企业档案文件存档规范
6页1、企业档案文件存档规范一、档案定义企业档案,是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称,是企业各项工作活动的真实记录和历史见证,是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据,是企业资产的重要组成部分。2、 档案分类公司将档案分为四类,分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。3、 归档时间文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档;外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管两年后向档案部门移交;电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致;磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。四、档案兼职人员职责(一)认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求;(二)根据文件材料的形成特点和范围,负责本部门文件材料的收集、积累,确保档案的准确、完整、安全;(三)按照制度要求,接受集团档案管理部门的监督、指导;(四)根据归档制度规定,定期向综合档案室移交档案。五、
2、公司档案存档周期按自然年算,每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。六、公司档案存档内容档案在存档时需要准备三份内容:一是完整的档案(整理完成的档案、装订,并标识页数);二是输出电子及书面卷内目录(详见附件一);三是档案盒背脊(详见附件二),四是档案移交表。具体存档内容如下:序号一级类目二级类目存档内容存档形式编号要求负责人1一、行政档案1、行政事务(1)公司安全风险工作形成的材料(永久、长期、短期)文本、纸质记录*-fk-编号行政经理2(2)公司内审、管理评审等形成的相关材料(永久、长期、短期)文本、纸质记录32、公安保卫(1)刑事案件处理(永久)声像、纸质记录4(2)交通事故处理等材料(永久)声像、纸质记录5(3)消防、安全管理等材料(永久、长期、短期)纸质记录63、人事管理(1)组织架构、职级评定形成的材料(永久、长期、短期)文本、纸质记录*-rl-编号人力资源经理/专员7(2)薪资改革、调整等材料(永久)文本、纸质记录8(3)工资表、提成表、奖金分配表、绩效考核表等(永久、长期、短期)文本、纸质记录9(4)年度招聘计划、招用人员登记表、员工关系其他审批资料(短期)文本、
3、纸质记录10(5)年度培训计划、培训实施思路、培训实施过程计划等资料(长期(文本、声像、纸质记录11(6)企业文化推广计划、理论支撑及企业文化活动实施过程等资料文本、声像、纸质记录12(7)员工花名册、社会保险审报表(包括增/减员表)、劳动合同管理(永久)文本、纸质记录13(8)员工档案(包括员工辞职以后的工作交接表、转正审批表、解除劳动关系申请表)(永久)文本、纸质记录14(9)人力资源规范化、信息化系统推进过程中形成的材料(长期)文本、纸质记录15(10)人力资源审计清单及在审计过程中形成的文件、材料(长期)文本、纸质记录164、资产管理(1)固定资产盘点表、固定资产报废申请表等(短期)文本、纸质记录*-zc-编号行政经理17(2)物资采购供应计划、物资保管存放、供应调配等,固定资产申请台账等(短期)文本、纸质记录18(3)资产分析报告(永久) 文本、纸质记录19 二、经营档案1、经营决策(1) 公司改革、经营战略决策、经营战略规划、发展规划纲要、转换经营机制等文件材料(永久)文本*-jy-编号综合管理部总监20(2) 公司及各中心年度工作规划、计划、总结等(永久、长期)文本21(
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