计算机技术在档案管理中的应用分析
6页1、从本学科出发,应着重选对国民经济具有一定实用价值和理论意义的课题。课题具有先进性,便于研究生提出新见解,特别是博士生必须有创新性的成果计算机技术在档案管理中的应用分析在信息时代背景下,计算机技术因其便捷、快速等特点备受人们的青睐,已经成为人们日常生活、工作中的重要工具,逐渐成为档案信息管理中的重要因素,促进了档案信息化管理的实现。一、计算机技术在档案管理中应用意义1.必要性随着社会信息化建设进程的不断推进,档案信息因其凭证性以及广泛性和信息重要载体等特点受到更多重视。在信息化背景下,档案信息管理实现现代化是现在档案管理工作重要目标。计算机在档案管理中的应用,具有检索速度快联盟、可靠性强、存储量大、保密性好等特点,与传统手工管理相比更具备优势,能够及时、全面、准确、系统的将档案信息进行存储,提高了管理信息的效率以及信息利用率。2.主要作用1)数字化。档案载体不再是传统的纸质,而是电子档案,各级行政部门的办公,各种企业的管理和经营方式也随之改变,出现了电子政务、商务等新型的办公形式,信息的传递以电子为介质。在数字化时代,各种信息的书写、传递、储存、检索和利用主要利用计算机网络,由原来可以感
2、知的信息固态形式变为抽象的电子形式,即电子档案的发展。电子档案大大缩减了人力和物力,实现便于保存、查询的目的,在降低成本的同时提高了利用率,减少了档案信息的损坏和遗失。2)存储量大。随着人们生活范围的不断扩大,大量的文件资料也随之产生,档案资料入库信息剧增,通过利用计算机海量的存储特点以及快速的计算,在计算机系统中输入档案的检索信息,可以进行快速和准确的检索,确保检索的优质高效,极大程度节约了传统档案占用的空间以及成本投入。3)自动化。计算机技术应用于档案管理工作,可以将信息快速的输入、储存,并且可以对信息进行逻辑推理和判断,真正实现信息管理、检索等流程的自动化进程。3计算机信息处理与档案信息管理相结合是档案管理工作的创新档案管理是一个复杂的系统性工作,除了对档案材料的保管,增加档案的使用周期,尽力的维持历史原貌。还需要重视对档案信息的开发再利用,增加信息的服务意识。由于计算机在信息的处理和管理方面具有很大的优点,只有充分利用计算机技术,才能是实现档案的信息化管理。这种管理只要是利用现代化的信息技术对原有的档案管理模式进行变动,实现档案的数字化和信息化。1)多媒体档案信息处理的标准化和
3、长久化多媒体信息技术的设备兼容性较差,其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还很簿弱,面对层出不穷、花样繁多的光盘等介质,研究滞后,尚未有明确结论。有关的管理者要注意这些问题,认真研究分析,制定相应的对策。2)用多媒体技术实现档案管理功能的更新计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如,文字信息的录入可以用语音方式实现,同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入,还可以使计算机拟人化,密切了档案工作者与计算机的关系,使计算机的普及应用提高到一个新的层次。二、计算机技术档案管理应用存在的问题及对策1.信息网络数据库建设问题对现有的档案目录数据库以及部分全文数据库进行管理,不仅要加快对现有档案信息进行著录、入库以及管理的工作节奏,争取全面实现目录以及档案文件的机器检索,还要对那些利用率高、内容重要、容易受损的档案信息实施数字化管理,形成统一
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