一份有关内部控制调查报告与内部管理建议书
6页1、一份有关内部控制的调查报告及内部管理建议书*有限公司内部控制调查报告 审计部于2006年11月818日对*有限公司内部控制状况进行了调查,在调查中,我们采取了现场观察、询问、环境测试、重塑流程、风险评价等方法,重点调查了与企业经营管理息息相关的五个环节,即采购与付款、库存管理、销售与收款、费用控制和人事管理。现报告如下:一、存在的主要问题*有限公司自成立到现在刚满三周岁,作为成长中的企业,已在制度建设和执行方面取得了很好的成绩,但是,我们也看到在部分环节还比较薄弱,主要表现以下几个方面:以下内容需要回复才能看到1、事前控制不到位,缺乏严格的计划和预算控制。2、流程脉络不明确,内部信息传递不及时,流程的标准化和再造工程有待提高。3、内部服务意识不强,企业执行力不够,团队建设有待进一步加强。4、岗位目标不明确,岗位考核不到位,岗位责任制尚未充分发挥其核心作用。二、总体评价及建议*有限公司作为集团投资设立的一家市场化运作的企业,目标大、起点高,在经营管理上应完全摆脱国有企业的痕迹,借鉴国内外先进的企业管理理念,不断充实自身的内部管理,深刻理解集团提出的“差别化”的发展思路,在产品和管理上双双
2、寻求飞跃。针对公司现状,调查建议从以下几点求得突破:1、推行全面预算管理,强化预算控制,提升成本效益考核力度。预算管理被视为企业实现管理控制与“评价部门经理计划经营,而后按计划运行的能力”的有效方法,预算管理又是一项全员参与式管理模式,通过它能够有效制衡权力控制,不断使得企业向规范化管理和既定目标实现的方向前进。预算管理应贯穿于经营管理的始终,包括目标的执行、过程的控制和结果的考核。2、建立灵活的用人机制,唯才是举,逐步建立相对稳定、绝对变动的管理团队。如果说产品是企业的生命,那么人才就是企业的灵魂,而管理就是让灵魂赋予生命的保障。人事管理是一项系统工程,公司应建立适合企业实际的岗位评价体系,定编定岗,明确责任,制订目标,通过严格、规范的考核机制,定期对员工的岗位适合性进行评价,对不适合的员工应及时调换,以合理配置人力资源。3、加强流程再造,不断优化流程,剔除冗长流程导致的资源浪费。流程再造是对企业生产、管理流程进行自省的一种方式,以使得企业能够更快捷的对市场作出反映,增加顾客的满意程度。首先,我们要整理公司目前执行的流程,制订标准化的流程路线,并要求全员执行;其次,充分发挥全体员工的
3、管理智慧,在执行中优化流程,不断修改现有流程。流程再造其实就是不断优化流程的过程,使其不断以最佳的方式满足企业。在此,日本丰田的精益管理思路很值得借鉴。调查人员在对纺织集团现有流程分析的基础上,进行了适当完善,详见报告附件(附件一五)。三、内部控制架构根据本次调查所发现的*有限公司在内部控制方面存在的薄弱环节,调查人员建议重点从以下几个环节进行完善:(一)采购与付款1、完善采购行为的计划性,加强物资入库环节的计划审核。库存存货是占用公司资金的重要因素之一,为压缩公司资金占用,加速公司资金周转,努力实现存货上的“零库存”管理,做到“购以致用”,就必须在采购的计划控制和采购与生产节拍的吻合性管理上下功夫。公司应建立销售、生产、采购各环节的计划管理制度,并根据授权,对计划的执行及实绩偏移计划的程度进行控制和管理,建立计划预警和通报制度。在计划编制和管理上要充分考虑两个因素:安全库存,要充分估计该库存能够做到对销售市场需求变化的及时反映;原料市场供求关系的变化,买方和卖方市场角色的转换。2、完善采购前的询价、比价程序,加强采购价格的授权审批。棉花作为一种特殊的商品,基本上存在价格的季节性差异和
4、市场供求关系转换等规律。调查认为,在买方市场情况下,要充分利用公司此时在采购市场的有利地位,加强采购价格的控制和供应商的管理,并尽可能与部分供应商建立长期合作的战略关系,同时也为整个市场进行卖方市场时做好准备。公司内部要建立完善的采购价格管理体系和流程,加强对采购价格的授权审批,严格控制采购成本。3、加强合同签订前的授权审批,重点应关注合同条款合理性的审查。公司在原料采购上基本上均签订了相应的合同,也履行了一定的审批,但在合同风险和部分条款的合理性方面还存在一些不足,调查认为,主要存在以下几方面:均为格式化合同,各条款叙述较简单,合同的抗风险能力不强;部分条款不严谨,在说法上存在歧义;合同审查不够严格,售后索赔实施执行不力,未建立有效的实施办法。(与沙湾县棉花产业有限责任公司的交易损失就是一个典型,调查建议公司要进行反思,总结经验。)调查人员抽取了编号为YDFZ2006CG183的合同,并进行了逐条逐款的检查,详细情况见本报告附件(附件六)。4、完善物资索赔流程,重点关注预付款情况下的采购行为出现退货、退款的问题。公司应建立原料索赔及成品理赔再索赔程序,针对供应商原因导致的原料不良,应
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