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会议高手

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  • 卖家[上传人]:206****923
  • 文档编号:88631822
  • 上传时间:2019-05-05
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    • 1、,会议高手,主讲人:田仲君,我们的大厦宽敞而开放,它向一切人开放,无论他们是持相同意见还是持反对意见。,别人无心说一句话,不要有心去歪曲它,听到好话要感恩,听到坏话要善解。,目 录,会议解读,与会态度,会议管理,会议,与会相关技巧,目 录,会议中的问题,如何减少会议问题,感觉与事实,一、会议解读,(一)会议: 会议是人们怀着各自相同或不同的目的,围绕一个共同的主题,进行信息交流、商讨的活动。,一、会议解读,(二)会议内容: 会议主题 会议目的 会议议程 会议决议,一、会议解读,(三)会议功能: 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练,二、与会态度,(一)热衷与厌恶 会议是一种工具,一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度 。客观地说,会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此,我们有必要恢复会议的真面目。,二、与会态度,(二)热衷会议的人 热衷会议的人总是强调会议的必要性,甚至认为它是不可缺少的。 假使不召开会议,一个机构可以存活下去吗?,二、与会态度,探讨: 不用开会,如何发挥会议功能? 1、提供信息(便条、备忘录、书面报告等) 2、汇集信息(书面报告、邮件等) 3、解决问题

      2、(亲历、授权等) 4、宣传政策(书面宣传、个别宣传等) 5、培育训练(阅读书刊、函授课程、个别指导、外派学习、企校联合等),二、与会态度,(三)厌恶会议的人 就厌恶会议的人来说,会议不但没有什么益处,而且有害。但当我们面对滥于开会的现状后,将不得不承认这种态度的产生并非毫无根据。,二、与会态度,探讨: 哪些会议是基于不正当的理由而召开的? 1、为满足无聊愿望而开会; 2、为符合惯例或传统作风而开会; 3、为攀比而开会; 4、为表功而开会; 5、为推卸责任而开会; 6、为逃避个别接触所可能产生的难堪而开会。,二、与会态度,探讨: 如何消除基于不正当的理由而召开的会议? 1、偶尔取消一两次会议,以检验这类会议的需要程度; 2、将预定会议延期举行,或将其议程并入下次会议的议程之中,以减少会议次数; 3、局部或全部取消例会,集中需讨论议案,视情部召开开会; 4、制定会议政策,所有会议都要由上级批准才能召开。,二、与会态度,小结: 会议是一种可以帮助我们发挥“提供信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段,但它并非是发挥该功能的唯一手段,也未必是最好的手段,应设法减少那些基于不正当的理由而

      3、召开的会议。同时在考虑召开会议之前,应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率。,三、会议管理,(一)与会资格: 1、了解实况的人 2、有权做决定的人 3、重大关系的人(执行者或关心 此会议的人),三、会议管理,(二)会议通知需知: 会议名称 会议目的 会议时间 会议地点 会议议程 会议准备资料 与会人员 主办单位,三、会议管理,会议通知范例,三、会议管理,(三)议程设计: 1、由重要到不重要会议开始时即讨论重要的议题,以免延误时影响到后面的重要议题。 2、由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 3、由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触不熟悉的议题造成挫折感。,三、会议管理,(四)与会规则: 1、要守时,坚持到底; 2、要做事前准备; 3、针对主题主动发言,简短扼要; 4、对事不对人,不做人身攻击; 5、予以真诚的肯定及赞美; 6、倾听他人发言; 7、用积极的话代替消极的发言; 8、以探询、谦虚代替主观论断。,三、会议管理,(五)主持会议的原则: 1、以人为本应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员受尊重且能夠自我发展

      4、; 2、停止操控应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议; 3、目标与过程兼得在过程中达到目标,让每个人享受到学习的过程; 4、对事不对人; 5、感觉与理性兼顾; 6、解決问题也处理情绪。,四、会议,(一)角色 有人说:“会议的有如乐队的指挥。”确切的说远不只如此,因他扮演了诸多的角色:提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策、培育训练。,四、会议,(二)的工作 1、发言的促动; 2、工作分配的促动; 3、创意的促动; 4、问题的促动 ; 5、感情的促动。,四、会议,(三)注意事项 1、独占发言避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间; 2、火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突; 3、优柔寡断要思路清晰,对决意事项要果断、明确; 4、加入冲突应站在中立的立场来化解冲突; 5、操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。,四、会议,(四)如何开场 1、背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 2、会议目的; 3、议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间

      5、; 4、会议期待。,四、会议,近来本店的经营状况因为受到经济不景气的影响,使得本月的营业额目标达成率只有70%。 因此今天召开会议主要讨论两个问题,第一就是如何刺激老顾客的人气,第二讨论新顾客的扩展计划。,开场例举,四、会议,首先将由营业部王总为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区域主管一一提出配合方案,最后由营业部门整合后提出执行方案。 本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!,开场例举,四、会议,(五)如何总结 1、宣达决议 2、激励动机 3、评估目标达成 4、过程回顾 5、悬念事项,四、会议,(六)如何让大家愿意发言,1、塑造会议欢乐,和谐的气氛; 2、建立包容、安全的讨论环境; 3、保持客观,对事不对人; 4、不以言立人,不以言废人; 5、设置暗桩,帶动与会人员的热烈参与,有拋砖引玉的效果; 6、主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以 正向的肯定与鼓励; 7、有效倾听与良好沟通。,五、与会相关技巧,(一)倾听的技巧 曾经有人说“造物主之所以赐给我们两只耳朵与一张嘴巴,恐怕是希望我们

      6、多听少说。” 但遗憾的是,绝大多数人却反其道而行!,五、与会相关技巧,倾听的要点:,1、耳到。即运用听觉器官去接收信息; 2、眼到。即观察沟通对手的脸部表情、眼神、手势、体态与穿着等,以判断他的口头语言的真正涵意; 3、心到。即以换位思考的态度站在沟通对手的立场与角度,去体会他的处境与感受; 4、脑到。即运用大脑去分析沟通对手的动机,以便了解他的口头语言是否话中有话、弦外有音。,五、与会相关技巧,倾听的注意事项:,1、要随时掌握问题的焦点; 2、要抗拒邻座者的私下交谈; 3、不要中途离。,五、与会相关技巧,(二)发问的技巧 在会议中,发问的最主要目的是在于启开话匣,以利进行沟通。一旦沟通网络被启开,就可以为实现会议的功能打下基础。,五、与会相关技巧,问句的型态: 1、封闭式问句(指在特定领域中带出特定答复“是”或“否”的问句 ) 2、开放式问句(指在广泛领域内带出广泛答复的问句 ) 3、澄清式问句(针对对话者的语句重新措辞,以令其证实或补充原先的答复的一种问句 ) 4、探索式问句(针对对话者的答复,要求引伸或举例说明的一种问句。 ),五、与会相关技巧,问句的型态: 5、含第三者问句(凭

      7、着第三者的意见以影响对话者意见的一种问句 ) 6、强迫选择式问句(以己意加诸对话者,并令对话者在窄小范围内从事选择的问句 ) 7、多种式问句(含多种主题的问句 ) 8、对答案具有暗示性问句(指在问句本身即已强烈暗示预期的答案的问句 ),五、与会相关技巧,发问的注意事项:,1、发问前拟定发问的腹稿; 2、多用“开放式问句”、“澄清式问句”、“探索式问句”; 3、注意发问的时机; 4、按平常对话的速度发问; 5、尽量使用不指名答复的问题; 6、由广泛的问题移向特定的问题; 7、尽量根据前一问题的答复设问。,五、与会相关技巧,(三)记录的技巧 会议记录是对会议的完美呈现,具有一定的综合性、指导性、备考性。,五、与会相关技巧,记录的要点: 1、一快,即记得快; 2、二要,即择要而记; 3、三省,即在记录中正确使用省略法; 4、四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。,五、与会相关技巧,记录的注意事项: 1、真实、准确; 2、要点不漏; 3、始终如一; 4、注意格式。,(一)离题,六、会议中的问题,1、兜一圈切回主题; 2、给予肯定再切断话题; 3、将离题的议题留置最后再做讨论; 4、请他做归纳

      8、或替他做归纳; 5、事先将规则讲清楚; 6、发言限定時间。,对策,(二)人身攻击,六、会议中的问题,1、对双方进行安抚; 2、重申议事规则; 3、重提主题进行讨论。,对策,(三)争议不下,六、会议中的问题,1、暂停会议休会20分钟以上; 2、参与第三者的意见; 3、将双方意见列表比较; 4、进行不记名投票; 5、重整双方意见提出新的方案; 6、重申共同利益目标。,对策,(四)争功诿过,六、会议中的问题,1、应制止不当的发言,并给予其适当的肯定; 2、引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。,对策,(五)垄断会议,六、会议中的问题,1、巧妙地阻止其行为; 2、指派工作给喜欢垄断会议的人去做; 3、将视线避开垄断者。,对策,(六)情绪化,六、会议中的问题,1、对发言者的情绪表示理解; 2、振奋士气,拟定共同目标; 3、中途休息或结束会议并安排续会时间; 4、以小故事、挑战性问题或节奏的改变,重新鼓动与会者兴趣。,对策,(七)时间不足,六、会议中的问题,1、选择重要的议题进行讨论; 2、限制发言人数; 3、限制发言时间。,对策,(八)与会者分心,六、会议中的问题,1、假定交谈内容与主题的相关性,问其愿否分享他们的看法; 2、作短暂的停顿,甚或稍作休息; 3、多数人分心则暂停会议; 4、如少数人分心则不予理会或将发言作短暂停顿。,对策,七、如何减少会议问题,1、建立正确心态; 2、回避失效会议; 3、有准备的赴会;,七、如何减少会议问题,4、借用名家之言; 5、借鉴以往经验; 6、做好会前疏通;,七、如何减少会议问题,7、谋求沟通方法; 8、重视活用数据; 9、树立良好形象;,七、如何减少会议问题,10、保持积极态度; 11、协助控制会场; 12、核对会议清单。,感觉与事实,昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗內的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。,判断问题,以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打 1、店主正在收拾店面时,有一个男人出现。 2、那个男人是強盗。 3、此事件发生于昨晚九点过后。 4、打开橱窗的男人是店主。 5、強盗抓取橱窗內物品后迅速跑出店外。

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