档案管理软件培训课件合肥欣诚档案科技档案有限公司

1、承载历史 铸就明天 档案管理软件,合肥欣诚档案科技档案有限公司刘明 13655552722,目录,一、档案管理系统简介二、档案管理系统特点三、档案管理系统使用,档案管理系统简介,档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。,档案管理系统特点,系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。为契合政府机关、企事业单位用户特点，系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、转移接收、统计以及数据管理等功能。 统一美观的界面，方便可行的操作向导，使系统简单易用。遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）

2、两种组卷方式,允许用户自定义档号格式；案卷调整更加方便快捷，在轻点之中就可对案卷进行拆卷、分卷、合卷和卷内顺序调整等操作。检索方式灵活多样，确保查询速度，查询方式除简单查询外，系统还提供自定义查询和多表查询，通过自定义查询目录保存查询条件，以后只要通过点击就可实现快速检索；多表查询则是同时在多个目录数据表中找出符合条件的记录。同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询。,系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。全面符合档案管理国家标准和行业标准，系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。实现多种备份功能，可以将目录数据及电子原文数据压缩后向光盘备份，也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据，确保用户的宝贵数据安全无虞。通过导入导出，使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。,安装指南,一、安装

3、简介 1、 安装盘介绍： 世纪科怡档案管理系统 V3.3（标准版）的安装盘是一张只读光盘. 2、 安装步骤： 硬件环境：内存1G 以上，硬盘500G，CD-ROM。 软件环境：WINDOWS2007/NT/XP/8/9/10等系统 二、安装步骤 1、 将世纪科怡档案管理系统 V3.3安装盘插入光驱（CD-ROM） 中，自动弹出如下安装界面：,上述安装界面共有 3 个按钮，分别为安装、自述文件、浏览 CD。其中浏览 CD按钮可查看安装光盘的内容，自述文件按钮可打开世纪档案管理系统 V3.3 的最新说明文件，安装按钮可直接运行光盘SINFARCH 目录下的 SETUP.EXE 文件，将在本机安装世纪科怡档案管理系统 V3.3（标准版）。如果没有弹出上述窗口，可以直接运行光盘 SINFARCH 目录下的 SETUP.EXE 文件。详细的安装步骤如下：,1、“安装”窗口（如下图），单击“下一个”继续；,2、“软件许可协议”窗口（如下图），单击“是（Y）”继续；,3、“光盘信息说明”窗口（如下图），单击“下一个”继续；,4、“用户信息”窗口（如下图），用户需在“序号（S）： ”右边空白框中输入安

4、装光盘背面所贴的序列 号，并单击“下一个”继续；,5、“选择目标位置”窗口（如下图），点击“浏览”按钮可更改安装路径，单击“下一个”继续；,6、“设置类型”窗口（如下图），单击“下一个”继续；,7、“选择程序文件夹”窗口（如下图），单击“下一个”继续；,8、拷贝文件阶段（如下图），请稍候；,9、“设置完成”窗口，单击结束完成安装。 10、单击“开始”按钮，指向“世纪科怡档案室”并单击“世纪科怡档案管理系统”，或双击桌面图标，输入用户标识及密码（皆为 ISA），即可进入系统。,第一次启动系统,第一次启动系统是指安装好了“世纪科怡档案管理系统”之后，第一次进入本系统。 在您第一次进入系统时，系统会提示您注册本系统和设置系统参数，其主要内容包括全宗的设置、档案馆信息设置以及原文服务设置。 启 动 启动方法包括以下两种： 方法一，从“开始”菜单中选择“世纪科怡档案管理系统”中的可执行文件“世纪科怡档案管 理系统”；方法二，直接双击屏幕上的“世纪科怡档案管理系统”的图标，启动本系统。,登录,启动系统后,系统将弹出用户“登录”窗体，点击“高级”按钮会弹出“数据源”输入框，系 统默认的数据源为“is

5、_archive”，首次登录默认密码是“isa”。在“用户标识”中输入正确的用户标识（注意和用户名称的区别，用户标识一般是用户名称的 简写），在“用户密码”栏中输入正确的密码，按“确定”则开始登录，按“取消”则退出本系统。,参数设置,完成第一次登录之后，接着系统弹出“系统参数设置向导”窗体，在这个窗体中，系统会提示您根据本单位的全宗情况，选择无全宗、单全宗或多全宗作为本单位档案的管理形式（有关全总及全宗号的概念请查阅“重要概念和名词解释”章节），并填写档案馆信息、指定原文存放路径，设定不同路径下可存放原文的信息门类表。 系统是以向导的方式来引导您完成上述各项设置的。 “系统参数设置向导”对话框如下图所示：,点击“下一步”按钮，进入下一步对话框进行“全宗选择”设置。,在以上对话框中，您可以根据本单位的全宗情况进行单项选择，方法是点击无全宗、单全宗或多全宗选择项前面的复选框，三者任选其一。再点击“下一步”按钮进行相应的“全宗编辑”对话框，点击“上一步”按钮则退回上一步对话框，点击“帮助”按钮则打开帮助文件浏览相关帮助信息，点击“取消”按钮则关闭对话框取消当前操作（以下各对话框按钮说明与此相

6、同，不再复述）。 根据以上三种不同的选择方式，系统也将进入不同的编辑对话框，分别说明如下： 一、选择的是“无全宗”，系统将打开如下“无全宗”设置对话框，在这里不需要进行任何设置， 直接点击“下一步”按钮就可进入“原文存放路径设置”对话框。,二、若选择的是“单全宗”，系统将打开如下“单全宗编辑”对话框，在相应输入框中输入全宗号 和全宗名称信息。点击“下一步”按钮则进入“原文存放路径”设置对话框。,三、若选择的是“多全宗”，系统将打开如下“多全宗编辑”对话框，在这里可以对全宗号和全宗 名称信息进行添加、删除和修改操作。,以上设置完成后，点击“下一步”按钮系统将进入“参数设置完成”对话框，在这里系统提示您进行实体分类设置，档号格式定义以及辅助字典修改。点击“完成”按钮，系统关闭该向导至此系统参数设置完成。,重要概念和名词解释,全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。 全宗号：形成档案全宗的单位代码。一般由所属档案馆制定分配。 立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位或个人。 案卷：是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。 档案著录：

7、在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号通常包括全宗号、目录号、案卷号、件号或页号。 案卷号：著录案卷目录内每一案卷的编号。 分类号：档案类别的代码。 主题词：主题词是揭示档案主题内容的规范词。 题名：题名是直接表达档案内容特征，中心主题并区别于另一档案的名称。 责任者：责任者是指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。,档案管理,档案管理是本系统的核心模块，它主要涵盖了档案管理中最重要的业务处理过程，包括档案的录入、组卷、调整和制作目录等。,档案录入,“档案录入”提供文书、声像、基建、会计、设备、人事、实物、审计、科技（2 层及 3 层） 档案的案卷级和文件级数据的录入。文书、基建、科技、照片档案等按传统方法整理的档案都有案卷目录和卷内文件目录。系统通过对这些案卷目录和卷内文件目录的录入来形成数据集，在此基础上，再进行数据的查询检索，打印出各种目录报表。另外，还提供对原文的管理，案卷/文件目录的批量修改，界面设置等功能。 在“档案管理”业务流程图中，点击“档案录入”图标进入“档案录入”窗体。,数据著录

8、,简单查询,简单查询，也就是查询条件和比较关系都比较简单。作为一种查询过滤工具，在系统中许多地方都可用到。 其操作说明如下： 1. 选择目录数据表。在分类查询中选择要查询的档案实体类型，或者在自定义查询和多表查询结果选择已定义的数据表； 2. 选择菜单项“记录”-“简单查询”或工具条中的“查询”按钮，所查询的实体类目如果对应多层数据表，此时系统会打开如下“选择范围”提示框（以传统方法整理为例），那么您就要在这里选择要进行查询的目录表，方法是点击其相应项目的单选框，同时在选择范围提示框中有“关联”这个选项，主要是为了方便多层门类进行关联查询。 3. 以上选择完成之后点击“确定”钮，系统将打开相应的“简单查询”对话框，如下图所示。,高级查询,1查询字段选择要查询的字段，比较关系选择比较关系的“大于等于”等，比较数值项目中输入或选择要比较的数值，点击“添加条件”按钮，以上条件就会列于条件列表中； 2如果有多个条件，则在“连接关系”中选择“与”或“或”，并且依照以上方法输入各项条件； 3对于两项以上的条件，可设置添加优先级关系，方法是用鼠标拖动选中有关两个条件或两个以上条件，使其底色变蓝。点击

9、“添加优先关系”后，所选区域底色变黄，表示这两个条件会先执行； 4高级查询中空条件为查询所有记录。 5高级查询的设置查询项功能与简单查询的设置查询项相同。 6点击“查询”按钮，以上满足条件的记录就会列于编目表中，“高级查询”操作完毕。,目录打印,通过目录打印您可以打印相关目录报表，如案卷目录、全引目录、封面套打等。在档案录入主界面中您可以通过以下两种方式进行打印输出： 系统已经给出相应的目录报表，您只要直接在“报表”菜单项下选择要打印目录报表名即可，详细说明请参见报表打印。 报表打印说明如下： 系统会根据用户当前操作的数据表资料在“报表”菜单项下动态加载不同的报表名，用户需要打印报表时，只须选择菜单项“报表”下的相应报表名即可调出报表打印条件设置窗体。,检 索,检索是一项十分重要的功能，本系统检索功能包括文件、档案和资料的检索。下面以档案检索为例进行说明，其余文件检索及资料的检索可参照以下说明。档案人员在管理过程中的编目、编研、利用、鉴定等工作中经常要使用到档案检索功能。利用计算机进行检索则大大提高了档案检索的速度，结束了手翻帐本的时代，是档案管理走向现代化的标志。 在本系统中，可供查

10、询的档案类型包括文书档案、科技档案、照片档案、会计档案和实物档案。在功能上，除了“简单查询”、“分页浏览”等功能外，还包括为适合档案业务的特殊要求而提供的分类查询、自定义查询和多表查询等查询方式和途径，从而提高了档案资料查询的速度和效率，下面将对它们进行一一介绍。 在“档案检索”业务流程图中点击“档案检索”图标进入如下“档案检索”窗体，,分类查询,分类查询就是查询不同档案类型中的数据，您只要在左边的文件/档案类型列表中选择要浏览的档案类型即可，详见类目选择。,自定义查询,自定义查询就是系统将常用的查询条件和结果作为一项内容并标识以助记名保存下来，下次查询时就只要直接点击此助记名，其查询结果就直接显示出来，而不需再次查询。操作步骤如下： 点击“自定义查询”选项卡使之切换到“自定义查询”查询框，在查询框的底部系统提供了专门的自定义查询功能按钮：添加、删除和设置。 操作说明如下： 一、添加 1. 在树型结构目录列表中选择要进行自定义的数据表； 2. 点击“添加”按钮，系统将弹出“自定义查询添加”对话框，系统将以向导的方式引导您一步一步实现自定义查询功能，详细操作说明： 第一步:输入助记名点击“添加”按钮后，系统弹出如下“自定义查询添加向导输入助记名”窗口，,

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