20产品交付与服务控制程序1203
5页1、1 目的对公司产品的交付及交付后活动进行有效控制,向顾客提供满意的产品和服务、收集质量信息,不断改进产品和服务质量。2 适用范围适用于对公司产品的交付和交付后活动的控制。3 职责3.1 本程序由销售部归口管理并负责对产品交付过程进行控制,负责产品的售后服务,顾客信息采集、传递和反馈以及对顾客咨询、投诉处理。3.2 生产厂负责提供保质保量的产品。3.3 商务部负责成品发运的车辆安排及发运过程的跟踪。3.4 质保部负责向适航部门批次报告、成品放行及发运过程的监督。3.5市场部负责增值延伸服务控制。4 程序4.1 产品交付4.1.1发货流程及控制4.1.1.1各大区负责人收到客户发货要求后,保持和客户联系,了解清楚客户发货详细信息和要求,以文字形式通知内勤,销售部内勤保持和客户联系,确认发货信息和要求,通过ERP制作销售订单将产品交付信息及客户信息传递给商务部、生产厂领导、库管、销售部大区经理、总经理,并适时通知质保部办理适航标签审批。4.1.1.2商务部根据ERP销售订单,联系物流安排车辆4.1.1.2.1和物流就发货费用、装卸货要求等达成一致后,报请公司领导批准,4.1.1.2.2经公司
2、领导批准后, 编制 “发货表” OA通知生产厂备货,抄送销售部反馈发货情况。“发货表”应包含订单号、运输公司信息、产品及预计发货数量等。4.1.1.3 生产厂根据“发货表”备货(得到适航批准的产成品:包括产品数量、包装规格)。运输方到生产厂后,商务部协助生产厂组织装车,质保部监督发货。4.1.1.3.1生产厂成品出库时填写生产厂出货记录单,记录发货订单号、品种、规格、批号、数量、车牌号等信息。4.1.1.3.2质保部监督产品标识、合格证、复核产品生产厂出货记录单。4.1.1.3.3生产厂根据实际发货情况填写出库信息,反馈销售部、商务部。4.1.1.4货物发出后,商务部将司机信息和实际发货信息通知销售部(寄售库),并保持和司机联系,了解运输信息,编制在途、到货信息表,定期OA发给销售部。4.1.1.5商务部通过物流确认货物已交付客户(寄售库),通知销售部发送装箱单、适航标签,沟通客户及时回传发货单回执,配件赠送回执(寄售库回传收货确认函),销售部负责为顾客提供装箱单、适航标签作为收货依据。4.1.1.6销售部电话通知客户到货时间,协调运输方和客户货物交接活动。4.1.1.7销售部内勤根据
3、各大区经理所报订单量、工厂库存量及生产例会沟通,更新发货统计信息,销售部通过飞信通知各个部门确定的订单信息,通过OA发送发货信息统计告知各个部门预计发货和已发货信息。对商务部采购原材料给予数据支持,对生产厂生产计划给予数据支持,对质保部办理适航标签审批给予数据支持4.1.2节假日、休息日发货4.1.2.1节假日、休息日订单、“发货单“通过电子邮件或短信息发送,但内容必须涵盖表单要求的全部信息,收假后补发OA给相关部门,如遇特殊情况,需现场处理。4.1.2.2生产厂节假日不休息时,按正常流程发货,节假日休息,商务联系车辆时同时通知生产厂值班人员,安排叉车司机、库管,必要时安排办公车辆到生产厂,商务协助发货、质保监督发货。4.1.3增值延伸服务(赠送设备)a) 销售部将所需设备以E-mail(或内部邮件)方式通知市场部;b) 市场部提出采购申请,审批后交商务部采购;c) 商务部根据采购申请单进行采购,交生产厂保存;d) 生产厂保管设备;e) 销售部E-mail或电话通知生产厂和商务部发出设备4.1.1.9 发货流程图文字形式通知销售内勤内勤根据各大区经理所报订单量、工厂库存量及生产例会沟通
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