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财务共享服务中心的建设思路与要点分析

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  • 卖家[上传人]:luoxia****01801
  • 文档编号:69740499
  • 上传时间:2019-01-14
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    • 1、 企业率先实施。在业务内容和范围上,应 选择那些重复性高、劳动密集型、能够实 现、容易见效或者已经具有标准化工作流 程的财务业务,而后再逐步将财务共享服 务范围扩大到管控性财务职能和战略性财 务职能上,例如财务分析、预算决策等等。 这些业务大多体现为一个公司的基础性财 务核算业务,并有机会实现规模效益。这 些业务集中在总账管理 、 应收管理、应付 管理、资产管理上。当然,作为咨询公司 帮助企业建设财务共享中心时,一定要视 集团公司具体情况和要求选择共享范围。 业务方面,不重要或者特别不易流程化、 集约化处理的业务,可以暂不共享。对于 一 些琐碎的报销费用,有的公司认为是次 要的,初次实施财务共享可能被排除在 外,其他的公司可能会认为此类费用数量 多、分散核算的成本较高,自 然就认为应 该成为初次财务共享的主要业务内容。同 样,有的公司认为其下属单位成本核算较 为复杂,要求在初次共享时必须保留下属 单位的成本备查账务,而另外的公司,又 会因成本核算非常重要,特意将其纳入初 次共享范围内。对海外业务的处理也有此 类差异,有的公司因货币和税务差异原因, 将海外公司业务的共享时间放在最后,而

      2、别的公司为达到削减派驻海外财务人员的 目的,要求海外公司业务必须首批纳入财 务共享。 ( 三) 细化、优化相关财务流程 通常情况下,现有企业集团的业务流 程是零散的,甚至长时间没有进行有效的 梳理,已经出现偏离。因此,即使我们所 选择的实施试点单位流程化、标准化程度 已经很高,财务流程的再梳理、流程的再 造、流程的持续标准化工作依然是建设财 务共享初期应该实施的重点。这个过程是 在充分搜集现有财务业务流程的基础上, 通过分析研究,对流程进行自上而下的分 D E V E L O P ME N T OF T H E P R O F E S S I O N行业建设与发展 一 由于财务共享服务中心的建设会 涉及企业组织的内部变革、权利和利 益的重新分配,因此,需要通过试点 建设,循序渐进有策略地推进。 解,细化到每一个环节,并落实到相关责 任人的过程。这个过程既要考虑资源的匹 配程度,又要考虑流程环节责任人的技术 成熟度问题。 这个过程也是一个多方参与、 相对复杂的过程。需要提醒中介机构和企 业的财务共享建设者们注意的是,细化与 优化财务流程的过程应在考虑现有信息系 统、信息技术、接口平台的基

      3、础上进行实 施。例如现有企业的 E R P系统。该系统 建立初期的目的在于搭建平台,为一系列 信息化导向的新技术打下基础,包括:数 据库 、工作流程、知识管理、企业网络、 电子采购、电子消费等等。从已经失败的 经验来看,许多实施财务共享服务中心的 企业没有达到预期的投资报酬率、运营效 率与服务质量的提升,原因在于运营部门 的信息系统没有与财务共享服务中心相对 接,公司也不愿意再投资建立新系统,以 达到财务共享中心系统的标准,规模效益 自然无法显示,流程的效率也无法提高。 可见,信息系统是流程梳理的一个重要载 体,应引起重视。 ( 四) 整合信息系统 信息系统对财务共享服务中心的高效 运作非常重要,一般包括企业 E R P系统 ( 财务、人力资源、采购、报销、客户服务 等功能) 、企业门户、客户门户、呼叫中心、 网上支付、银企直连、影像管理系统等等。 信息系统需要具备以下特点: ( 1 ) 支持自 助 门户和交互中心,能方便与员工、客户、供 应商和其他合作伙伴进行业务协作 ; ( 2 ) 使 流程自动化,尽可能地消除手工作业 ;( 3 ) 用户使用体验好和可靠性高;( 4 ) 支持全国

      4、或全球化运作,只要能上网就可工作 ;( 5 ) 支持端到端的全面业务流程运作。然而, 企业多样化的信息系统应用使得各项技术 缺乏整合和统筹实施,这样会使得协同效 应的效果大大降低,甚至难以发挥,这便 需要进行相应的信息系统规划和整合工作。 这其中,E R P系统的统一数据库带来的整 合能力最强,功能也最为强大,它为企业 实施财务共享建设搭建了有利的平台。企 业集团也应该借助 E R P建设,推进信息系 统建设,完善系统平台的设置,逐步实现 系统平台的统一或无缝衔接,从业务受理、 内部的办公自动化、人力资源管理、工程 项目 管理、预算编制、统计信息等诸多系 统进行整合,实现自动化的信息系统。积 极与银行等外部机构实现网络连接或电子 化服务协议,完善企业的系统化建设。系 统建设的成功反向推动财务共享深入,进 而实现企业运营的共享。信息技术的整合 过程可以考虑适当的服务外包。 ( 五)配套相关人力资源的管理 建设财务共享初期, 企业在咨询机构 的帮助下,人力资源的不足问题不会显得 那么突出。进入试点和运营阶段的财务共 享服务中心,这一问题将会显得十分突出, 因此,配套人力资源的管理问题应贯穿

      5、于 整个过程。甚至在统筹的评估阶段项目 就 应该提前设计人员的招聘规模与薪酬费用 问题。此外,配套的人事政策,新的绩效 考评体系,职务职位说明书,岗位胜任能 力要求等等都应在考虑范围之内。这个问 题的重心在于人员的招聘、安置与培养。 对此, 管理人员与一般的业务操作人员形 成的路径是有所区别的。根据经验,管理 人员的招聘应考虑经验、沟通能力、企业 文化认同等关键因素,可以考虑内部、同 行业优先, 外部适 当的原则。一般的业务 眦川 c E E D “ N T f O 2 5 E 彳 j 业建没L j 发腱 I D E V E t O t ME O F T j i l R O F E S S 操作人员则 更多的考虑从外部进行招聘。 对于地市公司由于实施财务共享面临的安 置 题,虽然从整体利益的角度考虑应以 内部优先为原则进行选择,但是,往往由 于转型 的难度 、办 公地点的转移 现人 员 稳定性不足的问题,带来一定的风险。 t # l- ,建设财务共享前后的培训工作 不能间断,应针对不同层次的人员及时开 展培圳,保证管理者和业务操作人员熟悉 新的业务路程、人际关系氛围和企业文化。 培训的

      6、内容侧重于专业技能、管理能力以 7 支综合素质的提升,逐步形成梯队建设, 形成员T提升发展的通道。 : 、财务共 巾心的连设要点 ( 一 ) 高级管理层、员工的认同和大 力支持 财务共享服务中心的建设耗时较长, 投入的精力较大。它是企业一次重大的组 织变革和文化更新,会将那些与业务单元、 业务环境怕对独立的非核心业务剥离 来, 统一规范化运作,由财务共享服务中心统 一 向所有业务单位提供服务。这种冲击往 往会带来员工的质疑与不配合,特别是对 于部分利益受到伤害的管理者,更是容易 从心理上产生反感,并且容易将这种情绪 il l - I 高级管理层,动摇建设财务共享的 信心和决心。因此,建设财务共享首先必 须得到高级管理层坚定不移的认同和支 持,减少南资金和信息化技术不足所带来 的风险。其次,应注意与员工进行持续的 沟通,做好必要的培训和管理_ 【二 作,让员 T充分理解财务共享服务模式对企业和他 们A 身所带来的巨大利益,让他们明白在 整合过程中协同合作所带来的便利,鼓励 员工积极参与到企业财务共享服务模式的 建设和实施中,体验财务共享的优势所在。 ( 二 )财务 共享服 务 中心 的领

      7、 导者 至 关重要 0 2 6 财务共享服务中心的领导者至关 重要,其是否具备果断处理问题的能 力、战略性的思维能力、团队合作与 沟通能力、服务文化与意识的创造能 力、充分理解客户的需求能力等等, 这些都将影响到未来财务共享的成败。 财务共享服务中心的领导者至关重 要,其是否具备果断处理问题的能力、战 略性的思维能力、团队合作与沟通能力、 服务文化与意识的创造能力、充分理解客 户的需求能力等等,这些都将影响到未来 财务共享的成败。这也是一个理想的财务 共享服务领导者必备的一些素质。事实上, 这些素质也恰恰是一个掌握全部管理技巧 的、强有力的领导者所必需具备的素质。 财务共享服务的领导者产生的途径可以从 内部产生,也可以从外部招聘。从外部招 聘的目的是使那些有经验的人进入组织, 但是,这些人通常需要花费一段时间去了 解企业的业务状况,而且还要迅速赢得团 队的信任。因此,应尽量从同行业去选择 那些口碑不错的管理者来担任。从内部产 生领导者,可能这个领导音没有服务共享 的经验,但也可能是有志于从事这一事业 的倡导者和追随者。从内部产生领导者的 优势恰恰是其熟悉公司的业务与文化,能 迅速步入角

      8、色。但是,一个已经失去团队 信任的内部管理者则可能使得财务共享服 务中心建设的情况更加糟糕。因此,对于 财务共享服务中心的领导者选择的能力标 准,不论是从内部还是外部产生,标准应 该都是一致的。 ( 三) 关注系统的 S P ORT S六要素 借鉴西方的已经成功的财务共享服务 中心建设实践,其成功与否的关键要点可 以系统化为 S P O R TS六大要素。具体包 括 :地点( S i t e ) 、流程 ( P r o c e s s ) 、机构人 员( Or g a n i z a t i o n ) 、 政策法规 ( R e g u l a t o r y ) 、 技术 ( T e c h n o l o g y ) 、服 务 ( S e r v i c e ) 等八 个方而。其中,存前面思路的论述中已经 阐述了关于流程、机构人员、信息技术等 三个要素,下面再就笔者认为的关键要素 进行阐释: 1 地点 ( S i t e ) 的选择 从围际经验来看,财务共享服务的办 公选址问题正确与否将直接影响能否实现 充分共享及投资报酬率,且制约业务执行 情况。具体到决定将共享服务中心的办公 地

      9、点设立在哪个城市或国家,是一个相当 复杂的问题,需要考虑许多因素,并在这 些冈素之间进行平衡。这些选择从总体来 看,受制于中心定位、运营模式、长远战 略、企业规模大小等多个因素。具体来看, 受制于成本效益分析、高素质人才的数量、 T资水平、通讯网络等基础设施环境、税 收法律及其他法规的灵活性等冈素。这些 具体冈素的考虑取决于总体因素的考虑 如果建设财务共享服务的目的主要定位在 降低成本,从中获得收益,选址时就会更 多的考虑地址的人力成本和运营成本等成 本因素。其 中,对于人力资源的成本要求 也很低,不会过多投入。如果追求财务共 享带来的业务服务质量问题,则会追求较 高的人力资源成本。需要注意的是,事实 上,不存在能够满足所有选择标准的办公 地址,所以存决策过程中应进行排序,选 择其中最适合的即可。地震、飓风、洪水 等自然灾害都有可能引起业务中断,必须 在选址时也加以考虑。 2 政策法规 ( R e g u l a t o r y )的遵循 共享服务中心必须对业务所攫盖的地 理区域的法律法规要求有专人进行 认真的 研究,并定期收集地方政策法规以更新信 息库。因为法规方面的要求可能会影响到 D E VE L O F ME N r ( ) F , r t E P R O t ? E S S I O N J 行I I J, 建设 发艘 共享服务中心的组织结构、业务流程、信 息系统和技术、员lT和文化等方面,甚 至造成共享中心很多通用的流程 无法操 作,削弱共享的优势。在通常情况下,法 规的问题并非不可解决,但是需要注意的 是,任何的合规遵循都是需要付 管理成 本的,企业要仔细权衡为克服这些障碍所 需付出的成本是否值得。同时,对于那些 监管政策特别苛刻,监管异常严格的地区, 就要投入更多的精力进行信息收集,否 则,财务共享的业务操作一旦违背当地的 监管政策,将会付出巨大的代价。严格来 讲,这个因素也是存地点选择时应该注意 考虑的困素之一。在实践中,跨国服务的 财务共享服务中心受政策法规的影响最为 严重。特别在一些国家,对于票据的实物 管理、税务及会计处理等存在特殊或严格 的管理方式,这需要财务共享服务中心拥 有国际性的政策研究能力,以满足不同服 务区域的政策法规监管要求。

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