药厂设立办事处工作手册
72页1、办事处工作手册 二零零三年,第一章 总则,办事处权力: 办事处做为XXXX公司营销中心的驻外代理机构,负责营销中心在办事处所在地的一切业务的开展与延续;受XXX制药营销中心销售部直接管辖;,总 则,办事处的建立: 1、营销中心根据整体营销计划,在相应地区设置办事处; 2、 办事处设置初期,不建立固定办公地点。当办事处所负责地区销售回款达到10万元人民币/月,可以租用办公地点;,总 则,办事处规模: 1、办公地点:租用两室一厅或两室两厅(或面积相当)的民房或写字楼,租金不超过2000元/月,北京、上海、广州及经济特区,租金不超过3000元/月。 2、人员:每办事处常设地区经理一名,医药代表若干(根据医院开发情况设定人数),根据发展需要,可设办事处销售内勤一名;,总 则,办事处固定资产: 可租用固定办公地点的办事处,配备台式电脑一台,喷墨打印机一台,胶片幻灯机一台,传真机一台,费用标准按营销中心相关规定执行;所有固定资产的所有权均为XXXX公司;,总 则,办事处财务: 1、 办事处不专设财务人员,由办事处经理或办事处内勤人员暂代; 2、 为便于办事处在当地展开业务,可在办事处所在地银行设置
2、专用帐户; 办事处设置日常费用流水帐,由负责人员根据日常资金流量进行记录,同时保存有效票据;,总 则,办事处货物: 原则上办事处不储存货物,仅留存部分样品以备工作之需;特殊情况特殊申请。办事处人员不得私自销售产品。,总 则,办事处人员薪金: 1、 地区经理:根据地区及个人条件,按相关规定执行; 2、 医药代表:分为初级代表,中级代表、高级代表、特级代表、主管级代表,月薪金分别为800元、1000元、1200元、1500元、1800元; 试用期:试用期1-3个月,试用期发放80%的基本工资;,总 则,备用金: 1、 金额:为正常开展销售工作,办事处一次性给予各级人员相应数额备用金,具体金额如下:地区经理10000元人民币,医药代表3000元人民币; 2、 用途:用于地方必须文件的取得(如物价报备),医院开户费用的初步使用,办事处初期办公及销售费用的支出; 3、 领取:备用金领取以个人借款方式支出,总 则,4、 使用:地区经理备用金使用必需上报使用计划,报销售部经理审批后,医药代表备用金使用必须报地区经理审批后,签批后按个人借款执行; 5、 报销:备用金使用完成,如任务按计划完成,由使用人
3、提供有效票据报销平账;如任务未完成,则由上级主管择情予以签批报销金额;,总 则,办事处费用:,总 则,营运费用及固定营运标准 营运费用: 1. 每个代表每月最高不超过1000元 2. 每个经理每月最高不超过2000元 3. 办事处控制不超过全年回款额的1%,总 则,1. 每项费用计划必须事先计划申请,签准批后执行; 2. 营运费用包括:差旅、医院维护、日常交际、邮寄、个人办公、区域管理会议及培训等费用, 3. 由地区经理控制分配报全国经理审批,总 则,固定营运:包括每月固定的电话及市内、外部交通费用 1. 代表:500元 2. 地区经理:1000元(其中北京地区800元) 3. 大区经理:1500元(适合管理两个以上地区的大区经理) 4. 销售部经理:根据具体情况实报实销 5. 营销总监: 根据具体情况实报实销,总 则,市场费用以及标准: MPP: 1. 无税回款额的25%做为额度 具体数据支持管理见办事处管理制度,总则,学术活动: 由市场部控制调配,全国额度控制在无税回款的5%以下。 以上标准执行期限从2003年4月1日至2003年9月31日止。如有变动,再另行标准。,总 则,业务提
4、成:见销售部奖励计划,第二章 相关管理制度,第一节 日常销售费用报销制度总则,第一节 日常销售费用报销制度总则,一、 日常销售费用包括:办公费、开户费、临床费、业务交际费及其他销售费用; 二、 用车:除总部领导及高级专家(活动聘请顾问),其他人员原则上不报销出租车费,但因公需及特殊情况除外; 三、 费用审批:所有费用由专人签批,其他人无权代签;(地区申请可以传真方式执行),第一节 日常销售费用报销制度总则,四、 报销单据的填写要求: 报销单据必须填写报销日期、事由、经办人姓名及签字。详细注释费用发生的具体情况; 报销单据必须粘贴平整、牢固、左上角对齐,附件单据不得超出报销单封面范围,认真清点和填写附件张数; 五、 逾期未报费用:需作特别说明,无正当理由财务部有权拒绝报销,,第一节 日常销售费用报销制度总则,六、 发现虚报、假报、涂改等不法行为的报销单据,按该笔金额的10倍予以罚款;票据遗失一般不予以报销,确因特殊原因丢失单据,需详细说明原因,请证明人签字并上报各级主管批准; 七、 报销时间规定:当月费用当月报销,不得跨月报销费用;每月25日-本月最后一日为报销期限;,第二节 报告及费用
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