01 外贸部跟单工作流

1、外贸部业务操作流程 之 新手上路,客户就是上帝!,序,目的: 规范业务跟单操作程序,规避工作疏漏与失误,降低业务操作成本与风险. 范围: 适用于本部门对既有客户所有订单的跟踪、服务、处理过程。 责任：业务跟单员对其所跟客户的所有订单负全面责任。,第一部分: 如何处理客户邮件 电子邮件沟通是国际贸易最重要的沟通方式. 有效的处理客户邮件对于提 高沟通效率, 促成双方合作起关键作用. 有效处理客户邮件, 本公司本部门人员需要做到如下几点: 1, 会意: 领会客户邮件之要义. 着手点: A, 必须了解邮件发出时间,发件人基本信息(国家,抬头), 邮件主题 B, 邮件共涉及几个问题? 各问题重要性分别如何? 哪些问题可以立即 回答?哪些问题需要请示或者与其他部门沟通? C, 客人邮件是否更深层次的意思？是什么？ 2, 及时：回复客人邮件一定要及时 A, 普通邮件：小时内（不包括非正常工作时间） B, 紧急邮件：正常工作时间小时内 3, 完整：邮件回复必须建立在完全理解客人邮件内容的基础上, 内容 一定要完整.,A, 邮件格式必须符合常用贸易函电基本要求,注意“穿脚戴帽” B, 逐项回复客人问题

2、,并保证内容完整,无遗漏现象. C, 充分考虑到与客人邮件内容相关联的问题. 4, 精确: 保证邮件回复精确,需要做到两点: A, 精: 回复要专业,简单,明了! B, 准: 回复要有的放矢,不能答非所问. 内容要正确,避免常识性错误. 5, 礼貌: A, 回复客人要语气谦恭 B, 处理问题要礼节有加 C, 遇到抱怨要情绪控制 小结: 在理解客户邮件的基础上, 及时,完整,精确, 礼貌地回复客户邮件 是建立和维持良好业务合作关系的前提.,第二部分: 基本国际贸易条款 贸易条款,也叫贸易术语,或价格条款. 基本贸易条款按照风险与费用 界定范围可分如下: 1, EXW: EX-WORKS(卖方工厂交货). 出厂后的所有费用于风险由买 方承担. 2, FCA: Free Carrier(或交承运人). 本公司仅负责将货物送到承运人 指定地点或仓库即完成交货. 举例说明: A, 深圳交货: 本公司负责送货到深圳指定地点即可,不负责出口 报关与装运港手续费. B, 香港交货: 本公司负责送货到香港指定地点, 并负责深圳到 香港的运费与报关, 不负责香港的出口报关与手续费. C, FCA香港交货,

3、 香港通常叫FOR. 3, FOB: FREE ON BOARD(装运港船上交货,也叫甲板交货), 即 货物 越过船舷前的费用与风险由卖方承担, 货上船的费用与风险由买 方承担!,2，对客人PO的确认与PI的制作： 1）完成对客人PO的审查并对所有环节确认无误后，方能签回给客人。PO的回签必须有本部门经理或者是公司总经理完成！ 2）确认PO的同时，制作我公司自行格式的PI发给客人确认并签署。PI上必须显示如下内容： PI 号码、PO号码（如有）、PI日期、我司抬头、交货时间、付款方式、交易方式、货物名称、数量，单价、金额等。 3，合同评审表 对客人PO审查并确认后，即可立即制作并下达合同评审表。 合同评审表应包含下列内容： PI 号码、下评审表日期、下单人、交货时间、柜型、产品型号（客人型号/我司型号）、产品要求：包括颜色、材料、喷油移印，包装、箱，麦，装箱方式等！杜绝所有项目同前单现象！,客户就是上帝!,4，生产订单 1）信用证支付方式，生产订单可以在PO与PI确认后下生产订单。 2）出货前100%支付方式，生产订单可以在PO与PI确认后下生产订单。 3）生产前30%订金，生产订单必

4、须在收到银行水单后才能安排。 4）下生产订单必须本部门经理审核。 ）下生产订单同时必须提供给到本部门经理助理备案需由跟单员手写国家、客户名、要求出货日期。 ）生产订单必须完全反映客户要求。包含以下内容： PI 号码、下单日期、下单人、交货时间、柜型、交易方式、简易付款方式（如T/T 或）、产品型号（客人型号/我司型号）、产品要求：包括颜色、材料、喷油移印，包装、箱麦、装箱方式等！ ）生产订单中要求部分坚决杜绝“同合同评审表”现象。,客户就是上帝!,，首样确认： 范围定义：某客人对特定订单下的特定型号有特殊要求的成品外观部分。 ）在以下两种情况下必须签首样： * 新客人试单对我常规型号有上述成品外观部分有所变更的 * 既有客人续单对特定产品较前单有关上述外观部分有变更的 ）以下两种情况，本部门跟单人员不允许签样 * 针对Cosonic 常规产品，不管是试单还是续单，本部门人员不签样 * 本部门对客人试单有签样，续单相同型号又不存在变更的，本部门人员不签样 ）本部门任何人不允许签任何让步接受报告！,客户就是上帝!,，制单跟进 订单，订单下达后需要跟进的事项： ，注意包装资料、箱麦资料、装箱

5、方式、贴纸资料的跟踪与确认（与设计部） ，注意产品颜色、材料及其它同我司常规有变更部分的跟踪 ，注意跟踪订单上线耳机，包装安排时间，产品完成时间的跟踪 COSONIC常规订单，本部门跟单人员只需要跟进上述第项即可！,客户就是上帝!,，船务与关务 ）船务 * 客人与我司确认后，请求客人提供货代资料、收货人（Consignee)、通知人(Notify)、卸货港(Port of Discharge)、 目的地(destination)等信息！ * 客人提供货代资料后，联系货代请求提供空白订仓单 * 按照预定交货期，提前天安排订仓，不得有延迟现象！ * 生产允许的情况下，拿到后，于截关日前天安排装柜 * 出货时,跟单人员务必于接受货运司机托运单时核对集装箱号码 铅封号码! ）关务 * 报关资料内容： 销售合同一份；发票一份（散货情况下按监管仓要求）； 装箱单一份； 报关委托书一式三份；存仓委托书一份（散货） 核销单一份； 报关单一份(散货),客户就是上帝!,* 报关资料的缮制 ，一个订单总型号超过5个时, 有线耳机、无线耳机、麦克风于报关资料中分类列开 2, 一个订单总型号低于5个时,散货入仓

6、必须逐项列开,整柜则执行上述操作方式. 3, 两个或多个订单合并出货时, 依据型号多少择上述之一方式执行. 4, 如某单有两个或多个品牌,则需要依据品牌分别列开(例: COSONIC牌耳机 2000PCS; PEANUT 牌耳机 2000PCS). 5, 任何订单的报关资料中的装箱单上必须显示品牌,显示位置为 箱麦 右方5厘米处(例如: 品牌: COSONIC). 6, 并柜等情况特殊者, 报本部门经理视具体情况而定!,客户就是上帝!,8, 单据缮制 1) 提单(Bill of Lading)： 提单是国际贸易过程中的由承运人(Carrier)或其代理人（forwarder) 出给托运人（Shipper)的重要物权凭证！保证提单内容完整、精确是至关重要的！ * 提单资料（Shipping Instruction)需在装柜并由海关放行后，货柜装船前 提供 * 提单内容：提单必须包含如下内容并保证正确： 托运人(Shipper): L/C支付方式下,统一用香港公司地址. 收货人(Consignee)、通知人（Notify)、航次与船名（Voyage &Vessel) 卸货港（Port of

7、 Discharge)、目的地（Destination）、箱麦（Shipping Mark)、 货物描述（Description of goods): L/C支付方式下，货物描述必须严格与 L/C描述一致！T/T支付方式下，货物描述尽可能详细，必要时根据客人要求 逐项列出！ 毛重(G.W.)、材积、集装箱号与铅封号码。,客户就是上帝!,）商业发票(Commercial Invoice)： 商业发票是国际贸易单据中的核心单据，也是客户支付货款的依据。提供及时、完整、精确、专业的商业发票是国际贸易中十分重要的一个环节。 发票需要显示的内容： * 卖方名称、地址、联系方式（一般为发票抬头） * 买方名称、地址、联系方式 * 发票号码与日期：本公司发票号码一般同号码。发票日期不得迟于装船 日期，不得早于客人订单日期，本公司一般定出货日期。 * 集装箱号码与封条号码 * 船名航次 * 装运港、卸货港、目的地 * 品名、货物描述、单价、数量、金额 * 总金额的英文大写 * 买方的印章与签署 * 信用证方式下，严格按照信用争要求逐项缮制发票,客户就是上帝!,3) 装箱单: 装箱单需要显示的内容： *

8、 卖方名称、地址、联系方式（一般为发票抬头） * 买方名称、地址、联系方式 * 发票号码与日期：本公司发票号码一般同号码。装箱单日期同装船日期，不得早于客人订单日期，本公司一般定出货日期。 * 集装箱号码与封条号码 * 船名航次 * 装运港、卸货港、目的地 * 品名、货物描述、单价、数量、净重、毛重 * 信用证方式下，严格按照信用争要求逐项缮制装箱单,客户就是上帝!,4) 产地证: 出口原产地证的分类： * 一般原产地证(Certificate of Origin: C/O)： 用来证明货物原产地，适用 于各进口国家 * 普惠制原产地证.(Generalised System of Preference certificate of origin) 因表面为格式，故也成FORM A. 进口商凭借FORM A可是使进口货物享有最 优惠进口税率适用范围：普惠制协约国 缮制出口原产地证应注意的事项： * 本公司原产地证由第三方代办，因此出口方部分可为： 第三方抬头+代+本公司抬头(xxxxx Company on behalf Cosonic xxxx) * Consignee: Consi

9、gnee一般同提单上Consignee一致，Consignee与客人不一致切不在统一国家的情况下，跟客人沟通后而定！ * 运输方式与路线：与提单一致 * 目的港：与提单一致 * 发票号码与日期：与商业发票一致,客户就是上帝!,，汇票托收申请单 该两份单据为在跟单信用证与托收付款方式下的必备单据 两份单据的缮制见本部门样板！ 10, 跟收货款 1) 货到付款: 货到付款的情况下，可按如下步骤操作 * 出货后2个工作日内提供货柜照片、柜号、封条号给客人 * 装船后3-5个工作日内提供商业发票、装箱单、提单COPY、产地证COPY给 客人并告知ETD，ETA等信息，同时请客人于XXX日安排付款。 * 货物到港前10天，再次提醒客人支付剩余款项。 * 如果客人未能及时支付，需于到港前7天，前5天，前3天分别支付。 * 货柜到港前三天客人未能支付的，请通知货代于货物到港后暂HOLD。,客户就是上帝!,2) 信用证押汇与银行托收: 信用证分为：即期信用证与远期信用证， 本公司一般只接受即期信用证 银行托收分为：付款交单（D/P），承兑交单（D/A），本公司只接受D/P。 两中支付方式下需要注意的事项： * 出货后2个工作日内提供货柜照片、柜号、封条号给客人 * 装船后3-5个工作日内提供商业发票、装箱单、提单COPY、产地证COPY给 客人并告知ETD，ETA等信息 * 单据必须齐全: 信用证在单据要求中涉及到的所有单据必须全部备齐 * 单证相符,单单相符! 及所有单据及内容必须与信用征要求一致, 各种单据 之间内容必须一致: 例如: 商业发票中货物描述是”耳机”, 装箱单中必须是耳机而不能写”耳塞”. * 交单日期必须在信用证有效期限内. 因此及时准备并提交各种单据至关重要. * 快递提交单据必须留存快递单号、交单日期 * 各种单据必须复印留底以备查阅！,客户就是上帝!,3) 出货后XX天, 月结30天, 货到后X天 该几种付款方式一般本公司不领取提单,或者是直接送货到客人指定地点而 不需要报关, 因此具有一定风险. 在催收货款时需要注意的环节: * 出货后XX天. A, 于出货后当日或次日通知客人货物已出

《01 外贸部跟单工作流》由会员繁星分享，可在线阅读，更多相关《01 外贸部跟单工作流》请在金锄头文库上搜索。