办公软件excel的操作ppt培训课件

1、EXECL的运用,第一节 EXECL基础介绍,一、 EXCEL是什么？ EXECL是微软以司出品office系列办公软件的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能，现在的新版本EXECEL2000还可以制作网页。,二、 EXCEL的新建和工作簿的打开 A、 常用的几种新建工作簿的方法 （1）在“开始”菜单中找到单击“新建office文档”，可以新建任何一个office组件的文档. (2) 打开资源管理器,在目标文件夹位置,单击“文件”菜单，单击“新建”，选择“Microsoft excel 工作表” （3）启动EXCEL后点“文件”菜单的新建，或按ctrl+N。,B、 打开文档的方法与新建相似，关键是找到要打开的文件名和其所在位置。 用EXCEL中的“文件”菜单，可以打开n个最近打开的文档，n具体值的设定，可通过工具 选项 常规选项卡中指定“列出最近所用文件数”如4,图1,三、 EXCEL界面的介绍 首先，启动EXCEL （1）自上而下分别是：标题栏、菜单栏、工具栏、编缉栏； 右边、下边：滚

2、动条 最下面：状态栏 中 间： 工作区 与其他界面不同的是工作区中间有线条，有利于做表格。,（2）大十字块：鼠标光标，表示现在是选择状态，单击一个单元格，这个单元格就有了一个黑色边框，表示我们选中了这个单元格。 （3）在EXCEL里面，行有行号，列有列号，每个单元格都有它自己的编号。 列：A、B、C.表示 行：1、2、3表示 单元格的名称：A1、A3,图2 Excel主窗口介绍,接下来解释一下工作簿的概念，excel工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件，它由若干个工作表组成。每个excel文件当中保存的就是一个工作簿，这就是说对于excel来说，一个工作簿就是一个文件，扩展名为.xls。 工作表是组成工作簿的基本元素，一个工作簿由若干工作表组成,其缺省名为Sheet1、Sheet2为了对一个工作表进行操作，首先要打开工作表所在的工作簿。为了对工作表进行操作，首先要选择该工作表，这样这个工作表就成为了当前工作表。,选择工作表的做法是：鼠标单击工作表名栏里的某个表名，这个被单击的表就被选中成为当前工作表。给工作表改名的做法是：首先选择要改名的工作表，接着选择“格式”菜单

3、中的“工作表”的“重命名”命令选项，就可以打开“重命名工作表”对话框，在“名称”输入栏中输入新的表名就可以了；给工作表改名有一个比较快捷的方式，用鼠标右击要改名的工作表名字，会出现一个快捷菜单，然后选择其中的“重新命名”选项，就可以打开“重命名工作表”对话框。,接下来介绍工作表的插入和删除方法：插入工作表，首先要确定插入点，即新的表在哪个标的前面，接下来在“插入”菜单中选择“工作表”就可以插入一个空白的工作表。删除工作表的过程是：选择要删除的工作表，在“编辑”菜单中选择“删除工作表”选项，这时系统要求确认的对话框，按“确认”按钮就可以删除工作表，删除工作表的快捷方式是：右键单击要删除的工作表，在出现的快捷菜单中选择“删除”选项，接下来对删除进行确认就可以了。,其次介绍文字和数据的输入，Excel能够识别两种形式的内容输入：常量和公式。常量有三种基本类型：文字、数字和日期时间。如果单元格中包含常量内容，那么这个单元格中的值就不变了，除非对单元格中的内容重新进行输入和编辑。公式都要以等号来开头，必须包含符合Excel规则的数学运算符号、数据值、单元格地址、函数或者这些元素的全部或者部分的组

4、合。,另外，Excel会对输入的内容自动进行判断，并区分输入的内容的类型。 为了向单元格里输入数据，单击左上角的A1单元格，输入数据，单元格中就出现了我们输入的数据。 并且单元格中多出一个竖线，也就是光标所在位置，在进入输入状态之前，光标并不会出现，进入输入状态以后，光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的位置称为插入点，我们输入的数据在插入点输入到工作表的单元格中。用什么方法能够才能进入输入状态呢？选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态，还有另外的一些方法：双击单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态，输入“Excel”。 你会发现上面的编辑栏是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中可以显示选中的单元格中的内容；,把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“I”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中了，输入“教学”，单元格的内容也随之改变。这里有一个问题需要注意，我们单击选中A1单元格，直接输入的话，原来单元格中的信息就被覆盖掉了，因此，在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，就一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入

5、。,图3 在单元格中输入内容,关于重复数据的输入：对于不具有自动增或减功能的文字型数据，操作非常简单，单击重复数据所在的单元格，鼠标放在单元格右下角的填充柄上，这时候光标会变成一个黑色的十字型，此时按住鼠标左键拖动鼠标至所需的位置，然后松开鼠标左键。这样就复制了重复的数据。,图4 复制重复数据1,图5 复制重复数据2,图6复制重复数据3,四、 保存工作簿 特别提醒：工作过程中要随时保存工作的成果 （1） 第一次保存某一工作簿，会出现保存对话框，待用户指定保存对象的名称和位置，以后每次点保存这一工作簿都不会出现对话框。保存后，EXCEL会自动加上扩展名为“XLS” （2） 要对己保存的工作簿做备份，可点“另存为”，在弹出的对话框中，指定或输 入文件的名称和保存的位置，点保存。,五、 在多个工作簿之间的切换 （1）“窗口”菜单中，列出了当前打开的所有工作簿的名称，当前编辑的工作簿前面有一个单击其他工作簿名称就切换到另一个工作簿中。 （2）可用alt+tab 键切换。,六、 关闭工作簿 1、不是点“标题栏”上的“关闭”按钮，而是点“菜单栏”上的“关闭”按钮。而是点“菜单栏”上的“关闭” 2、

6、点“文件”菜单中点击“关闭”。,七、 调整列宽 （1） 把鼠标放到列标志，C列和D列中间的竖线上，鼠标变成一个左右带有两个箭头的拖动标记。 （2） 按左键，向右拖动鼠标。,八、 单元格设置 A、 设置日期格式 （1） 选中单元格 （2） 打开“格式” “单元格” “数字” 在类型列表中选择合适的日期类型 确定,图7,B、 改变表格外观： （1） 选中标题，单击工具栏上的“合并并居中中”按钮 （2） 设定字号，字型 （3） 在单元中单击右键 选“设置单元格格式命令” “边框”选项卡 选一种合适的线型 C、“合计”格式设定 （1） 选中B17到E17单元格 （2） 单击“合并并居中” （3） 在“合计”中间加一些空,D、打印预览和打印有框线的设定 单击工具栏上的打印预览按钮。 注意：预览的结果看不到表格，编辑时表格线是EXCEL的分隔线，便于编辑，打印时分隔线不会出现。 打印出来有框线的设定： （1） 选中所有的单元格 （2） 打开“单元格格式”对话框 （3） 单击“外边框”按钮，单击“内部”按钮，确定。,E、蓝色横条的设定方法 （1） 选中整个一行 （2） 打开单元格格式对话框 （3）

7、图案 颜色 蓝色 （4） 将整行变窄,F、给一列数据的小数点加一位小数 （1） 选中这一列 （2） 单击工具栏上增加小数位数按钮 九、 打印预览和打印 （1） 点打印预览按钮 （2） 点打印按钮,第二节 EXCEL使用使用自动功能,一、 选择性粘贴 1、 选择性粘贴 粘贴板中的内容按一定规则贴粘到工作表中，而不是简单的拷贝。有时打开一个excel.xls文件，复制到sheet2中，数值并没有复制过来。此时需要 打开“编辑”菜单，打开“选择性粘贴”，在粘贴一栏中选择“数值” ，然后就可以复制了。,图8,2、 转置功能 把一个横排的表变成竖排的，把一个竖排的表，变成一个横排的。 （1） 选择这个表格，复制一下 （2） 切换到另一个表格中 （3） 打开选择性粘贴对话，选择“转置”。,图9,3、（1） 任意选择一些单元格 （2） 打开“选择性”粘贴，选择“加”，也可以将其复制。 二、 拼写检查 （1） 打开“工具”菜单 （2） 单击“拼写” （3） 按弹出对话框中的提示进行操作。,三、 自动更正 （1） 打开“工具”对话框 （2） 选择“自动更正”对话框 可以自己事先定义好平时易出错的子或词，

8、在输入有误时自动更改。 四、 宏 合理地使用宏，可以大大地提高工作效率，而且有时不使用宏会很麻烦。,第三节 图形的使用,一、 绘制图形、插入文本框 1、绘制图形 （1） 新建一工作表 （2） 用50%的灰色把表中的所有单元格填充起来，单击“全选”，选中整个工作表，然后单击工具栏上的“填充颜色”按钮的下拉箭头，从弹出的颜色面板中选择“50%灰色” （3） 选择要编辑的区域 （4） 单击填充颜色下的下拉箭头，选择“无填充颜色按钮。 （5） 单击常用工具栏上的“绘图”按钮。 （6） 绘制一个图形并填充颜色。,2、插入文本框 （1） 单击绘图工具栏上的“文本框”按钮 （2） 用鼠樯在工作表中拖动出一个方格，这就是文本框 （3） 在文本框中输入文字 （4） 设定格式,二、 图片文件的插入和调整 A、插入 （1） 打开“插入”菜单 （2） 打开“图片”子菜单 （3） 单击“来自文件”项 （4） 从文件列表中选择我们要插入的文件 B、调整 利用“图片”工具栏，调整图片。,三、 图片的处理 （1） 选中图形 （2） 单击“图片”工具栏上的“图像控制”按钮 （3） 从四种预设的图像格式中选择一种，亮度也

9、可以调整。 四、 插入艺术字 1、单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字按钮 在EXCEL中可以设置图形的三维效果。,1、图形的层级和组合 （1） 同时选中这些对象 （2） 打开“绘图“菜单 （3） 单击“组合“命令 （4） 可将这些图形作为一个整体一起移动 2、图形对象的旋转 （1）选中图形 （2）单击“绘图”工具栏中上的旋转图形对象按钮 （3）拖动图形四个角上的圆点，就可以对图形进行旋转,3、插入其他对象 （1）点插入 （2）单击“对象” （4） 从列表杠中选择对象，单击“确定” （5） 也可以是建立好的声音、图象等对象,图10,第四节 工作表的管理,一、 视图的切换 1、 使用显示比例 为了便于全面观察工作表的整个页面，利用工具栏上的显示比例按钮，缩放 2、 分页预览 （1） 打开“视图”菜单 （2） 单击“分页预览” （3） 视图中蓝色的虚线是分页符 （4） 将鼠樯放到虚线上，向右拖动 3、 手动分页 （1） 选中要分页位置的单元格 （2） 打开“插入”菜单，单击“分页符”,二、 拆分窗口 （1） 打开窗口菜单，单击“拆分”命令 （2） 滚动条也增加了两个 （3） 可以通过四个窗口，看到比较完整的数据 三、 新建和重排窗口 1、 新建 目的：把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照看看 （1） 打开“窗口”菜单 （2） 单击“新建窗口” 注意：现在的标题栏上的文件名后就多了一个“2”表示的是打开的一个工作簿的第二个窗口。,图11,2、 重排窗口 （1） 单击“重排窗口”命令 （2） 选择一种排列方式，选中“当前活动工作簿”的窗口前的复选框 （3） 确定,四、 冻结窗口 1、 解决滚动条的查看工作表后面的内容时，看不到行标题和列标题来解决 （1） 单击“D7” （2） 打开“窗口” （3） 单击拆分 （4） 显示的右边就只是数据了 （5） 选中“窗口”里的“冻结窗口”与上面比较一下，显示的效果。,2、 横向上“窗口”的宽度已经足够，只需冻结上面标题部分 步骤：（1）单击这个行标 （2）选中标题下面的一行 （3）打开“窗口”菜单 （4）单击“冻结窗口”格项 注意：选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。,五、 数据的排序 1、例：对execl.xls 的所有记录从上到下股

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