基本建设项目档案管理体系的建立(幻灯片)

1、如何做好基本建设项目档案管理工作,唐山热电公司 马雅飞,基本建设项目档案管理体系建设 基本建设项目档案管理业务建设,一、基本建设项目档案管理体系建设,（一） 、建设项目档案工作制度与标准,（二）、建设项目档案管理要求与职责,（三）、建设项目档案的工作计划与目标,（一）、建设项目档案工作制度与标准,基本建设项目档案资料管理暂行规定（国家档案局、国家计委1988年3月发布） 重大建设项目档案管理登记办法（国家档案局1997年8月发布） 城市建设档案归属与流向暂行办法（国家档案局1997年7月发布） 重大建设项目档案验收办法（国家档案局、国家发改委2006年发布） 国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范DA/T28-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002 照片档案管理规范GB/T 11821-2002 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822-2008 技术制图复制图的折叠方法GB 10609.3-2009 电力工程竣工图文件编制规定DL/T 5229-2005 石油化工建设工程项目交工技术文件规定 SH/T3503-2007,制定本企业制度与标准,1、

2、XX基建项目档案实施细则 主要内容：本项目档案组织管理原则、各参建单位档案管理职 责、文件归档范围、文件编制要求、竣工图编制要求、文件的整理 与归档要求、案卷质量标准、各种档案目录格式标准 2、XX项目档案分类标准 参照国家、行业、集团公司及大唐国际相关标准制订本企业的 档案分类标准，分类表是项目文件系统整理的纲领性文件。 3、技术资料管理制度（图纸发放、调试资料、设备开箱） 是做好文件、资料传递和过程控制的保障,（二）、建设项目档案管理要求与职责,统一领导，分级管理（机制保障，基本要求） 项目档案管理法制化（纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理、工程质量管理体系） 设置专门机构、专职档案人员；安全保管和利用设施 应用计算机管理,档案人员的要求,一是要了解掌握整个工程建设程序和工程概况 二是强化对参建单位的业务指导 三是促进参建单位项目档案管理意识提高 四是及时解决项目档案遇到的问题，为各参建单位服务 五是起到监督管理工作，对档案管理不到位的参建单位进 行有效的监管并提出考核要求，同时档案管理人员开展工程项目档 案培训，认真学习档案管理理论知识以及项目管理应用文件，并应 用到工程管

3、理。,各参建单位管理职责,（三）、建设项目档案的工作计划与目标,1、制定项目档案管理全过程计划 2、制定档案管理阶段计划 3、制定项目档案整理计划 4、制定档案验收计划,1、档案管理总体目标 （标准、目的） 2、档案资源控制目标 ( 法人、各参建单位） 3、档案整理目标 （案卷编制、电子文件挂接） 4、档案考核目标 （法人、各参建单位） 5、档案验收目标 （优秀、合格）,二、基本建设项目档案管理业务建设,（一）、项目文件的管控与归档整理,（二）、建设项目档案的移交与验收,合同控制 在项目建设中，合同是法定约束的重要前提，项目档案积极 利用合同管理强化项目档案合同控制。在设备采买合同中，明确 档案资料条款，约束设备随机资料的种类、份数、数量等。施工 合同明确竣工档案的交付套数、质量、时间等。设计合同中注明 最终版竣工图的编制要求，并在合同付款结算时要有档案人员对 档案资料移交是否齐全进行签字确认。从而保证竣工档案的标准 化和规范化。,（一）、项目文件的管控与归档整理,文件过程控制 项目管理性文件应由专人管理，专人传阅办理，当办理完毕后实现了及时归档，从源头保证文件归档的及时性和准确性，同

4、时参照归档范围和立卷要求及时对项目前期文件和过程文件进行立卷归档。,建设项目文件管控,建设项目文件管控,施工文件控制 档案人员参加工程监理例会，积极对施工文件档案的管理提出管理要求并协调解决档案工作中遇到的问题。利用各种检查手段积极推进施工文件的管理和建档工作，积极管理协调监理公司的档案管理职能。利用监理公司的工作程序，监管施工文件的规范化、标准化。,建设项目文件管控,设备随机资料控制 坚持设备开箱档案人员到场进行清点档案资料，档案人员对照设备随机资料管理种类和数量逐一核对，保证档案资料齐全后，按照发放要求进行复制分发，保证项目建设现场的使用要求。,建设项目文件管控,竣工图控制 合同控制：合同规定竣工图编制深度、质量、份数、电子版格式要 求、交图日期 规范控制：严格执行电力工程竣工图文件编制规定（DL/T5229） 石油化工建设工程项目竣工验收规定（SH3904-2005）要求，由设计院 进行竣工图的编制。 管理控制：建设单位负责提供工程全部的设计变更、变更设计、工程变 更洽商等与工程变更的有关文件，并组织施工单位和监理单位审核确认，提 交设计单位编制竣工图。这是保证竣工图质量的重要环

5、节。竣工图编制完成 后由监理单位对其齐全、准确、真实情况进行审核签字确认。,建设项目文件归档,项目文件的归档：是指档案部门按照归档范围和归 档要求收集并经过价值鉴定，准备进行系统整理的过程 项目文件的质量要求 项目文件的归档时间 项目文件的归档份数,建设项目文件归档,质量要求 字迹、载体符合档案耐久性要求 原件归档 各种文件材料纸型、字体、字号应统一 各参建单位的变更单、联系单、通知单、会 议纪要等文件材料要有文件题名和统一编号 重要文件应有责任人亲笔签名，并注明日期 档案装订、制成材料及卷皮必须符合档案管理要求,建设项目文件归档,归档时间： 项目文件归档时间，应由文件形成单位根据文件形 成的阶段或项目完成情况，按项目建设程序收集归档。 火电：试运结束后45（达标投产）天内 90天 水电：试运结束后90天内 风电：竣工后90天内,建设项目文件归档,归档份数： 归档文件一般一式一份，文件为原件； 设计院编制的竣工图为两套原件； 电子文件三份（一份封存、一份异地保管、一份提供利用）； 一个项目同时建设两台以上机组的，机组竣工图和设备图应该是每台机组各存一套。,建设项目文件的整理,项目文件的

6、整理：是指按照一定原则对在项目建设 中形成的有价值的各种形式文件材料进行系统整理使之 有序化的一个过程 分类 组卷 卷内排列 案卷编目 案卷装订 特殊载体（照片、电子文件）,建设项目文件的整理,分类（整理工作的第一步） 档案的分类是依据一定标准，按照档案来源、时间、内容和形 式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。,建设项目文件的整理,组卷： 就是按照一定原则和方法，将一组具有内在联系的文件，以 卷或盒的形式组合在一起 前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段（一般按问题进行整理、组卷、且宜组小卷） 施工文件（按标段、单位工程组卷） 调试文件（按系统、阶段、专业整理） 质量监督文件（按阶段、专业整理、组卷） 原材料质量证明文件（按专业、品种、型号整理组卷） 设备文件（按专业、系统、台件整理组卷） 监理文件（按专业或时间、文种整理组卷） 竣工图、施工图（按设计院提供的卷册总目录、按专业、卷册号整理组卷）,建设项目文件的整理,排列： 卷内文件排列是项目文件整理工作的重要程序，项目文件应按 文件之间有机联系进行排列，为文件编目打好基础。 1、应遵循文件形成规律，尽可能按文件形成

7、的程序、过程或 时间顺序排列。 2、要考虑文件在结构上的隶属关系和工作程序的衔接关系 3、区分主次、按文件的重要程度排列,建设项目文件的整理,编目： 定义： 是档案室对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是 档案管理中的一项重要内容 内容： 包括案卷封面编目(拟定案卷标题、确定和填写卷内文件起止日 期等),编制案卷目录和卷内文件目录、填写备考表 要求： 应遵循国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （DL/T28）和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/71182）,档案著录就是揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项 档案标引就是对文件或案卷的内容进行分析，从自然语言转换成规范化的检索语言的过程，即对内容分析结果赋予检索标识的过程。其中，给予文件或案卷以分类号标识的过程，称为分类标引；给予文件或案卷以主题词标引的过程，称为主题标引,建设项目文件的整理,案卷题名拟写应简练，不应过于庞统，也不能是简 单的罗列，一般有以下几种： 按问题、专业组卷：项目名称+问题（专业）+文种 按 单位工

8、程组卷：项目名称+单位工程名称+卷内文件内容+文种 单位工程分包：项目名称+单位工程名称+承包段项目名称+卷内 文件内容+文种,建设项目文件的整理,装订： 案卷装订是文件整理的最后一道工序。根据科学技术档案 案卷构成的一般要求项目档案可采用整卷装订与单份文件装订两 种形式。 前期及施工文件宜采用装订组卷方式 工程图纸可不装订 外文资料应保持原貌,建设项目文件的整理,照片档案的整理（六要素）： 1 事由：照片影像所反映事件、事物的情由。 2 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。 3 地点：被摄物所在的具体地点。 4 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。 5 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。 6 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人 注：归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式,建设项目文件的整理,电子文件整理： 归档电子文件的整理按电子文件归档与管理规范 GB/T18894规定的要求进行，按纸质档案分类或电子文件类别代码集中组织存储载体。 电子文件存储载体（光盘）宜按年度载体编号，载体种类用“GP”标识 每张电子文件存储载体（光盘）装具应贴标签，标签上应注明载体编号、类别代码、密级、保管期限、存入日期等信息。 电子文件归档，应将电子文件脱机储存（复制）至耐久性好的载体（光盘）上，一式三份，一套封存、一套异地保管、一套提供利用,建设项目文件的整理,(2) 案卷的系统化排列、上架、编目、编制检索工具 排列：按分类表顺序排列 上架：就是将实体档案按照一定规则进行上架排列。（工期机组、 分类号。由左自右，由上到下） 编目：编制全宗目录、案卷(文件)分类目录、主题目录、专题目录 和全宗指南等 编制检索工具：计算机检索：手工检索：全宗卷、案卷目 录、案卷文件目录、全宗介绍等 。,（二）、建设项目档案的审核与移交,审核： 1、施工文件完整、准确、有效性审核（工程技术人员） 2、档案的完整性、有效性、系统性审核（档案人员） 3、案卷质量审核（档案人员） 移交： 1、施工单位自检 2、监理单位审查（对不符合规范，提出整改意见） 3、项目档案的接收与办理移交手续,谢 谢 2014.08,

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