秘书三级操作技能

1、秘书三级操作技能考试辅导 吴瑞林,注 意 事 项,1.考试时间：120分钟。 2.请首先按要求在试卷的标封处填写您的 姓名、准考证号和所在单位的名称。 3.请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。 4.不要在试卷上乱写乱画，不要在标封区填写无关的内容。,一、案例分析,请看案例分析素材，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍， 第一段应至少找出10处正误点,第二段应至少找出15处）。,案例分析常见问题,会议组织、管理 （一）例会准备 1.会议时间（上午：8:00-11:00，下午2:00-4:00） 2.收集议题(秘书在会议前将各位有关人员的议题收集并筛选，确保会议的质量和效率。筛选后的议题按重要程度予以排序，然后交会议主持人签字认可。议题一般1-2个主要和1-2个小议题为宜。) 3.会议室的准备（小型，设备齐全；室内清洁、调温设备、茶具、饮水机等；座位安排。） 4.通知与会人员 5.准备会议需要的文件材料,A主持人座位 B与会者座位 C会议桌 D盆栽植物 E投影幕布 F照片或图画 G展示橱柜 H饮水机 I窗户 J门 K挂钟,（二）例会中工作 1

2、.提前到达（开窗通风、调好室内温度、打开饮水机、摆放好茶杯和茶叶。） 2.做好会议记录（秘书承担，关于会议记录的方式在录像中不好考查。） （三）会后工作 1.撰写会议纪要 2.检查、督促会议决定的贯彻情况 3.清理会议室，为下次会议做准备,办公室日常事务 （一）办公室的环境管理 1.绿化（会客室、上司办公室） 2. 空气（新鲜的、气味的调整） 3.光线（自然光、灯光） 4.声音（安静） 5.办公室的安全,（二）办公责任区的管理 对上司办公区的管理（提前到达，开窗换气、植物浇水和修理、桌面文件整理和用品检查、饮料准备、清洁卫生） 公共责任区的管理。 1.卫生 2.设备管理维修 个人办公责任区管理（以桌椅为范围的平台、计算机、档案柜、文件夹、电话、地面、墙壁等一切物品和设备。） 1.清洁地面、平台、计算机、电话。 2.整理文件夹 3.桌面上只摆放目前进行的工作资料 4.离开座位时覆盖文件 5.下班后桌面上只摆放电脑、电话，文件资料收藏到抽屉或文件柜,接打电话 （一）接听电话 1.“铃响不过三”（特殊情况应主动道歉：“对不起，让你久等了”） 2.先行问候 3.记录 4.及时通报 5.涉及上司

3、的工作进入日志（上司参加会议的时间、地点的变动，需上报审批文件的期限，以便随时提醒上司。）,（二）拨打电话 1.拨打前的准备（拨打时间是否合适、拨打复杂电话要有底稿。） 2.铃响七声再放下（电路出现故障，主动再拨打；拨错后主动道歉，并说声再见。） 3.先行问候，并通报单位名称 4.做好拨打记录,总结录像考试情况,根据以上梳理，我们可以对工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断： 1. 办公室内绿色植物（有：对；无：错） 2. 办公室内环境（自然，能用窗帘遮住强光，对；否则就错） 3. 将电脑、打印机等用电设备（放置在一起，便于电源接线和管理，对；否则错） 4. 办公桌、椅（堆放文件，错；整洁是：对） 5. 电话铃响（三声内接听，用语规范，对；否则错） 6. 记录（一边接电话一边记录重要信息，对；否则错） 7. 对上级布置工作落实（能马上落实：对；否则错 ）,8. 会议准备（能迅速确定会议议程、时间、地点及人员，并准时通知： 对；否则错） 9.进入会场时间和设备检查（ 提前进入会场检查并调试设备，对；否则错；如准备多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错； ） 10.会议开始时宣布议题，并

4、做好引导（能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；否则错） 11. 会中出现情况的应对（能在与会者之间出现矛盾冲突 时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；否则 错） 12 .会议记录（能在会议中安排秘书做好会议记录，对；否则错）,13.会后总结（能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对； 否则错） 14 .会议落实（能否与领导和员工沟通，使员工为共同目标而合作，对；否则错。以面谈的形式与上级进行沟通，尊重对方，有理有节，对；否则错 。）（这个问题可分解为两个答案） 15. 对于一些大型会议处理（ 在前能对会场进行现场检查，对；否则错） 16.处理突发事件（对会议中的突发事件有应对能力，对；否则错） 17.着装（符合职业要求为对，否则错） 18.阳光直射电脑屏幕。,操作题,写作题： 情况通报、计划、请示、请柬、通报、会议筹备方案、意向书、备忘录、函。 回答问题： 新闻发布会准备工作的要点 、列出会前、会中、会后需检查的主要的项目、会议的筹备方案 、提供参加会议活动的着装建议、提供会议应急方案主要内容、如何检查会议筹备工作 、远程会议筹备方案与一般会议

5、的特点 、开展档案利用工作的方式和利用工作的要求 、检查的主要内容和原则、编制采购预算的一般程序 、拟定商务活动的礼宾次序方案；,不同的工作模式及优势（办公模式的类型及管理方法）、选择办公设备和易耗品供应商时须考虑的因素 、办公设备采购方式的优缺点和采购步骤 、设计办公用品的库存记录卡及其记录内容 、如何为领导出访做准备工作、处理保密文件时应注意什么、秘密（文电、会议、宣传、科技涉外、通讯、经济、金融、企业、组织人事）存在形式、信息开发工作意义及信息开发工作中应当注意的事项 、访问法与问卷调查法及其优劣（调查研究）、准备待签文本的要求 、预防紧急情况的措施和应对方法 、如何做好库存监督工作 、剪报的含义、特点及剪报的步骤 、庆典准备工作的要点。,操作题范例,一、问答题 首先提供一个背景，然后提出问题 如：背景：您是宏运公司行政部秘书，下面是行政经理 需要您完成的几项任务。 1.公司生产的红木家具一直很畅销，但近期销售出现下降趋势，客户服务部建议使用询访法或问卷来进行市场调查，请告诉我询访法以及问卷法的优劣势所在。 行政经理 2003年5月20日,二、写作题 高叶： 你好。请你根据上午的

6、公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见(依据员工管理条例，给予除名处理)。 行政经理 苏明 年月日 我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于年月日，现年岁。夏明在年月日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约万元。 (考生可根据试题内容自定日期),问答题答题法,询问法：是调查人员对调查对象进行分别访问、 交 谈以了解或核实情况。 1.优点：面对面交谈，可追问、可讨论，了解情况 全面深入，且能随时察言观色，易辨别情况 的真伪程度。 2.缺点：费时费力，难以作大规模的调查，而且问 题难有统一、科学的标准，所以情况不易作定量 分析。 问卷法：是把了解的情况设计成不同类型的题目并 组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。 优点：用数字或符号表示答案，便于计算机统计； 缺点：答案有限，只有几种大体类型，无法调查特

7、殊及深层的情况。,1. 利用工作方式 （1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本 （4）出具档案证明（5）提供咨询服务 （6）印发目录（7）举办档案展览 2. 利用工作的要求 （1）依法开展（2）主动、及时开展（3）完善服务方式 评分标准： 1. 本题满分20分； 2. 每答出1点2分； 3. 若阐述符合情理,可酌情给分,但满分不能超过20分； 4. 在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。,写作题注意事项,公文要按其格式写作 事务文书、礼仪文书的写作及其他方案也要根据其要求书写，充分体现应用文的写作特点。,1. 着装符合职业要求。（）2. 能提前到会场做准备。（）3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（）5. 能提醒领导准点开会。（） 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（）7. 问卷没有综合，没有给每人一份。（） 8. 对会议的评估基本到位。（）9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。（） 10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。（）11. 会前资料准备不足。（） 12. 对会议服务人员环境培训没有到位。（）13. 能控制会议经费的使用。（） 14. 能马上收拾会议室。（）15. 能请领导在会议记录上签字。（）,着装规范。（）2、阳光直射电脑屏幕。（）3、办公桌整洁，文件分类清楚。（） 4、简报报头缺少期号。（）5、简报日期数字写法错误。（）6、会使用图表进行简单描述。（） 7、档案管理规范，分类清楚。（）8、会使用跟踪卡了解信息的去向。（） 9、能够主动上门为其他部门同事服务。（）10、能够对借阅的档案建立记录。（） 11、没有及时接电话。（）12、电话接应用语不规范。（） 13、没有提前准备充足简报用纸，影响工作效率。（）14、能够及时进行纵向信息的反馈。（） 15、能主动提出建议，制定档案有关制度。（）16、明确起草的制度须领导审批把关。（） 17、纵向沟通正确。（）,

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