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(工作计划)时间管理培训教材-计划与合理安排(ppt

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  • 卖家[上传人]:繁星
  • 文档编号:88156051
  • 上传时间:2019-04-20
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  • 常见问题
    • 1、计划与合理安排Planning and Prioritizing,www.YS-U.com,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,掌握时间盘点方法 用20/80或第二象限法区分日常工作 能根据SMART原则有效制定目标 掌握制定计划的有效技术,培训目标,YS Corporate Presentation,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、了解计划的技术,培训内容,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,目录,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,目录,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,YS Corporate Presentation,本章重点,1、时间盘点 2、有效的时间管理原则,YS Corporate Presentation,YS Corporate Presentation,常见问题,一、正在埋头写计划,电话又响了 二、正在办公室写汇报,

      2、客户来了 三、会议开了一整天了,还没什么成果 四、手上的工作越干越多,越干越乱 五、比谁都忙,到处“救火” 六、刚给下属布置完工作,还是不放心 七、沟通了无数次,越沟越不清 八、办事拖拖拉拉,今天拖明天,明天拖后天 九、工作抓不住重点,重要的不做,不重要的抓住不放 十、粗心大意,经常陷入空想和琐事不能自拔 十一、该说“不”却不说,碍于情面答应,却无法按时兑现,YS Corporate Presentation,时间管理盲点,一、忙就好 二、时间管理没用 三、身不由己 四、江山易改,习惯难移,YS Corporate Presentation,时间价值分析,YS Corporate Presentation,时间清单分析,YS Corporate Presentation,分析哪些问题,一、计划性如何 二、有多少时段记不起来做什么 三、浪费/超时多少(50%) 四、时间利用率(30%) 五、各工作事项、延误、浪费了多少时间 六、一个工作日中,总共浪费了多少时间 七、寻找原因与对策,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,工作紧急性分析,紧急性

      3、,工作事项,YS Corporate Presentation,分析要点,一、每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作 二、“非常紧急”的工作事项,如果频繁发生,应考虑授权,制度、产品质量等重大问题与时间管理无关 三、“紧急”事项越多,时间管理问题越大 四、“紧急”、“非常紧急”、“不紧急”事项,时间比重越大,时间管理问题越大 五、除“非常紧急”外,分析所谓“紧急”事项是否真那么急,YS Corporate Presentation,工作重要性分析,重要性,工作事项,YS Corporate Presentation,分析要点,一、每日、每周、每月最重要的是哪三项工作 二、“非常重要”的工作事项,如果很紧急,则与时间管理无关 三、“重要”的工作事项越多,时间管理就越合理 四、一定要消除“不重要”的工作事项,通过授权压缩“不很重要”的工作事项 五、特别注意对“重要”的工作事项进行分析,YS Corporate Presentation,高效益活动分析,分析,活动,YS Corporate Presentation,时间管理启示,一、你能说出你前三项高效益活动吗 二、优先做高效益活动 三、根据

      4、活动效益高低安排工作顺序和时间 四、对每年、每月、每周、每天的高效益活动有一个分析,以便心中有数 五、高效益活动的三个衡量指标:对目标(职务)贡献度高、自己去做的必要程度大、花费时间少。,YS Corporate Presentation,授权分析,授权程度,工作事项,YS Corporate Presentation,时间管理启示,一、可以授权一定要授权,这样才能腾出更多时间做更重要的事情 二、下属没你做得好不代表永远没你做得好 三、授权刚开始会花费你较多时间,但下属一旦胜任,你就会节省很多时间 四、做那些应该授权下属去做的事情很可笑,意味着你在花时间做下属的事。,YS Corporate Presentation,会见分析,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,时间管理启示,一、会见前或会见开始时,约定会见所用时间 二、事先约定会见的具体目标 三、不良会见容易打乱其他时间安排,要坚决克服 四、学会对付无故拖延,YS Corporate Presentation,会议分析,YS Corporate Presentation,时间管理启示

      5、,一、主管用于开会的时间约占工作时间的20%,如何用好时间很关键 二、自行主持召开的会议主要有“部门例会”“专题讨论会”等,自己可以决定的会议,要事先评估开会的必要性 三、养成以简明书面形式而非简单口头通知开会,即使只有几个人或十几个人。 四、严格会议纪律 五、参加别人召集的会议,可请求召集人确定会议规则,以免浪费时间,YS Corporate Presentation,公出分析,YS Corporate Presentation,时间管理启示,一、外出频繁的主管,需进行公出必要性评估,以便压缩公出时间 二、合理安排拜访路线 三、合理安排拜访时间,YS Corporate Presentation,干扰因素分析,分析,干扰因素,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,时间管理启示,一、突发性干扰的大小顺序为 二、拖延性干扰中,最需要克服的为:缺乏自律,许多因素你无法把握,但是你可以把握自己。 三、谁干扰了你,偷走你的时间?谁对你的干扰最大,别人?你自己?,下属、上司、同事、客户、朋友、自己,大,小,YS Corporate Presenta

      6、tion,时间管理的原则,一、80/20原则 例如:80%的销售量来20%的客户 20%的工作占整个工作80%的价值,集中80%的精力做那20%的工作。 一天中的15件要做的事,占80%价值的只有三件,认真挑选这三件事。 误区:面面俱到、完全主义、平均分配,YS Corporate Presentation,80/20原则的运用,一、列出一天内所有的工作 二、对工作进行分类,YS Corporate Presentation,80/20原则的运用,三、时间和精力分配 四、工作价值分类 五、时间和精力分配,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,第二象限工作法,1第一象限 紧急 重要,2第二象限 不紧急 重要,3第三象限 紧急 不重要,4第四象限 不紧急 不重要,紧急,不紧急,重 要,不 重 要,YS Corporate Presentation,四象限原理解析,1紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作,2准备工作 预防措施,价值观澄清 计划 人际关系建立 真正的再创造能力 增进自己的能力,3造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多

      7、迫在眉睫的急事 符合别人期望的事,4忙碌琐碎的事 处理文件 电话 浪费性时间 逃避性活动,紧急,不紧急,重 要,不 重 要,YS Corporate Presentation,养成习惯,一、每周将工作排出优先次序 二、在高效时间里完成重要工作 三、授权 四、有效对付干扰 五、明确的生活和工作目标 六、保证一天内有一段时间不受干扰 七、会利用零星时间 八、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备,YS Corporate Presentation,养成习惯,九、文件柜、办公桌整洁、条理清晰 十、在固定的时间处理往来函件 十一、丢掉无用的文件 十二、将每件事善始善终,避免多头处理 十三、万不得以才召开会议 十四、常年使用工作效率手册 十五、学会休息、娱乐与业余爱好,YS Corporate Presentation,目录,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,本章重点,1、什么是目标管理 2、如何根据SMART原则设定目标,YS Corporate Presentation,目标

      8、管理的六个特征,一、上司与下属共同参与制定 二、与高层一致 三、可衡量 四、关注结果 五、及时的反馈与辅导 六、以事先设定的目标评估绩效,YS Corporate Presentation,目标管理的好处,一、抓住重点 二、关注结果 三、考核的依据明确 四、激发下属的承诺和工作的主动性 五、统一目标,劲往一处使 六、在各自层面上工作 七、下属能力提升和职业发展快,YS Corporate Presentation,目标设定常见的问题,一、目的与目标的混淆 2004年的目的:增收节支 2004年的目标:行政费用比去年下降15%,YS Corporate Presentation,目标设定常见的问题,二、定量目标与定性目标 定量目标:下半年销售额增加产15% 定性目标:下半年制定新的行政考核标准 定性目标的误区: 无法衡量 方法:制定时同时定出标准,YS Corporate Presentation,目标设定常见的问题,三、多重目标的问题 例:2004年人事助理目标: 1、7月完成毕业生接收 2、5月完成所有员工档案计算机管理 3、10月建立公司人才储备库 4、12月建立分类测评系统 要点

      9、: 1、分清主要与次要目标 2、目标在3-5个内即可,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,目标设定常见的问题,四、目标冲突 例:2004年下半年目标 目标一:减少销售费用 目标二:增加两名业绩最好的销售人员的工资,作为激励 要点: 1、评估冲突的重要性,在目标间确立优先顺序 2、发现和使用新的工作方法和技巧 3、权衡长期目标并面对当前问题 4、分析如果不牺牲任何目标,是否能解决冲突;必须择一,延迟较不重要的,发生冲突,向下属说明原因,如何解决以及这样做的目的。,YS Corporate Presentation,SMART原则,Specific 详细明确,Measurable 可以量度,Attainable - 可实现的,Relevant - 相关的,Time bound 订明时限,SMART原则,YS Corporate Presentation,制定符合SMART原则目标范例,YS Corporate Presentation,SMART原则,常用词语: 开发、设计、发送、修正、完成、训练、制作出、生产出、编写出、检验出、销售、执行、解决、提高、研究、达到、降低、维持、运输、修建 避免词语: 明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、实现、合理地、精确地,YS Corporate Presentation,设定目标的步骤,第一步:正确理解公司的整体目标,第二步:制定符合SMART原则的目标,第三步:检验目标是否与上司的目标一致,第四步:列出可能的问题和障碍,找出相应的解决方法,第五步:列出解决目标所需要的技能和知识,第六步:列出达到目标所必须的合作对象和外部资源,第七步:确定目标完成的日期,YS Corporate Presentation,目录,一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划,来自资料搜索网() 海量资料下载,YS Corporate Presentation,本章重点,1、计

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