新时期企业档案管理探讨

1、从本学科出发，应着重选对国民经济具有一定实用价值和理论意义的课题。课题具有先进性，便于研究生提出新见解，特别是博士生必须有创新性的成果新时期企业档案管理探讨前言企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，真实地记录着企业的生产、经济和企业发展的全过程。借助档案资料，能够更好地了解企业的过去，把握现在，规划未来。档案管理工作是企业管理工作的基础，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。因此，根据企业的职能，加快信息化建设的步伐刻不容缓。 一、企业档案管理中存在的问题1.档案管理工作执行力不够。企业的档案管理工作对企业部门活动具有辅助作用，联盟对档案的重视程度，决定了企业档案工作的开展，档案工作到位与否，从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后，很少查阅，并且在执行过程中，也存在一些难度。特别是工程建设档案，存在着重建设，轻档案的现象。工程的前期图纸资料还能上交档案室，但在工程的施工过程中产生的档案资料就不能及时上交档案室，如工程的变更，竣工验收等资料。档案人员在企业

2、的基本建设工程中参与性不强，档案的管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响归档率。有的虽然有资料，但有很大部分是复印件，影响了档案的质量。2.档案管理人员专业素质和管理水平不高档案管理人员的素质对档案工作质量有决定性作用，档案管理人员既要有很高的业务素质，又要有强烈的责任心，还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是在实际工作中，由于对档案管理工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距，在管理手段方面，也比较陈旧，与时代发展脱节。这已经不能适应新形势下企业档案管理的需要，如果企业想要提高档案的管理水平，必须把提高管理人员的素质放在第一位。3.档案硬件设施老化随着现代信息技术的发展，计算机网络技术应用于企业管理的诸多环节之中，管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机网络技术进行档案管理，多数还是采用手工整理。信息量小，检索进来也比较困难，利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范，档案柜也老化，保密性大大降低，保管条件也极其简陋。引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产

3、生了不利影响。二、企业档案管理的原则企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业档案管理要遵循以下几个原则：统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，要保证企业档案在内容上齐全配套；保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。三、新时期加强企业档案管理的几点建议1.加强培训，提高企业档案管理人员的素质现代

4、化的企业对档案工作管理人员的政治素养、专业技能的要求越来越高。档案管理的门类也在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存；文书档案由卷为保管单位到以件为保管单位等。新的情况将导致新的问题层出不穷，档案人员也要加强自身的学习，提高自身的政治素质，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。要博学多才，既懂档案专业知识，又要懂行业管理知识，努力提高专业素质及开拓创新能力，把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。2.建立科学的档案管理体系，加强企业档案管理标准化档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。规范档案的管理机制，完善档案的管理制度，是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展，档案管理的科技含量和管理水平在不断提高，所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系，并严格遵守企业档案管理流程。将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理，让档案管理能与企业决策、管理同步发展。3.加强对电子文件的管理一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式，这样数据生成以后，马上会贮存在企业的数据

5、库之中，被档案管理人员和其它部门技术人员所共享，能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中，电子文件比传统纸质文件更方便，快捷，失误率低，而工作效率会大大提高，电子绘图会比手工绘制有更大的优势，它的设计、修改、查询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破，如声像档案、人事档案、技术档案等等，可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享，计算机可以依照规定的指令，依据工作目的随时设置和更改类目。4.统筹兼顾，做好档案的保密与利用。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。档案的价值是通过利用来实现的，档案管理人员的管理价值也要在利用档案的效果中体现出来。档案人员在提供利用的同时，要跟踪利用效果，分析档案的投入与产出的经济效益，并加以广泛的宣传，使公司领导和员工认识到企业档案也是生产力，是宝贵的资产，同时对提高全员的档案意识有积极的作用。档案人员要勤于思考，多动脑筋，分析、加工编研二次信息，服务企业中心工作。档案主管部门也应每年定期召开一次编研工作研讨会，开展业务探讨，交流档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。5.加强对硬件设施的维护要想让档案部门充分发挥它们的职能作用，除了要有完善的管理制度和提高管理人员的素质，还必须加强对硬件设施的维护工作。对于纸质的材料，要防虫、防鼠、防霉，特别是防水、防火，这是档案工作的头等大事。一是档案库房、借阅、办公使用分开的房间；二是为档案部门配备一些专用的设施，用来保证档案的完整和安全，这是提高档案管理水平的物质条件。四、结束语信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。课题份量和难易程度要恰当，博士生能在二年内作出结果，硕士生能在一年内作出结果，特别是对实验条件等要有恰当的估计。

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