会务运作（一）会务组的工作流程1、确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及清楚知道会场各部门负责人联系方式，如：客房部、餐饮部、会议室、信息部等；2、会务组人员将会议物资安排好并能及时到位，3、会务组需掌握所有会议信息及参会人员联系方式，备注特殊要求、乘坐车牌号及对应司机联系方式、就餐桌号位置；4、在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布

3、、白板、白板笔、灯光、音响、空调等；摆放好矿泉水、饮料、水果等，5、安排司仪在会场入口处迎接来宾，引导来宾就坐，6、为保证会议正常进行，会场内除摄像人员外其他人员尽量减少走动；7、会务组要做到会场卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟；来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，如果客户提出的问题解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。（二）后勤组的工作流程1、保证会场环境整洁，禁止摆放无关物品；2、与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排；3、提前向前台领取客房钥匙，来宾到达时热情接待，详细询问并填写登记表，便于确认；4、来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容；5、由专人将来宾送入客房，提醒客人将贵重物品妥善保管，主动帮助来宾提行李；6、如客房内已有客人主动做介绍，如有特殊情况需要调换房间的，应向调动双方做好解释工作；（三）司机组的工作流程1、接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式，有需要时准备“接站名牌”等；2、接站司机应随时待命，并合理安排行车路线；如出现晚点应耐心等候，无接送任务时注意自行安排休息，但要保证随叫随到；禁止出现饮酒和脱岗现象；3、接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明；4、如遇塞车现象应及时向会务组反映情况，如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组；5、除了有接送任务的司机，其余司机应积极配合会务组安排会务用品或就餐酒水水果的搬运工作。（四）用餐流程1、会务组提前安排好就餐地点，若于会议不在同一地点进行的要在会议结束前完成与司机组的工作对接，并提前安排车辆等候客人散会；2、后勤组会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备量（如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排），酒水等会务组提前送至酒店并配合就餐提供；3如果是自助餐，结算时一定要按照实际发生数量来计算。四、突发事件及客户投诉的处理1、如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉然后弥补，会后再追究过失问题。公司内部的问题在会议结束以后内部解决；

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