会计信息化教学幻灯片--艾文国-第二章(2)

1、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,1,会计信息化教学课件 会计信息化教学课件 艾文国 2007年7月,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,161,会计信息化教学课件 第四节 基础数据管理 本节主要内容 一、会计科目字典维护的功能设计 二、部门字典维护的功能设计 三、币种与汇率字典维护的功能设计 四、客户分类字典维护的功能设计 五、客户档案字典维护的功能设计 六、个人往来字典维护的功能设计 七、项目分类与项目档案字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,162,会计信息化教学课件 第四节 基础数据管理 在会计信息系统中，数据字典包括会计科目字典、部门字典、币 种与汇率字典、客户分类字典、客户档案字典、供应商分类字典、供 应商档案字典、个人往来字典、项目分类字典、项目档案结构字典、 项目档案字典、用户字典、角色字典、基表结构分字典等，这些数据 字典都需要维护，所谓维护就是对字典中的数据进行录入、修改、删 除、查询、打印等操作。在对各字典的数据进行增加时，账套号数据 项是由系统根据用户登陆时所选择的账套自动填入，不需用户输

2、入。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,163,会计信息化教学课件 第四节 基础数据管理 在表2-1列示的数据字典和数据基表中，功能字典数据由系统安装 程序自动填写；科目字典中有关发生额与余额数据，以及各种发生额 与余额数据基表（包括部门发生额与余额、外币发生额与余额、往来 发生额与余额、项目发生额与余额）中的有关发生额与余额数据全部 由凭证管理（第三章）中的记账处理程序根据审核无误的记账凭证自 动更新。用户字典、角色字典、基表结构字典等与系统权限控制有关 的维护在第四节“系统授权管理”中论述，其他字典的维护在本节论述。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,164,会计信息化教学课件 第四节 基础数据管理 由于某一字典的维护，可能要用到其他字典中的数据，所以对数 据字典的维护要有一定的先后次序，一般最先维护用户与角色字典和 用户与角色权限字典，即先要对系统的使用进行授权；其次维护项目 分类字典和币种与汇率字典；第三维护科目字典、部门字典、项目档 案结构字典；第四维护客户分类字典、供应商分类字典、个人往来字 典；最后维护客户档案字典、供应商档案字典、

3、项目档案字典。在所 有的数据字典维护中，会计科目字典维护最为重要，是实现精细核算 与科学管理的核心。所有的数据字典维护必须由账套主管来完成，也 就是说“基础数据管理”功能只能由账套主管来运行，其他人员无权运 行。下面逐一介绍对这些字典的维护功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,165,会计科目字典存储所属账套的主要会计科目信息，该字典的数据结构,见表2-2，其中科目基本信息需要维护，而发生额、累计发生额和余额数据,由凭证管理的记账功能登记，除初始余额、累计发生额、年度预算额在系统,数据管理中录入（或由其他系统转入）外，正常运行时，这些数据不允许用,户改动。在科目字典中，一级科目必须符合会计制度的规定，而二级以下明,细科目可由用户单位根据实际情况自行设置。会计科目设置要求如下。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学

4、 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,166,1必须满足本单位的核算与管理要求,与手工核算不同的是，会计信息化环境下，会计科目设置要尽可能细,致，特别是成本、费用、损益类科目，这样才能满足管理的需要。如主营业,务收入、主营业务成本科目必须设到产品；本年利润科目必须按转入的明细,科目分类别、按级次设置明细科目，以便于按明细科目进行结转，并分别计,算各明细项目产生的利润（如各种产品的营业利润等），因此，本年利润科,目的明细科目至少应涵盖利润表中除利润分配之外的所有项目，甚至还要包,括许多更明细的项目，由此可见，会计信息化引起的会计核算与财务管理所,发生变革有多么大！,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,167,2必须满足填列会计报表的要求,即一个会计科目必须明确地对应于会计报表的

5、一个数据项，不允许对,应于会计报表的多个数据项，反之会计报表的一个数据项则可以对应于多个,会计科目，该报表数据项可由多个科目汇总填列。,3会计科目的设置必须保持协调性和体系完整性,不能只有下级科目而无其上级科目。在设置明细科目时，其上级科目,必须已经存在。,4在会计核算年度内，对于有业务发生的会计科目，不能删除,其编号等有关核算信息也不允许修改，也不能在发生过核算业务的明,细（最底层）会计科目之下再设置下级科目。若要删除、修改、以及在最底,层会计科目之下增设明细科目，可在初始装载数据或年度会计核算已结账，,下年会计业务开始之前进行，但要注意余额的结转，只有其余额为零时，才,允许处理。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,168,5会计科目的设置要考虑到与子系统的衔接。,在会计信息系统中，只有末级科

6、目才允许在制单时引用，才能接收各子,系统转入的凭证数据，因此，要将各子系统转入的科目数据设置为末级科目。,科目字典维护功能完成对会计科目的设置和管理，会计科目的设置是会,计信息系统的核心内容之一，其体系结构能体现核算主体的财务管理理念，,为了实现会计科目的系统化、规范化和标准化，会计科目设置应由账套主管,来完成，一般会计人员无权设置会计科目。账套主管可根据会计业务的实际,需要来增加、修改、查询、打印会计科目。在比较完善的会计软件中，当账,套参数设置时设置了企业类型和行业性质，并选择了按行业预置科目选项，,则系统会自动根据企业类型和行业性质预置一套参考会计科目，用户可在此,基础上增改或删除。会计科目维护功能如图2-15所示。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,169,会计科目字典 维护的功能设计,

7、第三节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,170,科目字典的维护按科目类型分为全部、资产、负债、权益、成本、损,益六种，可采用活页夹形式来分别对各类科目进行维护。维护时系统默认对,当前年份会计科目进行维护，以前年度的会计科目不允许改动。,1增设会计科目,会计科目的增加功能可随时使用，其界面如图2-16所示。增设的科目信,息被存储到科目字典中。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,171,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节

8、主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,172,各数据项说明如下。,（1）科目编号：科目编号是科目字典数据基表的主键，非空且惟一。输,入科目编号时，第一要满足科目编码方案的各级位数要求；第二要满足惟一,性要求；第三要满足新增的会计科目其上级科目必须已经存在。在录入科目,编号后，科目级次根据输入的科目编号位数自动生成，科目编号的最大长度,为20位。,（2）科目名称：最多可输入10个汉字，非空。在录入科目编号和科目名,称之后，科目全称根据已有的上级科目名称和本级科目名称自动生成。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计

9、系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,173,（3）科目全称：科目全称是将各级科目名称串接起来，各级科目名称,之间用连字符“-”连接，系统根据其已有的上级科目名称和本级科目名称自,动生成，不需用户输入。科目全称的最大长度为100位（50个汉字）。,（4）科目级次：系统根据设定的会计科目编码方案和输入的科目编号,位数自动生成科目级次，不需用户输入。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,174,（5）科目类型：科目类型具有资产、负债、权益、成本、损益五个可选,值，当采用全部活页夹新增科目时，科目类型需要在上述五个可选值中，以,值列表方式选择其一，当采用其他活页夹新增科目时，科目类型不需输入，,由系统根据活页夹类型来自动产生。,（6）助记码：用于帮助记忆会计科目。其主要作用是在凭证录入时，方,便录入会计科目。助记码的编码方案有多种，较常用的有两种，其一是用科,目名称中，各个汉字拼音的头一个字母组成，例如：“管理费用”科目的助记,码为“GLFY”；其二是用各级科目名称的第一个汉字拼音字头联接起来构成，,例如：“管理费用折旧费”科目的助记码为“GZ”。建议采用第二种方案，这,种方案简单，便于记忆，且寻找科目时输入的位数较少。助记码的最大长度,为9位，对应于九级会计科目。,会计科目字典 维护的功能设计,第四节 基础数据管理 本小节主要内容,客户分类字典 维护的功能设计,客户档案字典 维护的功能设计,个人往来字典 维护的功能设计,部门字典 维护的功能设计,币种与汇率字典 维护的功能设计,项目分类与项目档案 字典维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,会计信息化教学课件,175,（7）科目余额方向：借、贷两个值中选择其一，一般情况下，资产、,成本类科目的余额在借方，而负债、权益类科目的余额在贷方，系统将根据,所选择的科目类型对该项赋初值，但允许用户改动（如累计折旧、坏账准备,等科目）。另外，下级科目的余额方向必须与其上级科目一致，当某一上级,科

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