毛豆先生讲会展:会议管理艺术
44页1、会 议 管 理 艺 术 宁波人事局,商务部研究院中国会展经济研究中心 副主任 中德合作重庆海钠会展研所 所长 重庆工学院 教授 清华大学会展管理专业顾问,应丽君,2004-11-21,一、 开会的重要性 二、 成功会议管理 三、 会议组织与管理艺术,一、开会的重要性,1.会议业概述 2.会议的涵义,会议业概述 理论观点之一: 会议经济是市场经济的阶段性产物 每年全世界举办的参加国超过4个、参会外宾人数超过50人的各种国 际会议有40万个以上,全世界国际会议的消费总额达到多亿美元。 间接经济效益: 1:9 欧美会议市场份额从下降到家;亚洲市场正快速的发展趋势: 会期变短,平均4天,与会人数减少 中国十年内将成为世界会议领头羊 1998年 34位 2004年 18位 上海成为世界会议业关注的热点 每两天就有一个国际性会议召开,的居民能用英语和老外交流,半 数市民有机会接受大学教育,每天有万旅客从天上“飞”来,每年入境 游客要占本地人口数量的,平均每位居民一天能赚上美元。 国际会议协会ICCA,义乌,沪宁杭会议战略生态群 图 资料来源CEI 2003年3月,会议业 指为会议业直接提供物质、文
2、化、信息、人力、 智力、管理等服务和支撑的部门和行业的总称。会 议业所包括的部门和行业涉及到第一产业、第二产 业和第三产业的众多部门和行业。,会议行业,国家会议经济,会议产业链,会议场馆,与会者,会议企业,三大效益,会议服务,城市会议经济定位5要素 城市经济 城市会议经济水平 场馆 城市会议行业现状 相关产业成熟度,我国会议市场供需矛盾与新的市场发展趋势 垄断利润走向平均利润,市场秩序逐渐走向规范 会议市场进入由数量级增长向质量型结构性调整阶段的前期 提高会议服务能力成为会议企业市场竞争的法宝,优质 服务是企业生存的根基,什么是会议 汉字“会”: 合、聚合、会合。书禹贡:“会于渭讷”。 会见、会客。谢惠连雪赋:“怨年岁之易暮,伤后会之无因” 时机、际会。后汉书周章传论:“将从反常之事,必将非常之会” 为一定目的而成立的团体、组织集会。 现代会议的含义: 指围绕一定主题、在一定时间和地点由特定的人群聚会而形成的各种类型会议,如国际会议、研讨会、论坛、年会等。,会议的特点 群体活动 规定地点 主题明确 时间限制 交流信息为目的,会议类型 Convention: 会议 Congress:大型
3、会议 Conference:专业会议、学术会议 Meeting:大会、集会、聚会、研讨会 Group:小组会议、培训班,大型会议(Congress) 一大型会议: 大会;专业人员代表大会 (美国等国)国会、议会;国会(或议会)会议(期) 聚会、会议 举办条件: 1、 多数在不定的地点、在一定的时间内举办的人数较多的聚会。 2、 题目限定在一定的范畴之内 3、 每次举办的含有多种的交流方式。 导入式的讲演 采取开放式的交流沟通形式 4、 大型会议的规模大、组织复杂、筹备期长、组织工作的水平较高。 5、 场馆要求高 6、 对技术和人员的服务要求极高 7、 参与者为企业公差或个人自愿,国际会议:International congress 1、定义:至少四个国家参加的大型的会议称为国际会议。 德国对“国际会议”按以下三个标志来加以界定: 在德国的国际组织的成员举办的 国内或国际组织共同举办的 德国国内与国际机构共同在德国以外举办的 2、国际会议的基本标准: 参会者 会期 由不同的专业服务构成 筹备时间 备注:综合性的、较长的准备期是对举办会议活动计划的必须条件,中、小 型 会 议 举办特点:
4、 中、小的规模 举办期较短 题目选择有限 目标的确定和题目的确定与大型会议大同小异 通常只举办一次 计划和准备时间要求不多 “中、小型会议”, 以国内与会者居多 组织工作和场馆的要求不高 交流对话的方式简单 中小型会议的基本标准: 参加者 会期 会议服务的内容不复杂 计划周期,会议举办的基本条件 较好的基础设施 国际性的场馆 四通八达的公路网络 酒店等接待能力 酒店综合信息 旅游资源丰富 城市环境优美 第三产业发达 定票系统先进,波纹效应开会的重要性,信息就是权利,精神领袖价值,理念价值.,体验价值,第三方认证价值,信息传播价值,二、成功会议管理 需要有效的组织技巧,导致会议举办效果不佳的六大误区 主题不明或者多个主题 过程控制松散 缺乏权威主持人 会议主导者误导 群体冲动决策 与会者角色含糊,会议产品 通过会议举办活动由会议组织机构开发的一种产品,是由会议组织、与会者、会议场所、会议服务4个基本要素构成的服务,具有主题性、无形性、生产与消费同步性、易逝性和体验性等五大特点。,主题性 会议以主题为产品设计的前提。 无形性 区别于工业产品有形性特征,会议产品因一个主题概念而 存在,因提供
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