行政前台规章制度
7页1、北京国明通科技有限责任公司北京国明通科技有限责任公司前台及行政部规章制度 目 录前言2一、前台人员的穿着及相关仪表要求2二、环境卫生、办公设施的保持和检查2三、办公用品的出入库管理2四、日常公司订水以及统计2五、快件、包裹、邮件、信件的收发3六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理3七、接待访客4八、带领客人4九、客人离开公司5十、对内接待5十一、电话的接听和记录5十二、行政后勤人员外出登记6十三、考勤统计6十四、编辑公司内部规章制度等6十五、上级领导临时安排的其他工作6前言 前台是一个公司的脸面和名片。所以,前台工作的专业、规范与适度与否,对塑造单位形象有着非常重要的作用。一、前台人员的穿着及相关仪表要求1、前台人员须每天着淡妆上班。2、头发干净整洁,不油腻不披头散发,烫染夸张的头发须扎好在脑后。3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍,扣子齐全不漏扣。4、坐姿不得歪斜、懒散,应保持良好的精神状态。5、不能佩戴过多的首饰,首饰应和着装相互配合。二、环境卫生、办公设施的保持和检查1、每天早上9:00打扫前台周边卫生,整理前台物品,保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐;2、每天
2、上午巡视公共区域的绿化状况,保证舒适良好的工作氛围,如有问题及时更新;3、每月补充购买后勤保障用品及办公用品(卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、墨盒、办公用品等),保障公司后勤配备;4、每月缴费水、电、公司座机费用,并在每月月底为公司员工缴纳次月移动话费。5、下午下班前对办公区的巡视,查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况。三、办公用品的出入库管理1、填写办公用品领用表。2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物品,核对表格的信息。3、让领取人确认物品,签字。4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。四、日常公司订水以及统计1、每次订水一般情况一次性定24桶,在水只剩一桶的时候及时给水站打电话送水;2、每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。3、简历表格题目年月订水统计表,内容包括,序号,订水时间,订水日期,订水数量,品名,及时备档。4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。五、快件、包裹、邮件、信件的收发(一)收快递1、所有快递全部不允许进入工作区域,全部由前台签收。2、定时发放,可以再中午和下午下班前统一发放,(紧急文件除外)。l(二)发快递1、所有的快递统一由前台与快递公司联系2、
3、需要提供给所需发快递员工的资料有,快递单。快递信封。3、员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。4、联系快递公司过来取件。5、如果是个人物品,请让员工个人提供快递费用,如是公司文件由公司提供费用。6、及时做好收发快件的登记工作。(三)邮件信件的收发1、纸质文件的收发(1)前台收/发文件应及时在收文明细、发文明细中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;(2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字;(3)发件时要及时通知对方,如需给对方送去,应确定好送件时间、地点,并填写文件外送单由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。(4)前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;(5)将收文明细/发文明细以及文件外送单分别按项目分类交档案管理员归档。2、电子文件的收发(1)前台需询问所收/发文件的相关内容,文件名称,需转交对象等;(2)在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”;(3)及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;(4)当天工作结束后,将接收/发送的文件发至档案管理员;六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理1、每天
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