33-集团公司重要会议(活动)管理规定

1、达式 集团公司重要会议（活动）管理规定 版本/修改状态：1/1 第 7 页 共 8页编号：CA/A01-CX-030-2015 批准：徐平 集团公司重要会议（活动）管理规定2015年 6月30日发布 2015年6月30 日实施中国第一汽车集团公司 发布前 言本规定根据集团公司重要会议（活动）管理工作需要而制定,是集团公司管理体系文件之一。本规定是对集团公司重大活动和重要会议管理规定（CA/A01-CX-030-2014）的修订。本规定从批准之日起执行，原文件及有关会议（活动）管理的其它文件全部废止。本规定由集团公司办公室 党委办公室提出并归口管理。本规定由集团公司办公室 党委办公室负责起草。本规定主要起草人：刘喜梅 王志江1适用范围根据集团公司会议（活动）性质、内容、规模、范围、重要度，将公司各类会议（活动）分为类、类、类。本规定适用于纳入集团公司管理的类、类、类会议（活动）。2术语和定义2.1 类会议（活动）：由公司党委、行政召开的涉及公司重大战略部署、重要工作推进的公司级会议及有较大社会影响、涉及公司整体利益和形象的公务、商务活动。包括但不限于：1、全局性重要会议。如集团党委（扩大

2、）会、集团战略研讨会、集团领导干部大会、集团职工代表大会、集团党员代表大会、按照中央要求召开的其他各类大会等会议。2、公司董事会、党委常委会、党委全委会、总经理办公会、党群工作例会、股份公司经营分析会等会议。3、党和国家领导人到公司视察、地方党政领导到公司指导调研活动；公司与国内外企业及其企业所在地政府的重要合作项目签约等活动；国内外知名企业、大公司高层人士来集团公司访问；一些具有较大社会影响、涉及公司整体利益和形象的纪念表彰、新闻发布、新品投放、开工投产等的公务、商务活动。2.2 类会议（活动）：以公司党委、行政名义，由公司职能部门牵头召开对工作有指导意义的系统会议或专项工作会议的公司级专业会议，包括但不限于:1、公司业务系统性重要会议。如质量工作会、外事工作会、产销计划落实会、组织人事工作会、薪酬工作会、宣传思想工作会等会议。2、公司各类领导小组、各专业委员会会议等专题性会议。如公司全面深化改革领导小组、公司信访稳定工作领导小组、科学技术委员会、财务经济委员会、规划专业执行委员会、营销专业委员会、保密工作委员会等召开的会议。2.3 类会议（活动）：主要由公司职能部门和各分、子公司二

3、级单位召开的、需公司分管领导参加的重要会议（活动），包括但不限于：1、公司职能部门召开的重要会议，如业务专题会、现场会等会议。2、公司分、子公司二级单位召开的重要会议，如年度工作会、党代会、职代会等会议。2.4主办单位：集团公司重要会议（活动）的发起职能部门或分、子公司即为该项会议（活动）的主办单位。2.5承办单位：根据主办单位的要求，负责集团公司重要会议（活动）具体运作以及运作过程中的具体事务的职能部门或分、子公司即为该项会议（活动）的承办单位。3职责 3.1 集团公司办公室 党委办公室职责3.1.1 集团公司办公室 党委办公室（以下简称两办）是集团公司重要会议（活动）的归口管理和统筹协调部门, 负责公司各类会议的统筹管理、政策指导、协调服务、资源调配。包括：会议计划、会议安排、参会领导、会议审批、会议备案等管理工作；3.1.2负责编制集团公司重要会议（活动）计划及领导日程，实行年计划、月调整、周滚动，在坚持会议计划的严肃性和“计划优先”的原则基础上，进行滚动调整。确保满足上级及社会对集团的要求，会议（活动）计划留有余地，保持一定的灵活性；3.1.3按照局部服从整体、基层服从集团、小

4、会服从大会的原则，安排各类会议。一般按照类会议、类会议、类会议的先后顺序，兼顾轻重缓急和工作需要，确定会议召开时间、召开方式，协调集团参会领导，并做好相关方面的服务工作；3.1.4负责类会议的策划筹备、方案提出、组织协调、具体实施及各职能部，分、子公司主办的类、类会议的审批管理，参会领导讲话材料的审定等，并及时反馈给相关单位，同时提供管理支撑和工作指导；3.1.5负责依据重要会议（活动）需要，按照相关规定邀请来宾和有关上级领导并负责接待工作；3.1.6负责每月在OA网上发布集团重要会议（活动）预安排, 提前向全公司预报公司重要会议（活动）安排，做到信息透明、共享，以便基层单位根据公司总体安排，提前安排本单位生产经营工作和相关活动。并将会议计划执行情况纳入办公系统评价。 3.1.7负责重要会议（活动）涉秘信息的保密防范工作；3.1.8负责重要会议（活动）纪实材料(文字、照片、影像等)的收集归档立卷工作。3.2职能部、分公司、全资子公司和控股子公司职责3.2.1负责按要求于每年11月25日前向两办报送下一年度拟举办的重要会议（活动）（见附件1重要会议（活动）预报审批表）。对经审核批准纳入集

5、团公司下一年度重要会议（活动）计划的项目，将会议（活动）所需经费预算，按要求报集团公司经营控制部或本单位财务部门审核；3.2.2 负责于每月25日前向两办报送当月已经召开的重要会议（活动）及下月将要举办的重要会议（活动）。包括列入年度计划、受诸多因素影响不能如期举行对计划进行调整或根据工作需要确需举办的未列入年度计划的重要会议（活动），（见附件2重要会议（活动）月度报告）；3.2.3负责受邀参加重要会议（活动）集团领导讲话材料的起草；3.2.4负责将经审核批准的重要会议（活动）方案及相关材料，在重要会议（活动）举办前10个工作日报集团公司两办，由两办报集团公司相关领导阅示，并根据领导指示，确定相关事项，具体实施、执行。4工作内容及要求4.1重要会议（活动）管理要贯彻落实中央八项规定精神，坚持“统筹兼顾、提升效率；信息通畅，安排合理；精心策划、关注细节；注重效果，解决问题；求真务实、勤俭节约”五项原则。做到“三提倡、三严控、三精简”，即：提倡少开会、套开会、开视频会；严控会议规模、会外活动、经费支出；精简会场安排、文件材料、(压缩)会议时间。4.2集团公司各职能部及分、子公司要严格执行审

6、批程序，加强重要会议（活动）的计划性。经审批通过的重要会议（活动），由两办纳入年（月）度重要会议（活动）计划及领导日程管理，各单位要严格按照批准的方案实施。未经审核批准，各单位不得私自主（承）办涉及集团公司范围的会议（活动），公司两办不安排领导出席未经批准的会议（活动）。4.3 职能部门主办的业务研讨、专题（项）工作等，集团公司领导不参加的会议（活动）无需执行上述审批程序。4.4要严格控制各类会议（活动）规模和时间。不安排与会议（活动）主题无关的内容，不邀请与会议（活动）内容无关的人员。4.5严格控制会议（活动）经费。集团公司举办各类会议（活动）要严格执行财务管理的有关规定，费用发生要控制在预算范围内，要厉行节约，反对铺张浪费。严格控制活动（会议）用餐、住宿标准。严禁向二三级公司或下级部门摊派费用，严禁利用举办会议（活动）等形式留存“小金库”。不得违反规定到风景名胜区召开各类会议（活动），不得安排与会议（活动）无关的参观考察活动。会议（活动）现场布置要简朴，工作会议一律不摆放花草、不制作背景板。会议经费实行统一审批核算、严格规范报销程序。4.6集团公司重要会议（活动）包括职能部门主办的

7、本系统具体工作布置、业务研讨、专题(项)工作等会议，经部门主要领导签字后一律通过集团公司两办文秘室在集团公司OA系统发布，不允许通过本系统内部网或电子邮箱等发布。4.7经审核批准举办的集团公司重要会议（活动）邀请公司领导及来宾原则和范围。4.7.1邀请集团公司领导参加会议（活动）的原则及范围4.7.1.1集团公司领导参加的会议（活动），必须是具有企业全局性或能产生重要影响的重大活动及重要会议。集团公司两办按照重要程度、业务相关性、上级要求等因素，协调安排公司领导参加各类会议。类会议（活动）参加领导：会议一般为全体公司领导参加，活动一般为主要领导、主管领导或相关领导。类会议（活动）参加领导：一般为公司分管领导和相关领导，公司主要领导视情况参加会议。类会议（活动）参加领导：一般为公司分管领导，公司主要领导和相关领导视情况参加会议。以上各类会议如已制定会议运行规则、明确参会人员范围的，从其规定。4.7.1.2职能部及分、子公司邀请集团公司领导参加会议（活动）参照4.7.1.1执行。4.7.1.3已列入年（月）度计划的集团公司重要会议（活动）由两办安排公司领导出席，并在OA网上发布通知，要求相

8、关人员参加会议，各主（承）办单位无需另送请柬。集团公司领导认为应出席的会议和参加的活动且符合规定的，由两办协调安排，各单位一律不得直接邀请公司领导参加未经审核批准的活动（会议）。4.7.1.4本部门本单位内部不涉及外部人员的日常工作会议、因工作需要与主管领导汇报工作、研究业务不在此规定内。4.7.2邀请上级来宾参加活动（会议）的原则经审核批准的集团公司重要会议（活动）邀请来宾参加，必须经集团公司主要领导同意，以集团公司名义（正式文件）报送，由集团公司两办承办。任何单位不得未经集团公司审核批准，擅自邀请上级（包括上级主管部门、地方政府等）来宾出席会议和参加公务活动。4.8报请流程见附件3中国第一汽车集团公司重要会议（活动）报请流程。4.9会议资料的保存4.9.1列入集团公司重要会议（活动）的项目,全过程的材料(纸质和影像材料)由集团公司两办进行收集整理立卷，并存入集团公司档案馆永久保存。4.9.2主办单位保存一套完整的材料,以备查考和借鉴。5.相关文件无6相关记录和保存期1.重要会议（活动）预报审批表 保存期 永久2.重要会议（活动）月度报告 保存期 永久附件1：中国第一汽车集团公司重要会议（活动）预报审批表附件2：中国第一汽车集团公司重要会议（活动）月度报告附件3：中国第一汽车集团公司重要会议（活动）报请流程

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