会议高手
58页1、,会议高手,主讲人:田仲君,我们的大厦宽敞而开放,它向一切人开放,无论他们是持相同意见还是持反对意见。,别人无心说一句话,不要有心去歪曲它,听到好话要感恩,听到坏话要善解。,目 录,会议解读,与会态度,会议管理,会议,与会相关技巧,目 录,会议中的问题,如何减少会议问题,感觉与事实,一、会议解读,(一)会议: 会议是人们怀着各自相同或不同的目的,围绕一个共同的主题,进行信息交流、商讨的活动。,一、会议解读,(二)会议内容: 会议主题 会议目的 会议议程 会议决议,一、会议解读,(三)会议功能: 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练,二、与会态度,(一)热衷与厌恶 会议是一种工具,一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度 。客观地说,会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此,我们有必要恢复会议的真面目。,二、与会态度,(二)热衷会议的人 热衷会议的人总是强调会议的必要性,甚至认为它是不可缺少的。 假使不召开会议,一个机构可以存活下去吗?,二、与会态度,探讨: 不用开会,如何发挥会议功能? 1、提供信息(便条、备忘录、书面报告等) 2、汇集信息(书面报告、邮件等) 3、解决问题
2、(亲历、授权等) 4、宣传政策(书面宣传、个别宣传等) 5、培育训练(阅读书刊、函授课程、个别指导、外派学习、企校联合等),二、与会态度,(三)厌恶会议的人 就厌恶会议的人来说,会议不但没有什么益处,而且有害。但当我们面对滥于开会的现状后,将不得不承认这种态度的产生并非毫无根据。,二、与会态度,探讨: 哪些会议是基于不正当的理由而召开的? 1、为满足无聊愿望而开会; 2、为符合惯例或传统作风而开会; 3、为攀比而开会; 4、为表功而开会; 5、为推卸责任而开会; 6、为逃避个别接触所可能产生的难堪而开会。,二、与会态度,探讨: 如何消除基于不正当的理由而召开的会议? 1、偶尔取消一两次会议,以检验这类会议的需要程度; 2、将预定会议延期举行,或将其议程并入下次会议的议程之中,以减少会议次数; 3、局部或全部取消例会,集中需讨论议案,视情部召开开会; 4、制定会议政策,所有会议都要由上级批准才能召开。,二、与会态度,小结: 会议是一种可以帮助我们发挥“提供信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段,但它并非是发挥该功能的唯一手段,也未必是最好的手段,应设法减少那些基于不正当的理由而
3、召开的会议。同时在考虑召开会议之前,应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率。,三、会议管理,(一)与会资格: 1、了解实况的人 2、有权做决定的人 3、重大关系的人(执行者或关心 此会议的人),三、会议管理,(二)会议通知需知: 会议名称 会议目的 会议时间 会议地点 会议议程 会议准备资料 与会人员 主办单位,三、会议管理,会议通知范例,三、会议管理,(三)议程设计: 1、由重要到不重要会议开始时即讨论重要的议题,以免延误时影响到后面的重要议题。 2、由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 3、由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触不熟悉的议题造成挫折感。,三、会议管理,(四)与会规则: 1、要守时,坚持到底; 2、要做事前准备; 3、针对主题主动发言,简短扼要; 4、对事不对人,不做人身攻击; 5、予以真诚的肯定及赞美; 6、倾听他人发言; 7、用积极的话代替消极的发言; 8、以探询、谦虚代替主观论断。,三、会议管理,(五)主持会议的原则: 1、以人为本应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员受尊重且能夠自我发展
4、; 2、停止操控应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议; 3、目标与过程兼得在过程中达到目标,让每个人享受到学习的过程; 4、对事不对人; 5、感觉与理性兼顾; 6、解決问题也处理情绪。,四、会议,(一)角色 有人说:“会议的有如乐队的指挥。”确切的说远不只如此,因他扮演了诸多的角色:提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策、培育训练。,四、会议,(二)的工作 1、发言的促动; 2、工作分配的促动; 3、创意的促动; 4、问题的促动 ; 5、感情的促动。,四、会议,(三)注意事项 1、独占发言避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间; 2、火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突; 3、优柔寡断要思路清晰,对决意事项要果断、明确; 4、加入冲突应站在中立的立场来化解冲突; 5、操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。,四、会议,(四)如何开场 1、背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 2、会议目的; 3、议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间
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