4秘密文件、资料管理制度
5页1、秘密文件、资料管理制度第一章 秘密文件、资料的收发第一条 秘密文件、资料的收发应由保密员负责。因特殊情况,保密员不在单位时,由分管领导指定专人负责。第二条 秘密文件、资料的收发应采用保密部门统一印制的收(发)文登记簿进行登记,以规范管理。登记的项目一般包括收(发)文时间、收(发)文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数、收(发)文编号(即按年度编排顺序号)等。各项登记均应准确,无误。第三条 收发秘密文件、资料,必须履行签收手续,明确交接双方的责任。第四条 接收秘密文件、资料的程序如下:(一)首先要检查包装是否完整,并将件数、发送编号、密级、收件单位与送件单位进行认真对照,核实无误后,在回执清单上签上姓名、日期和加盖文件收发专用印章,证明已经收到。(二)签收后即打开包装,检查是否存在错发或数量不对等现象。如发现问题,要及时向发出单位查询,防止漏失。如无差错,应随即在收文登记簿上进行登记,并在文件、资料的首页上方加盖本单位的收(发)文印章,并填上收文编号和日期。第五条 对外发出秘密文件、资料,必须严格按照规定的范围发放,不得擅自扩大范围。程序如下:(一)按照确定的发放范围,在发文登记
2、簿上按对应的栏目要求进行登记。(二)在文件、资料首页上方盖上单位的收(发)文印章,用号码机打上发文编号。(三)在信封面左上方标志好秘密等级及发文编号,并准确书写收件单位的地址和名称。(四)核点数量并进行封装。如果在同一信封内装几份或几个不同内容的秘密文件时,要在发文登记簿上记录清楚,信封面上要标明其中的最高密级。(五)秘密文件发出前,要认真清点核对,确保收件单位、发文编号、密级准确。(六)由单位保密员按发放范围发放。第二章 秘密文件、资料的传阅第一条 传阅秘密文件、资料应由保密员专人负责。先由单位主管领导根据文件、资料的密级和制发机关、单位的要求,以及工作实际,确定知悉的范围,然后由保密员负责传阅;任何机关、单位和个人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。对绝密级的,保密员必须对接触和知悉内容的人员做出文字记录,记录内容包括接触人员姓名、文件编号、签领时间、退回时间等。第二条 阅读绝密级文件、资料必须在保密室或符合保密要求的阅文室进行。阅读其它密级的要在符合保密要求的其它办公场所内进行。如因确工作需要在办公场所以外阅读和使用的,必须经有关领导批准。阅读和使用时必须遵守有关保密规定,确保秘密文
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