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中文版access数据库开发培训教程单元9办公室信封打印系统

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常见问题

1、,单元9 办公室信封打印系统,,学习目的：掌握VBA的基础知识掌握开发数据库系统基本理念复习窗体和报表的创建学习重点： VBA的基础知识调试程序,,9.1 经验者说：VBA的编程基础是基本,VBA究竟是什么？确切地讲，它是一种自动化语言。通过它可以使常用的程序自动化，可以创建自定义的解决方案。在开始VBA的编程之前，首先应该了解以下术语的含义： 1. 过程：是指用于完成某个指定任务的程序代码，在整个程程序都可以被调用；过程的类型有两种：函数和子程序。 2. 函数：是指在执行完成后将返回相应值的过程，典型的函数在被调用时将出现在等于号的右边,,9.2 手把手教 9.2.1 VBA编程基础,1. 代码存在的位置：模块 2. 语句 3. 变量 4. 函数关于VBA的更具体的介绍，可以参阅有关VBA的编程书籍，以便更深入地学习。,,9.2.2 系统分析与设计,本系统（办公室信封打印系统）是建立在Access系统上，那就牵扯到数据库的设计、窗体的设计和报表的设计。在信封打印系统的通讯本中应包括收信人的姓名、称谓、邮编、详细地址。为了方便应在客户详细资料表中再加两个字段：发信人邮编和发

2、信人公司名。数据表设计完后，下一步就是设计窗体。根据该系统中需要设计两个窗体：界面窗体和客户详细资料窗体。系统设计还包括报表的设计，其主要功能是综合一定范围内的数据，并打印或制成报表。,,要管理大量的数据，需要建立相应的数据库。存放信息的实体是表，一个数据库可以有多个表。一个可靠合理的数据库设计过程能高效的创建一个结构比较完善的数据库，从而实现和用户交互方便，用户维护起来也比较方便。Access中的数据是以表的形式存储，但是数据库（database，数据库的文件的后缀mdb）和表（table）并不等同，Access中的数据库是关联数据库，一个或多个表信息的容器。,9.2.3 数据库设计,,新建好的数据库：办公室信封打印系统,,9.2.4 创建数据表,创建好的数据表下图所示,,9.2.5 设计窗体和报表1.窗体的设计 (1) 客户详细资料窗体的设计方案,完成后的客户详细资料窗体的设计方案窗体。,,(2) 界面窗体的设计方案在设计窗体时，希望该系统的使用方法越简单越好。因此，可以设计一个界面窗体，这个窗体包括以下4个选项：“编辑客户详细资料”、“打开报表”、“查看客户详细资料”和“退

3、出系统”。下图显示了以只读方式打开“客户详细资料”的窗体。,,,报表的设计一般情况下不会给全部的客户发信，但是有时也有例外，所以现在要创建一个可以查看所有客户资料的报表。至于查看部分的客户资料的报表创建，将会在后面加以介绍。创建一张列出“客户详细资料列表”窗体中收信人详细信息的报表，在报表设计窗口中创建报表的方法与在窗体设计窗口中“创建自定义窗体”的过程非常类似，即将某个对象放置在网格上，并进行相应的调整，然后接着放置下一个对象，直到完成所有对象的放置。,,查看报表,,9.2.6 调试和发布系统,到此为止，已经完成了本系统大部分设计工作，只剩下系统的调试和发布工作没有完成。在实际中不可能同时给所有的客户发去信件，所以要对“客户详细资料”表进行筛选。具体的筛选步骤如下： 1）打开“办公室信封打印系统”，然后再打开“客户详细资料”表。,,2）在要进行筛选的记录的字段内，单击右键，在弹出的快捷菜单中可指定筛选的方式，如按选定内容筛选、内容排除筛选和筛选目标等。在本例中在“收信人姓名”字段内选择“张军”，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“按选定内容筛选”命令，Access将不符合条件的

4、记录隐藏。 3）在菜单栏中执行“文件”/“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。本例中选择按“报表”形式保存并键入报表名“收信人列表”，然后单击“确定”按钮。,,9.3 常见问题解答,问：为什么有时候查询检索到的记录太少？答：如果查询的记录太少，有以下处理方法：如果查询包含多个表或查询，请检查它们之间的每条连接线的连接属性。连接属性将决定表或查询是连接其全部记录，还是只连接与其他表中记录相匹配的记录。如果字段包含冒号，在表达式中引用字段时，必须以方括号括住字段名。否则，Microsoft Aceess将字段名转移为文本值，因此将不会检索到所要的记录。,,请验证已有的准则是否已正确输入，检查拼写错误，不必要的空白和多余的字符，确认设置准则的适当，而且就是记录所要满足的准则。如果不能确定或不想准确指定字段的值，可以在准则中使用通配符。如果已经使用通配符但没有得到想要的记录，也许是通配符使用在错误的数据类型上。如果已指定准则，可能限制太严。例如，如果在两个不同字段的“准则”行中指定准则，对于一个记录而言，两个准则必须都为真时才能使查询检索到它。可能需要删除某些或全部的准则，以使查询返回更多的记录。,,9.4 本单元回顾,本单元首先介绍了使用VBA编程的基本知识。VBA 是一门基于其他版本Basic的程序语言，它由过程组成。过程是用来完成某个特定任务的程序块，过程有两种类型：函数和子程序。两者之间的差别在于：函数有返回值，而过程没有。VBA可以开发作为窗体或报表的一部分事件的驱动过程。本单元通过开发一个办公室信封打印系统来介绍了一个小型系统应遵循的步骤以及如何使用VBA来实现系统所需功能。,

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