浅析高职院校教学秘书工作

1、从本学科出发，应着重选对国民经济具有一定实用价值和理论意义的课题。课题具有先进性，便于研究生提出新见解，特别是博士生必须有创新性的成果浅析高职院校教学秘书工作高职教学工作是教学管理的重要组成部分。教学秘书作为教学管理最基层的管理者和执行者。在教学管理中发挥着重要的作用。教学工作干得好与坏，是教学质量的主要保障。文章阐述了教学秘书的工作职能、工作内容，和新时期高职院校教学秘书应具备的素质。分析了教学秘书在工作中存在的问题，提出了对教学秘书工作的改进方法。一、高职院校教学秘书的工作职能1.服务职能。教学秘书从事的是教学行政管理工作，事务繁多，涉及面广。教学秘书工作的主要对象就是老师和学生，主要工作就是为教师服务。所以教学秘书始终扮演服务领导、服务教师、服务学生的角色。这就要求教学秘书必须时时加强与教师、学生沟通交流，及时如实的向系主任反映教学信息，确保日常教学活动的正常开展。2.检查监督职能。教学质量和教学水平的提高，离不开教学秘书的监督检查。教学秘书应定期和不定期地检查教师的教学情况和学生的学习情况，及时发现问题，能处理的就处理，不能处理的及时向相关领导汇报，让教学中存在的问题得以及时解

2、决，保障教学工作顺利进行，进一步提高教学质量。3.协调职能。教学任务由多个部门共同完成，教学秘书起着承上启下，合理安排的作用。一方面，教学秘书要将上级下达的教学任务和各种通知、文件传达给系主任、老师和学生。另一方面又要协助系主任完成日常教学管理工作，协调好系主任与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间的关系。4.管理职能。教学秘书承担了各种教学资料的整理和收集工作。鉴于教学资料的重要性，教学秘书必须重视保管，采用分类归档，以便查找，为迎接各种检查做好准备。二、教学秘书的工作内容教学秘书的工作总的概括为上情下达、下情上达。教学秘书须及时地传达上级下达的各项通知，协助系主任完成各项教学管理任务。1.收集资料。教学档案资料的收集是教学秘书的又一重要任务。规范教学资料是教学管理的措施之一，教学秘书按照教学档案管理的要求，在每学期的不同阶段收集教学档案。首先，开学初期，收集教学计划、授课计划、教学大纲。这是搞好教学管理最基本依据，只有这样才能保证教学管理顺利进行。其次，收集教学日历、教学进度表、教学课表等，为系主任提供日常教学信息，便于系主任安排听课，对教师的教学情况起督导作用。再次，学生名册

3、、学生档案、学生成绩等的收集，便于教师全面地了解学生，因材施教。真正做到教书又育人。最后，整理试卷、毕业实习材料、毕业论文、教师的试卷分析表等资料。联盟将以上资料整理完毕并有序归档，便于以后教学评估、领导查阅。2.监督调课、教学计划的执行。调课是教学管理中经常发生的事情，有的教师在上课之后才打电话说因病、因事不能上课，这给教学秘书的日常管理造成了极大的困难。为杜绝此类事情的发生，建议相关领导制定相关管理制度，使调课规范化。计划是未来行动的方案。教学计划的执行离不开教学秘书的监督，教师上课也必须严格按教学计划进行，周学时与总学时必须与教学计划吻合，平时的上课形式必须按教学计划中的考核方式授课。3.学生的成绩管理。教学秘书负责管理学生成绩。学生成绩由任课教师录入教学系统。补考和重修成绩由任课教师交教学秘书，再由教学秘书录入教务系统。学生通过教务系统查询各科成绩。三、高职教学秘书应该具备的素质教学秘书是最基层的管理者，工作任务多而复杂，责任重大，难出成绩。没有良好的心理素质和熟悉的业务水平，难以胜任。为保障教学质量和教学水平的提高，教学秘书应具备以下素质。1.健康的心理素质。日常的教学服务是

4、教学秘书的主要工作，作为教学秘书经常与形形色色人打交道。因此，教学秘书必须要正确认知不良情绪，还要学会控制不良情绪。在工作中始终保持积极向上、热情诚恳的心态，保持一种从容不迫、不卑不亢的风度，做到认真仔细，心胸坦荡，豁达大度。2.良好的职业道德素质。教学秘书由于所做工作复杂，有的教师无理请假或先斩后奏，就很容易使教学秘书在工作中因冲动而指责教师，这样就会影响工作效率。因此，教学秘书必须具有高尚的道德素养和较强的责任意识。四、教学秘书工作中存在的问题1.教学秘书的作用没有得以充分的发挥。教学秘书岗位是一个行政管理岗位，直接接受教学系主任的安排。在实际工作中，教学秘书经常做的烦琐的行政事务，有责无权，造成有些教学事故无法得到及时的处理，加之作为基层的教学管理工作者，长期以来，被人们错误地认为其工作就是排课、调课、统计成绩、学籍等简单重复的内容，这导致教学秘书工作的难度进一步增大。2.教学工作未受到充分重视。部分领导和教师对教学秘书的工作认识不足，认为教学秘书工作就是一个简单的事务性工作，打打电话、传达通知，什么人都可以干，干好干坏对教学工作没有什么影响，干多干少也没有什么关系，反正都是些不

5、需要动脑筋的事情。这严重挫伤了教学秘书的工作积极性。3.教学秘书知识单一，缺乏专业培训。教学秘书长期以来得不到现代高等教育教学管理方面的培训，导致理论知识和技能严重欠缺。目前，教学秘书对教学管理工作仍以经验管理为主，根本谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化。五、教学秘书工作改进思路1.加强思想政治教育，提高服务意识。教学秘书的思想政治素质是教务工作的基本保障。面对烦琐的教务工作，教学秘书要有高度的责任感和强烈的事业心，全心全意为教学服务。所以，加强教学秘书的思想政治教育，使教学秘书明确为教学服务是自己工作的宗旨，真正担负起服务育人、管理育人、组织育人的重担，圆满地完成本职工作。2.转化观念，正确认识教学秘书在教学管理中的作用。首先要认识教学秘书的重要性，重视教学秘书工作。有些领导轻视教学秘书在教学管理中发挥的重要作用，进而导致教学秘书的工作积极性不高。加之平时教学秘书工作量大，责任大，辛苦付出的劳动得不到尊重和理解，导致教学秘书出现情绪不稳定的现状。因此，相关领导应常与教学秘书沟通，时时关心教学动态，关心教学秘书的工作，鼓励教学秘书利用休息时间，学习相关的业务知识，真正让教学秘书为教学服务、为教师服务、为师生服务。3.严格按制度办事，重视教学工作。管理工作的依据是制度，制度也是完成各项工作的依据和标准，依据制度管人管事，就可以避免各种因素的干扰，杜绝执行者因人处理事情。处理教学事务必须要有一套完整的规章制度，这套制度只有在相关领导密切配合与支持下才可以得以较好的实施。人管人，与制度管人是两种截然不同的效果。因此，教学秘书工作举足轻重，必须加以重视。总之，了解教学秘书的工作特点，正确认识教学秘书在教学管理工作中的重要作用，明确教学秘书应该具备的素质，才能保障教学的顺利进行，促进教学质量的提高，才能使教学工作更上一个台阶。课题份量和难易程度要恰当，博士生能在二年内作出结果，硕士生能在一年内作出结果，特别是对实验条件等要有恰当的估计。

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