自动化办公室中的人性因素

1、第9章 自動化辦公室中的 人性因素,學習目標,人性因素領域。 人體工學設計能帶給組織的好處。 規劃辦公室環境的人性因素。 建築物、辦公室及工作區應用人因工程能帶給辦公室工作者的好處。 自動化辦公室中安全與健康的課題。,人性因素,人性因素有稱之為人體工學，它包含了設計工作環境藉以滿足人性需求的研究，這樣的設計還需考量關於人類特性之資訊的發展及應用，藉以設計建築物、設備、工作及環境。 在人性因素領域中的設計包含了結構與情境的規劃；結構代表了由規劃者所主導的設計觀點，情境則代表為了配合結構設計所對應的社會系統和周遭環境。,人性因素的基本理論,人性因素是一個包含多種學科的領域，他來至於工程學、人體測量學、心理學與電腦科學。 基本理論： 發展能支援人類的設計。,人性因素的目標,目標 提升工作程序的效能及效率。 提昇應有的人類價值。 改善安全性 降低疲勞及壓力 提升舒適度 更高的使用者接受度 增加工作滿意度 改善工作生活的品質,組織由人體工學設計得到的利益,研究顯示，發現好的辦公室環境設計可以影響工作績效與工作滿意度，並將生產力提昇到約工作者年薪的15%。 92%認為他們的工作績效與他們對辦公室環

2、境的滿意度有關係。 辦公室工作指出舒適與安全的工作環境分列為改善生產力因素的第二及第三名，排在更高的薪水之後。,人性因素規劃,許多組織已開始將人性因素列入公司指標性政策中。 企業中負責人性因素規劃的人員常被稱之為設備管理員。 規劃者在規劃工作環境的改變時，必須考慮到人、組織、技術、經濟與美學的因素。,人,關於辦公室設計的人性因素規劃者應詢問在該空間中工作者的需求、期望與偏好。 許多組織會讓員工使用照片和其他個人物品佈置個人的工作位置，讓他們感覺對工作場所有所有權。,組織,傳統上常由組織決定辦公室的安排與裝潢，辦公室人員被安置在工作場所中，並依組織之狀況來決定其是否覺得舒適。 另一個要考慮的組織因素是決定空間需求，現在已有電腦程式可用以輔助設備管理者規劃辦公室。,技術,規劃者必須根據辦公室環境考量設備的需求，因此必須取得設備的數量、大小、位置及電力需求的資訊。 電力需求可以藉由閱讀設備規格書或徵詢供應商得知。 此外，規劃者也須找到有彈性、多功能、堅固而且符合組織預算的設備。,經濟,設備規劃者一直努力要以最低的成本建立最佳的工作環境，為了節省成本，新的趨勢是將工作空間設計得更具有機動性，許

3、多辦公室設計專家預測（共用辦公室）將會越來越普遍。 共用辦公室會採先到先用的基礎，或是讓員工在共同的地方從事不同的活動，而不在分派專屬個人的位置。,美學,美學是人因工程學規劃中的另一個重要的因素，具有美感的辦公室環境可經由吸引人的裝飾品、有趣的結構、色彩及植物來建立，這當中色彩特別能夠影響辦公室設計，因為它會改變人的性情與感覺。色彩與裝飾品也可以用來表達企業的形象和建立辦公室的氣氛。植物不只可以增加工作環境的吸引力，還有一些其他的功能，像是工作隔間、吸收噪音與清淨空氣。,建築物與辦公室設計,建築物與辦公室的設計包括了滿足組織需求的實體安排。組織的設計需求是考量整棟建築物的結構或再造規劃的基礎，也可以只是重新安排工作區域或個人工作地點。 在過去，特別是工作總部的建築物外觀反映了公司組織所期望帶給人的外在形象，但是現在混亂的經濟現象改變了建築物設計的方式。,辦公大樓,以建築物建立公司形象的時代已經過去，建築師預測未來的趨勢將是全功能，有彈性的架構，可讓各類企業使用，而不再只為特定的企業文化而設計。 智慧型大樓的結構代表了另一個辦公大樓的設計趨勢，並且藉由電腦化來管理大樓的服務與公共設施。,

4、智慧型大樓,智慧型大樓必須有多種的介面，這是指一些讓系統元件能夠互動的連結，而這些系統可能包含了： 自動化用以監督與控制溫度、壓力、濕度、光線、火災與安全保護以及維護。 電訊提供內外部資料與聲音通訊或包括了更複雜的微波與衛星設備電話系統。 影音通訊提供電傳會議或用以監視建築中最偏遠的地方，像是停車場。,辦公室內部,辦公司內部和建築外觀一樣都反映了企業的價值，除了風格外，它也代表了功能、成本效益以及組織對員工健康、安全和一般福利的考量。 辦公室自動化的引進和更新常是辦公司變更設計的原因。 辦公室內部規劃分為開放式和混合式。,開放式規劃,開放式規劃又稱之為辦公室美化，這個規劃是為了讓資訊自由流動及平等主義而設計的。另外，辦公室造景實際上是指配合需求設計的規劃過程。 透過開放設計，功能性區域是由可移動的隔板或工作隔間圍繞出來的工作區域來設計，員工坐下來後，就擁有了私人的工作空間，也較不容易受到過度噪音的干擾。,混合式規劃,混合式包含了在變動時較容易的開放空間與較經濟的封閉空間，現在運用電子傳輸的辦公司通訊已較以往降低紙張使用。此外，電腦化工作常常也伴隨了使用者對私有空間的強烈需求，而由於自動

5、化辦公室中安裝了大量和昂貴的纜線與設備，使的設備管理者更不願意重新安排辦公室。,電力配送系統,活動地板是一種為了自動化辦公室而發展的電力配送系統，通常是架高的地板，並鋪上金屬磚，很容易被掀起以便管理下面的纜線與電力系統的管線，並提供隱藏式的插座，做為工作站與其它電力需求的來源。它的優點就是方便而且容易維護。,大氣控制,辦公室內的大氣狀況通常是由暖氣、送風與空調系統（HVAC）所控制，這些控制系統會受到實際的大氣狀況影響。 空調系統的介面包括了辦公室科技、聯邦能源法規與舒適度標準，這些規則訂定出辦公室環境大氣狀態的三大因素標準，就是溫度、濕度及空氣。,舒適標準,噪音管理,辦公室平均的音量為50分貝，但在自動化環境中會更高，像資料處理中心就會高達80到90分貝。 分貝是用來衡量聲音強度的單位。 管理辦公室中音量的理由有很多，長期暴露在高度的噪音中會使聽力受損，而影響工作績效並降低工作人員集中注意力的能力，這會使他們變得易怒也將低效率。,白色聲音,提供背景聲音已掩蓋噪音的聲音系統被引進辦公室環境中，這些聲音系統被稱為白色聲音或白色雜音，他可能包括是一些風吹聲、波浪聲、樹葉聲以及音樂。,照明系

6、統,提供辦公室工作者適當的照明應該是管理的優先考量，因為研究顯示照明會影響工作滿意度與生產力。辦公室工作需要提供多少的照明設備，可由許多因素所決定：工作者的年紀、工作的重要性、難度與本質、以及室內與工作背景的反射係數都是影響因素。,勒克斯（LUX）,一般的辦公室工作需要100500勒克斯。 勒克是衡量照明亮度（光線）的單位。 辦公室通常使用螢光燈而非白熱燈，螢光燈被使用的理由是它較經濟而且產生的熱與光線也較少。 由於不同的光線方向，像是南方或北方，會影響到公司中的大氣狀況與空調系統，因此窗戶的大小與位置也是很重要的。,工作站的設計,工作站是辦公室家具產業的一個部份，由於開放式規劃設計、自動化、人因工程學與追求生產力增加的影響，這個產業有了戲劇化的改變，主要是工作站設計與人因工程的結合。,系統傢具,辦公室傢具的製造商已經在設計時採用了系統方法，系統傢具包含了依照標準尺寸的系統方式製造出可替換的元件，而形成一個可被組成完整單元的設備。 除了標準尺寸的設計外，系統傢具也是可以調整的，許多標準的傢具對個別的人來說也不舒服，由於人因工程將人體的結構、尺寸與移動的知識應用到工作區的設計，結果是可調

7、整的桌椅提供了辦公室工作者更舒適的工作環境。,工作區的椅子,當員工是坐在工作區時，所使用而設計的椅子被稱為工作椅，建議使用這些椅子是因為長時間的靜態位置會對脊椎、大腿與脖子造成壓力，所以辦公室椅子應有的特性包含了，可調式座位及配合桌子與工作的椅背高度、夠厚的襯墊、避免過熱和過冷的椅套、下背部的支撐、滑輪、旋轉的底座、椅子斜面與整體的舒適。,工作區域的配置,通常工作地點的實體配置應讓最常執行的活動只要移動手就能完成，因為不當的設計和配置會導致工作者不必要的伸展、屈身與在辦公室中移動，而造成疲勞或可能的傷害。 辦公室中的工作站可以是成群配置以達成容易溝通與有效的辦公室作業，群組的配置可能是X形、Y形、線形或環形。,人機介面,人因工程的貢獻中，特別值得注意的是人機介面的發展。所謂人機介面就是人與電腦系統互動，經由提供一組輸入後，而得到期望的輸出。 隨著人因工程的發展，電腦設備利用點選設備、觸控式螢幕、選單、圖示與線上的輔助而變得更具有親和力。,辦公室內安全與健康,人最基本的需求是要覺得安全，安全需求會反映在符合人因工程學設計的環境，如果沒有維護一個安全且健康的工作環境，就會造成不必要的員工不

8、適，結果是組織由於工作天的損失、低迷的士氣與醫療保險費的增加，而導致額外的成本。,辦公室傷害,辦公室傷害通常並不被認為會威脅或縮短一個人的生命，如果一旦存在這樣的恐懼，那麼就會影響到員工的行為。 這些有關健康與安全的傷害包括了筋骨、視力、輻射與壓力的問題。,筋骨,許多這一類筋骨的問題常常是由於重複動作所造成的，這一類的小病痛包括了疼痛、發炎、麻木以及手部永久衰弱的手腕道綜合病症與凸肌腱炎。像是不良的姿勢與長時間的使用鍵盤等等。,視力,電腦視力病症包括了眼睛疲勞、流眼淚、刺痛、模糊、痙攣與頭痛，而造成這一些問題最常見的是不當的光線、不當的使用眼睛、螢幕刺眼及沒有恰當的放置設備或物品。 在工作時做規律的休息可有效減輕眼睛疲勞或做一些眼部運動。,輻射,一些電子設備會散發低頻的電磁輻射，但國家職業安全與健康協會聲明其輻射低於可接受的標準，不過，還是建議要注意輻射對於女性生殖系統的影響。 要將輻射傷害風險降到最小的方式是保持和螢光幕的距離至少50至60公分，並避免接觸輻射最強的背面和側面。,壓力,壓力包括了生理、心理以及行為對外需求的反應超過個人的能力所能處理的部分。 壓力的症狀包括了有焦慮、厭

9、煩、慢性疲勞、緊張、頭痛、沮喪、失眠、胃病、呼吸困難與皮膚過敏。由於每個人承受壓力的能力不同，所以影響也就大不相同。 但有時候某個程度的壓力有助於提升工作績效。,減輕壓力的方法,減壓的方法包括了： 學習新的處事態度，像是管理好自己的時間（時間管理）。 改變分析與解釋事件的方法（認知重建）。 以及減輕與壓力有關的生理刺激的（紓解程序）。,紓解程序,紓解程序可分為三類： 運動，像是做走路、慢跑、游泳及騎腳踏車。 鬆弛技巧，像是漸進的肌肉鬆弛與冥想。 參與支持個人價值的休閒活動，像是宗教、政治或文化活動。,總結 1/4,就所有實用的目的來看，人性因素與人因工程學是同義詞，並包含了配合人類需求之工作環境的研究，組織從人體工學設計得到的好處來自於它與勞工生產力、工作績效及工作滿意度之間的關係，為了得到與人因工程學設計環境有關之生產力的提升，人性因素規劃者必需著重於人、組織、技術、經濟與美學的因素。,總結 2/4,建築物與辦公室設計包括了組織為了滿足需求的實體安排，未來辦公室大樓的趨勢包括了全方位、彈性結構與節約能源的智慧型大樓。辦公司內部的設計常常是開放式規劃，但有越來越多包括了開放與封閉空間的混合式規劃。 辦公室設計包括了規劃與協調電力配送系統、空調系統所控制的大氣狀況、噪音管理與燈光系統。,總結 3/4,工作站設計則包括椅子、工作桌面、儲存設備與人機介面。 與螢光幕有關的健康與安全危險包括筋骨本質的問題，以及視力、輻射與壓力，而經由使用人體工學設計的產品與服務、一些預防措施、工作者的調適與工作環境的調整，這些危險應能消除、減少或避免。,總結 4/4,工作者可以經由使用許多產品與服務及學習新的處事行為來減輕工作壓力，辦公室管理者也可以經由訓練與調整工作環境來協助工作者避免或減輕工作壓力。,

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