《秘书学》课件3章

1、第三章 秘书职能环境,主要内容,思考练习,案例导入,知识体系,学习目标,了解秘书职能环境构成的纵向层次 了解秘书职能环境构成的横向要素 理解秘书职能环境支撑因素 理解资源发展的导向性 理解资源配置的促动性 了解领导活动 理解领导者、被领导者、作用对象 及环境间的关系 理解领导活动与秘书工作的关系,能处理与上级与下属与部门的关系 能把握资源变化的机遇性 能明确领导需要怎样的秘书 能正确对待异性领导 能处理好与领导班子的关系,第二节 秘书职能环境资源,第三节 领导对秘书的导向,第一节 秘书职能环境构成,第四节 秘书与领导的关系,第一节 秘书职能环境构成,一、纵向层次,本节点睛,二、横向要素,相关链接,三、职能环境关系,环境是一个开放的大系统。秘书职能 环境与其他环境系统一样，具有整体性、 层次性、动态性。,一、纵向层次,秘书职能环境可分为三个层次，即秘书 机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、 秘书所在组织的外部环境（见图3-1）。,图3-1 秘书职能环境纵向层次,秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、

2、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。,（一）秘书机构内部环境,形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件： 要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、 具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人； 要有健全的工作制度； 要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的 工作流程； 要形成灵敏的信息处理及综合加工机制； 要形成和保持和谐的人际关系； 要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。,（一）秘书机构内部环境,（一）秘书机构内部环境,秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部 一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。 组织内部环境主要有六方面（见图3-2）。,（二）组织内部环境,图3-2 组织内部环境,组织外部环境是一个庞大的、具有层次 的、开放的、相互联系的系统。 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组织 提供物质、能量和信息，同时也提供生存、 发展的空间。秘书机构、秘书及秘书工作是 依托组织管理而存在的。外部环境对组织管 理的各种影响，都直接关联着秘书部门

3、、秘 书及秘书工作。,（三）组织外部环境,二、横向要素,秘书职能环境与整个社会环境是融为一 体的，由社会经济、政治、科技、文化等要 素所决定。与其他社会成员所处的具体的环 境相比，这些要素对秘书职能环境的影响， 既有共同性，又有某些特征。,经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水 平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运 行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分 配状况等。经济环境对各类社会组织的生存和发展 有着极为重要的影响。 经济环境对秘书工作的影响有以下几方面： 经济环境为秘书工作提供物质基础； 经济环境影响秘书工作的业务内容； 经济环境影响秘书开展业务活动的形式。,（一）社会经济环境,政治环境主要指国家政治制度、政治体 制、政治目标、方针、政策、法律、法规等 方面的政治文明程度。它反映了国家的政治 意志和人民的政治权利，对组织和领导行为 的政治方向有着直接影响。 秘书工作要适应其特定的政治环境必须 做到四点。,（二）社会政治环境,秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政 治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动； 秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持 良好的

4、沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门 保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导 人遵从依法行政的调控，依法经营和管理； 秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权 利和合法权益，维护平等的人格地位； 秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会 政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经 受特殊的考验。,（二）社会政治环境,社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值 观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社 会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳 定性。 社会文化环境对秘书及秘书工作的主要影响： 它影响秘书的综合素质； 它影响秘书事务辅助、参谋智能辅助和综合协 调辅助的有效性； 它影响秘书工作的效率。,（三）社会文化环境,科学技术环境是指与组织生存发展相关 的科学技术、工艺设备、原材料、动力、产 品、管理流程等方面的水平、成果、发展状 况及条件，相关科技理论研究成果及转化为 社会生产产业的能力等。 科学技术环境对秘书工作的影响： 影响其办公设备与手段的先进性； 影响其思维方式； 影响其学习及创新能力。,（四）科学技术环境,三、职能环境关系,秘书职能环境关系，指的是对

5、秘书职能 活动影响最直接、最具体的与纵向层次机构 的关系、与横向部门机构的关系、与社会公 众的关系及人际关系。,秘书工作与纵向层次机构的关系，指的 是与本组织领导层的关系、与上级领导机关 的关系、与本组织下属机构的关系等。 秘书要处理好与上级领导机关的关系， 首先要遵从其领导，其次要加强服务，再次 是加强沟通与协调。 秘书要协助本组织领导者对其下属机构 实施有效领导和管理，就必须处理好与下属 机构的关系。,（一）与纵向层次机构的关系,秘书与横向部门机构的关系，既包括与本 组织内各职能管理部门的关系，也包括上级机 关职能部门及不相隶属的有关部门的关系。 秘书与横向部门保持良好的相互配合关系 必须要做到以下三点： 要做好综合性办公服务； 要尊重部门的职能管辖权； 要保持密切有效的沟通。,（二）与横向部门机构的关系,（二）与横向部门机构的关系,秘书组织内外的社会公众是开展领导和管理活 动的社会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务， 也必须要以此为基础。 秘书与社会公众的关系状态（见图3-3）。,（三）与社会公众的关系,图3-3 秘书与社会公众的关系状态,秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践

6、 中的人与人之间的关系。 和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人 际环境氛围。秘书要珍惜和利用和谐的人际环境， 协助领导形成和优化良好的人际环境（见图3-4）。,（四）秘书与人际关系,图3-4 和谐的人际关系的建立,表3-1 针对人际关系问题要注重的方面,（四）秘书与人际关系,人际关系方面的问题，是通过教育、引导、组织 协调，最终能够得到解决的，具体如表3-1所示。,（四）秘书与人际关系,天长地久“同事情” “同事文化”势在必行 同事有更多的共同语言。但不同年龄段，不同 行业的就不同，这不仅有性格上的差异，更有观念 上的本质差异。 积极参与“同事文化” 同事之间利用业余时间共同消遣一番，不仅能 增进友谊更能减压，是都市白领们普遍需要的感情 调节剂。 工作第一友谊第二 对流行的“同事文化”，既要热情参与，又要冷 静对待。,第二节 秘书职能环境资源,一、环境资源的支撑,本节点睛,二、环境资源的制约,相关链接,特定职能环境资源对秘书工作的支撑 和制约，是每一位秘书工作者都必须准确 把握的。,一、环境资源的支撑,秘书工作与领导和管理工作一样，在特 定的职能环境中运作，以环境资源为基础， 进行

7、与特定环境的物质、能量、信息交换， 展开各项业务活动，充分发挥其职能作用。 正确有效地利用职能环境资源的支撑作 用，是有效发挥秘书工作职能的前提。,资源发展的导向性表现在三个方面 （见图3-5）。,（二）资源发展的导向性,图3-5 资源发展的导向性,1. 社会环境资源为秘书工作产生、发展， 与时俱进提供了基础性的时代推动力； 2. 社会各界、各不同社会领域都有秘书工 作。行业环境资源是秘书综合辅助和服务具有 广泛适应性的基础； 3. 各管理层次环境资源是该层次秘书工作 为其领导和管理提供综合辅助和服务的基础； 4. 秘书所在岗位的环境资源，是秘书开展 其具体业务工作的基础。,（一）资源供给的基础性,适应性促动，工作绩效使得秘书必须适应这种变 化，促动自己不断增长才干，提高工作效率； 诱导性促动，功利性诱导是调动人的主观能动性 的有效办法。未来发展远景、事业发展目标、按劳动 成果的物资分配和荣誉报偿制度及职务升迁等，对秘 书工作人员提高自己的工作能力和工作效率产生极大 的促动作用； 比较性促动，在公平竞争和稳定发展的客观环境 里，秘书人员及其他工作人员都在自身的工作岗位上 竞相谋求发展。

8、处于领先地位的不愿落后；处于后进 地位的不甘后进。这样，在与身边人、同事和同行的 比较中，不断产生向前发展的促动力。,（三）资源配置的促动性,社会资源在自然与社会变化及人类的创新活动 中也在不断变化。不少新的环境资源被开发和利用； 不少旧的资源在衰老和枯竭。 善于发现和利用新的资源并以创新手段优化其 工作效果的，就能抓住机遇，取得比别人更好的发 展途径。 秘书在为领导者综合辅助和服务的实践中，若 能根据领导工作发展的需要，在自身的业务活动中 进行创新，有效提高工作质量和效率，就能抓住发 展机遇，取得良好的发展成效。,（四）资源变化的机遇性,二、环境资源的制约,秘书职能环境资源与秘书工作是互动关系。秘 书在职能活动中要开发利用环境资源，客观职能环 境中的资源条件也 能对秘书及秘书工 作产生不同形式、 不同程度的制约和 影响。 秘书职能环境 资源的制约体现在 四方面（见图3-6）。,图3-6 秘书职能环境资源的制约,秘书职能环境的信任度，是指秘书工作对象及秘 书业务所关联到的组织内外公众对秘书的信任程度。 要提高职能环境的信任度，秘书必须做到的： 要忠于职守，严格按组织规范办事，不折不扣完

9、成各项任务，增强领导和同事对自己的信任感。 在与各方面配合中诚恳、务实、严守诺言、热情 合作，共同完成任务。 在公务服务中对组织内外公众讲真话、言必信， 行必果。 要事事从组织功利出发，不掺杂个人功利，严守 规范，克己奉公。,（一）信任度,秘书职能环境的和谐度，指的是组织运 转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书 工作中与各相关方面协同配合的和谐程度。 提高职能环境的和谐度，秘书必须做到： 要增强主动配合的服务意识； 要态度谦虚，尊重别人、真诚合作； 要加强沟通，促进相互理解和信任。,（二）和谐度,职能环境的开放度，是由秘书所在组织 及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能 量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所决 定的。 如何提高职能环境的开放度： 要靠领导者增强组织管理及领导活动的 开放性； 秘书开阔视野，在业务活动中主动联系 实际、联系群众，加强沟通。,（三）开放度,职能环境的自由度，是指秘书主动按领 导工作需要开展业务活动，即发挥主观能动 性的程度。 当秘书获得较大自由度后要做到： 严格地规范自己的行为，自觉遵从组织 纪律和约束； 准确地认识客观职能环境及其变化，在 适应客观职能环境、有效吸取环境资源、遵 从环境规范的基础上，通过努力工作取得卓 越的工作成效，逐步优化职能环境。,（四）自由度,秘书职能环境与职能场 只有在秘书有能力满足领导工作需要的情况下， 其职能场大小才能与领导工作需要相吻合（见图1）。,图1 职能场大小与领导工作需要的吻合,第三节 领导对秘书的导向,一、领导活动与秘书工作,本节点睛,相关链接,二、领导需要怎样的秘书,领导对秘书、秘书工作的作用，关键在 于领导需要怎样的秘书，需要营造和维系怎 样的秘书职能环境。,一、领导活动与秘书工作,（一） 领导与秘书工作 领导是领导者为了实现预定的目标，采用一定 的组织形式和方法，率领、引导、指挥、协调和控 制被领导者完成预定任务的活动过程。 领导的作用形式一般可分为推动形式和引发形 式两种。 推动形式：属于法定的权力运用形式； 引发形式：属于非强制性的感召力影响形式。,领导活动区别于其他活动的显著特征 （见图3-7）。,（一） 领导与秘书工作,图3-7 领导活动区别于其他活动的显著特征,秘书工作伴随着领导活动产生发展，秘书工作 是领导活动不可缺少的辅助和服务环节（见图3-8）。,（一） 领导与秘书工

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