会展项目计划管理课件

1、4 会展项目计划管理,教学网站: ,目 录,4.1 会展项目计划概述 4.2 会展项目范围计划管理 4.3 会展项目进度计划管理 4.4 会展项目资源计划管理,学习目标,掌握会展项目计划的涵义和形式； 理解会展项目计划的编制内容和程序； 掌握会展项目范围计划、进度计划和资源计划的涵义； 综合应用会展项目范围计划、进度计划和资源计划的方法和工具； 理解会展项目资源计划的编制依据和编制程序。,基本概念,会展项目范围计划 会展项目进度计划 会展项目资源计划 甘特图 WBS 网络技术,4.1会展项目计划概述,4.1.1会展项目计划的涵义 会展项目计划工作是项目团队成员在预算范围内为了完成会展项目的预定目标而进行的系统安排任务的一系列过程。,项目计划主要回答以下问题：,(1)什么(What)：项目经理与项目团队应当完成哪些工作。 (2)怎样(How)：如何完成这些工作和任务。解决这一问题时可利用工作分解结构(WBS: work breakdown structure),WBS是项目必须完成的各项工作的清单。 (3)谁(Whom)：确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员。 (4)何时(When)

2、：确定各项工作需要多长时间，以及具体于何时开始，确定每项工作需要哪些资源等。 (5)多少(How much)：确定WBS中每项工作需要多少经费。 (6)哪里(Where)：确定各项工作在什么地方进行。,4.1.2 会展项目计划的形式,会展项目计划按计划制定的过程，可以分为概念性计划、详细计划和滚动计划三种形式。,4.1.3 会展项目计划的编制内容,1.范围计划， 2.工作计划 3.人员管理计划， 4.资源供应计划, 5.进度报告计划， 6.成本计划， 7.质量计划， 8.变更控制计划， 9.文件控制计划， 10风险应对计划， 11.支持计划。,4.1.4 会展项目计划的编制程序,1.定义项目的目标并进行目标分解。 2.进行任务分解和排序。 3.完成各项任务所需要时间的估算。 4.以网络图的形式来描绘活动之间的次序和相互依赖关系。 5.进行项目各项活动的成本估算。 6.编制项目的进度计划和成本基准计划。 7.确定完成各项工作所需要的人员、资金、设备、技术、原材料等资源计划。 8.汇总以上成果并编制成计划文档。,4.2会展项目范围计划管理,4.2.1 会展项目范围计划的涵义 会展项目范围计

3、划就是以会展项目实施动机为基础，确定项目范围并编制项目范围说明书的过程。会展项目范围计划的依据是会展项目启动的结果，即项目章程、项目说明书和项目假设条件的确定等。,4.2.2会展项目范围计划的工具,1.工作分解结构（WBS ，Work Breakdown Structure） 项目工作分解结构是项目管理中最具有价值的工具，是制定项目进度计划、项目成本计划等多个计划的基础。它分解项目活动界定所依据的最基本和最主要的信息，是项目团队在项目实施期间要完成的工作或要开展的活动的一种层次性、树型的项目活动描述。,（1）WBS的作用。 （2）WBS的层次和编码。 （3）WBS的形式。,2.责任矩阵 责任矩阵是用表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的方法。它强调每一项工作细目由谁责任，并表明每个人在整个项目中的角色和地位。,4.2.3 会展项目范围计划的结果,1.项目范围说明书 项目范围说明书是未来项目实施的基础，有助于项目干系人之间达成共识。项目范围说明书一般包括以下内容： 1)项目的合理性说明，即解释为什么要进行这一主题会展项目； 2)项目可交付成果，形成项目产品清单； 3)项目成果

4、的简要描述，主要是定量标准，包括成本、进度、技术性能和质量标准等。 4)项目目标的实现程度，因为会展项目多属于创新性活动，这个过程不是一成不变的，而是随着会展项目的实施进展和外界环境的变化发生相应的变动； 5)辅助性细节,包括已识别的会展项目有关假设条件及制约因素的陈述。如假设活动当天的天气预报准确，户外的会展项目能够正常举行。,2. 项目范围管理计划 项目范围管理计划描述了对项目范围如何进行管理，项目范围怎样变更才能与项目要求相一致等问题。项目范围管理计划一般包括以下内容： 1)说明如何管理项目范围以及如何将变更纳入到项目的范围之内。 2)对项目范围稳定性的评价，即项目范围变化的可能性、频率和幅度。 3)说明如何识别范围变更以及如何对其进行分类。,4.3会展项目进度计划管理,4.3.1会展项目活动进度计划的涵义 进度计划是表达项目中各项工作的开展顺序、开始、结束时间及相互衔接关系的计划。会展项目进度计划管理就是为保证会展项目各项工作及总任务按时完成所需要的一系列的计划工作与过程。制定进度计划的目的是控制项目时间和节约时间。,4.3.2 会展项目进度计划管理的目的 1.保证按时获利以补

5、偿已经发生的费用支出。 2.协调资源。由于会展项目小组通常是临时组建的，某些项目小组成员或设备可能不属于会展项目经理直接管辖，需要对这些资源做出合理的预期和假设。 3.使资源在需要的时候可以利用。 4.预测在不同时间上所需要的资金和资源的级别以便赋予项目以不同的级别。 5.满足严格的完工时间约束。,4.3.3 会展项目进度计划管理的工具,1.甘特图（Gantt） 甘特图又称横道图，是应用广泛的进度表达方式，横道图通常在左侧垂直向下依次排列工作任务的各项工作名称，而在右边与之紧邻的时间度表中则对应各项工作逐项绘制道线，从而使每项工作的起止时间均可由横道线的两个端点表示。由于简单、明了、直观和易于编制，它成为项目整体的进度计划和控制的主要工具及高层管理者了解全局、基层安排进度或工作时间时的有用工具。,2.里程碑计划 里程碑（Milestone）是项目中的重大事件，通常是指一个主要可交付成果的完成。它是项目进程中的一些重要标记，是在计划阶段应该重点考虑的关键点，里程碑既不占用时间也不占用资源。,【案例4-1】：2008年北京奥运会的里程碑事件的具体安排,前期准备阶段：2001年12月2003

6、年6月。制定并实施奥运行动规划；组建奥运会组织领导机构；全面落实奥运场馆、设施的前期工作和施工准备；环保设施；城市基础设施及一批文化、旅游设施开始建设；市场开发工作启动运行。 全面建设阶段：2003年6月2006年6月。全面，完成“十五”计划确定的各项任务；奥运场馆及相关设施建设全面展开；其他各项准备工作全面下降。到2006年6月，基本完成奥运场馆及相关设施的工程建设；各项准备工作基本就绪。 完善运行阶段：2006年7月2008年奥运会开幕。各项建设工作全面完成，全部场馆及相关设施达到奥运会要求；对所以建设项目和各项准备工作进行检查、调整、测试和试运行，确保正常使用；组织工作、安全保卫工作以及各项服务工作全部就绪。 资料来源：王起静.会展项目管理.北京：中国商务出版社，2004.8,3.网络计划 网络技术，就是以时间为基础，用网络形式来描述一个系统，对系统进行统筹安排，寻求资源分配的协调方案。网络计划技术能够从系统的观点出发，用形象直观的图来表达生产过程中的各项工作之间相互制约相互依赖的关系，易于协调和配合，保证有计划有节奏地完成任务。网络图能反映出系统之间内在的联系，分清问题的轻重缓

7、急，使管理人员能抓住工作重点，科学地组织和指挥生产。能在纸上谈兵，合理协调人力、物力、财留，预见工程项目中可能产生的麻烦及工期拖延的原因，从而合理安排有限的人力、物力、财力资源，尽快完成工程项目。,网络技术方法 1）节点法（PDM，Precedence Diagramming Method），又称为顺序图法或单代号网络图法（AON），它用单个节点（方框）表示一项活动，用节点之间的箭线表示项目活动之间的相互依赖关系。,2）箭线图法（ADM，Arrow Diagramming Method），又称为双代号网络图法（AOA），它是一种用箭线表示工作、节点表示工作相互关系的网络图方法。,3）网络图的绘制 绘制步骤 绘制原则 网络图的时间参数计算,4.日程表 大多数会展项目的管理者都离不开日程表，它是活动的日程或时间表。在计划的初期阶段，日程表的内容极为简单，时间分配只局限于活动的具体构成因素，随着计划的推进，日程表变得更为详细，如准确的舞蹈演员、表演模特、技术人员或其他员工的工作时间安排等，最后制定更为详细的日程表来确定每个人的任务和责任。,4.3.4. 会展项目进度计划方法的选择,1.会展项

8、目的规模大小。 2.会展项目的复杂程度。 3.会展项目的紧急性。 4.对会展项目细节掌握的程度。 5.有无相关的技术力量和设备。,4.4 会展项目资源计划管理,4.4.1会展项目资源计划的涵义 项目资源包括项目实施中需要的人力、设备、材料、能源及各种设施等。项目资源计划是指通过分析、识别和确定项目所需资源种类（人力、设备、材料、资金等）、多少和投入时间的一种项目管理活动。会展项目资源计划就是涉及到决定什么样的资源以及多少资源将用于会展项目的每个工作的执行过程之中。通过资源平衡，可以减少资源的过度分配，提高资源的使用效率。,4.4.2 会展项目资源计划的编制依据,1.工作分解结构。 2. 项目工作进度计划。 3.范围陈述。 4.资源库描述。 5.组织策略。 6.历史资料。,4.4.3会展项目资源计划的编制步骤,1、资源需求分析 2、资源供给分析 3、资源成本比较与资源组合 4、资源分配与计划编制,4.4.4 会展项目资源计划的方法,1.专家判断法 专家判断法是指由项目成本管理专家根据经验和判断去确定和编制项目资源计划的方法。这种方法通常又有两种具体的形式：专家小组法和特尔斐法。,2.头脑

9、风暴法 头脑风暴法（Brainstorming）是20世纪30年代由美国科学家A奥斯本提出的，其主要特点在于能够最大限度地挖掘专家的潜能，使专家能够无拘无束地表达自己关于某问题的意见和提案，让各种思想火花自由碰撞，好像掀起一场头脑风暴，一些有价值的新观点和新创意可能在“风暴”中产生。,3 .资源平衡法 资源平衡就是力求每天的资源需用量接近平均值，避免出现短期内的高峰或低谷，在不延长项目要求完工时间的情况下建立资源均衡利用的进度计划。资源平衡法是指通过确定出项目所需资源的确切投入时间，并尽可能均衡使用各种资源来满足项目进度计划的一种方法。它是均衡各种资源在项目各阶段投入的一种常用方法。,4.4.5 会展项目资源计划的工具,1、资源矩阵 资源矩阵是用以说明完成项目中的工作需要用到的各种资源的情况。,2、资源数据表 资源数据表以表格的形式说明各项资源在项目周期中各时间段上数量的需求情况。,3.资源甘特图 资源甘特图就是用以反映各种资源在项目周期各阶段用于完成哪些工作的情况。,4.资源负荷图 资源负荷图一般以条形图的方式反映项目进度及其资源需求情况 。,5.资源需求曲线 资源需求曲线是以线条的方式反映项目进度及其资源需求情况。,4.4.5 会展项目资源计划的结果,资源计划的结果是制定资源的需求计划，对各种资源需求及需求计划加以描述，资源的需求安排一般应分解到具体的工作上并以图表的形式予以反映。资源计划的结果包括： 资源的需求计划。 各种资源需求及需求计划的描述。 具体工作的资源的需求安排。,本 章 小 结,会展项目计划工作是项目团队成员在预算范围内为了完成会展项目的预定目标而进行的系统安排任务的一系列过程。项目计划工作是项目管理过程的基本组成部分。本章节探讨会展项目计划的形式、编制内容和程序等。 会展项目范围计划管理是以会展项目实施动机为基础，确定项目范围并编制项目范围说明书的过程。会展项目范围计划的工具和方法包括工作分解结构、责任矩阵等。会展项目范围计划的结果包括项目范围说明书、项目范围管理计划等。,本 章 小 结,会展项目进度计划管理是为保证会展项目各项工作及总任务按时完成所需要的一系列的计划工作与过程。会展项目进度计划的工具包括甘特图、里程碑计划、网络计划、日程表等 会展项目资源计划涉及到决

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