购建款项、货款及费用支付审批规定

1、 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 1 页 共 13 页 购购建建款款项项、货货款款及及费费用用支支付付审审批批规规定定 第一章第一章 总总则则 第一条第一条 为有效地降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强供应商货款结 算、物资用品购置、基建装修、费用核销及工资审批流程的监管并明确监管审 核、审批人责任，严把支出关，堵塞支出上的漏洞，特制定本规定，本规定适 用于公司所有部门和门店。 第二条第二条 公司各类支出实行月初计划，总量控制，分类管理，归口控制，适时 监控的分类分部门的条块管理模式。每月 25 日前各部门、各分支机构将次月 （自然月）的用款计划（包括付款方式、付款时间）按科目明细进行分类汇总 填报后按流程报相关领导审核审批后，交财税中心备案，财税中心按计划筹集 资金。 第三条第三条 本规定中明确的各级监管审核、审批人的责任承担者，都必须做到责 任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合： （一）审批人的责任：各级审批人在职权范围内对各项支出的真实性、合 理性、合规性、合法性、完整性承担责任； （二）审核人的责任：各级审核人在职权范围内对各项支出的合

2、理性、合 规性、逻辑性、完整性承担责任； （三）各级审批人在签批时，必须明确签署“同意”、“不同意”，或者 其他明确的处理意见；各级审核人在审签时，必须在经过缜密分析和判断后， 明确地签署意见或建议。各级审批人和审核人不得仅以签名代替审批和审核。 第第二二章章 货货款款审审批批 第第四四条条 商品购进计划申报： （一）采购部门应于每月 25 日前将次月（自然月）的商品采购计划按结 算周期、付款方式、付款时间进行分类填报汇总后按流程报相关领导审核审批 后，交财税中心备案，财税中心按计划筹集资金。 （二）财税中心于每月 30 日前对各业务部门当月商品购进实际执行情况 进行检查，对执行计划偏离程度达20以上，又无支持理由的，财税中心按 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 2 页 共 13 页 其偏离20以上金额的 1收取资金占用费或经营损失费。 第第五五条条 货款支付审批权限： 支付货款时，业务部门应根据已批准的资金计划、 已签订的合同及市调情况填写付款通知单，经部门经理签字确认后，交财税中 心审核并报相关领导审批。具体审批权限如下： 货货款款支支付付审审批批流流程程 资金 性质

3、付款 类型 审批权限核对 采购 经理 主管 总监 财务经 理 财务 总监 总经 理 董事 长 10万元（含10 万元）以下 会计 对帐勾 单 审核 审批 审核 审核 审批 / 统一 结算 日账 期类 10万元以上 会计对 帐勾单 审核 审批 审核 审核 审批 审批 5万元（含5万 元）以下 会计对 帐勾单 审核 审批 审核 审核 审批 / 预算 内 非统 一结 算日 类、 无合 同的 货款 类、 新品 开发 首次 付款、 预付 货款 5万元以上 会计对 帐勾单 审核 审批 审核 审核 审批 审批 5万元（含5万 元）以下 会计对 帐勾单 审核 审批审核 审核 审批 / 预算外 5万元以上 会计对 帐勾单 审核 审批审核 审核 审批 审批 第第六六条条 货款审核内容及标准： （一）每月 15 至 16 日凭财税中心办理的结算卡由结算本人到财税中心对 账，原则上每月 30 日至次月 7 日为结算日，节假日顺延； （1）实销实结：每月结算一次，节假日另行通知。结算时供应商凭需方 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 3 页 共 13 页 入库单据与采购部门、财税中心门按约定的结算周期

4、、付款方式和付款时间核 对上月已销售账目，本人签字后，由会计及财务经理（或其授权分管部长或其 他审核人，下同）审核签字，经支付流程中确定的相关审核人、审批人审 签，再由出纳履行付款职责； （2）经销结算：每月结算一次，节假日另行通知。结算时供应商凭需方入 库单据（含结算日前所有退库单据）与财务先核对结算日以前的所有出入库单 据。本人确认签字后交由采购经理核对签字，由主管会计及财务经理审核签字， 经支付流程中确定的相关审核人、审批人审签，再由出纳按付款时间和付 款方式履行付款职责； （3）现款结算：结算时供应商凭需方入库单据与采购主管核对。主管确认 签字后并填写领款单附上详细的入库票据到公司相关领导处申请签字后，出纳 履行付款职责； （4）清场结算：A、办理清场结算手续之前，采购部必须把该供应商的商 品全部发清场退货通知，退回给供应商；B、采购主管和采购经理在清场供应 商入库单上签批清场字样。C、供应商拿入库单在往来会计处勾兑所有未结算 入库单；D、会计、采购经理审核签批后报总经理审批。E、将审批后的勾单质 押在财税中心出纳处，六个月后，经采购部核对无误后通知财税中心付款； （5）预付货

5、款：采购主管填写申请单（申请单必须注明付款方式），采购 部经理审核确认，由主管会计或财务经理审核签字，经支付流程中确定的 相关审核人、审批人审签，再由出纳履行付款职责。 （二）货款审核的内容： 办理结算时，财税中心、采购部、商品部等相关部门须按各自职责核查现 有库存状况、进货情况、销售情况、供应商返利、合同有效期和发票收回等情 况。 第第三三章章 物物资资用用品品购购置置及及基基建建装装修修审审批批 第七条第七条 财产物品购建及装修项目审批权限： （一）公司各部门的财产物品购置、基建装修维修及制作，发生费用在 5000 元（含 5000 元）以下的，由需用部门提出申请按物资用品购建及装修 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 4 页 共 13 页 项目审批流程报总经理审核后，交由实物监管部门或项目负责部门执行，并 由采购部门或经办部门与资产接受方办理完交接手续并签字确认后，报物资 用品购建及装修项目审批流程中确定的相关领导审批付款； （二）发生费用在 5000 元以上的，由需用部门提出申请报其分管领导批准 后，转入实物监管部门或项目负责部门，由实物监管部门或项目负责部门提供 详

6、尽的预算报告和可行性分析，按物资用品购建及装修项目审批流程中确 定的审批权限报批后与供应商或承建单位签订合同，其中达到一定金额的工程 或设备设施、原材料、财产物品批量采购等需经招标小组进行招标或议标后签 订合同。属于综合项目的，由项目牵头部门将各单项预算汇总后集中上报审批。 （三）支付款项时工程单位必须提供发票，财税中心依据合同、决算报告 或维修制作报告批件、付款批件付款。工程未决算前需预支款项的必须报董事 长批准。 （四）具体审批权限及流程如下： 物资用品购建及装修项目审批流程物资用品购建及装修项目审批流程 业务类型审批权限 需用 部门 负责 人 实物监 管部门 （项目 负责） 负责人 主管 总监 财务经 理 财务总 监 总经理董事长 5000元 （含）以下 确认 确认 审批 审核 审批 / 物 资 用 品 购 置 5000元以 上 确认 确认 审批 审核 审核 审批 审批 预 算 报 告 审 批 权 限 基 建 装 修 维 修 制 作 不限 确认 确认 审批 审核 / 审批 预 算 内 支 付 审 批 权 限 财 产 物 品 购 置 5000 元 （含）以下 确认 确认 审批 审核

7、 审核 审批 / GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 5 页 共 13 页 5000 元以 上 确认 确认 审批 审核 审核 审批 审批 基 建 装 修 维 修 制 作 不限 确认 确认 审批 审核 / 审批 预 算 外 不限 确认 确认 审批 审核 审核 审批 审批 第第四四章章 商商品品报报损损审审批批 第第八八条条 商品报损审批流程： 过期商品报损，由商品部统一编制表格，并划分责 任后报主管总监审批后送财税中心审核，报总经理审批。商品盘点报损，由市 场部统一编制表格，扣除公司应承担部分外，剩余部分要划分门店个人后，统 一报主管总监审批后送财税中心审核，并报送总经理审批。 第第五五章章 费费用用审审批批 第第九九条条 费用审批权限： （一）所有费用和借支实行部门会签、集中审批制度。费用发生后凭有效 发票经相关权利人按审核、审批权限及时会签。所有费用按上述要求经过会签 后，报总经理审批后出纳人员方可支付现金。（具体会签流程见后） （二）运杂费（含托运、搬运费）所有运输费用，必须由主管业务部门与 运输单位签订运输合同或协议，并送财税中心备案，财税中心依据合同、协议 标准及运输

8、方开具的正规发票付款，无发票的扣除税款后结算。 （三）车辆费用：主要是修理费用、油料费用、过路桥费用和年检费等费 用。必须确保公司正常生产经营需要的前提下，所发生的费用，在核报该费用 时必须提供正式发票才可支付。车辆违章的罚款原则上公司不予核销。 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 6 页 共 13 页 （四）油料费用：公司统一办理加油卡，每车一卡，不得混用。加油时对 方出具的发票中，要有车号、公司名称等相关信息。结算时必须提供增值税专 用发票。所有的车辆出车，驾驶车辆人员必须建立出车日志，详细完整的登记 出车时间、地点、事由、里程等信息，并由所在部门经理（或部长）审核。 (五)广告费：广告费（含媒体广告、店堂美化等）支出必须按审批流程经 相关业务部门审核，履行审批手续。广告费中属供货商（厂家）承担费用的， 结算时须予以扣除，且必须附有供货商（厂家）活动项目付款证明复印件。 （六）促销费：促销费由主管业务部门在经办促销活动前提交活动方案， 其内容包括活动范围、时间、费用预算及预计效果等，并经过相应的审批程序。 活动方案另交商品部、财税中心备案，财税中心对其活动费用开支情况进行

9、监 督、检查。为各门店经办的所有费用（包含购置的活动用品、赠品等）的支付， 由市场部门统一签字确认后按审批程序核销。 （七）水电费：总部和各分支机构连锁店发生的水电费按流程经行政部审 核后，财税中心按实际发生额核销，按月（季）通报，年终考核。 （八）租赁费：经行政中心审核后，签订租赁合同，按合同金额和付款时 间核销。 （九）修理费：A、车辆及设备修理（除保修期内），扣除保险公司赔偿 和责任赔付外，具实核销。在费用发生前，报行政中心审核与备案，并报总经 理批准。B、日常维修，发生前报行政部审批，由行政中心统一安排修理。 （十）财产保险费：财产保险费在发生前经行政部审核后董事长批准，并 签订合同。由财税中心根据合同及其他相关文件审核后支付。 （十一）员工社保费：员工社保费经人事部审核后按实际发生额，据实核 销。公司实行预算总量控制。 （十二）招待费：因为业务需要必须支出的餐饮和烟酒等费用，由相关业 务部门报备，行政中心审核，按费用核销流程报批核销。在费用发生前要 报批，报费用时必须要有正式发票，并附有菜单明细：特别指出：1、用烟、 酒方面，公司统一购买（不同档次），业务需用时领用（领用程序同费用核销 程序）。个人消费一律由个人承担。平时不再对个人报销烟酒费用支出，特殊 情况需在事前报董事长批准方能报销： GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 7 页 共 13 页 烟酒领用 审批权限 部门 经办 人 部门 经理 主管 总监 行政 总监 财务 总监 总经 理 董事长 烟（1 条以内,不含）、酒 （1 件以内，不含） 制单 审核 审批 审批 - 烟（1 条以上）、酒（1 件 以上） 制单 审核 审批 - 审批 招待费由财税中心年初给各部门下达控制指标，在控制指标之内按上述标准执 行。超指标的，需报董事长批准。 （十三）差旅费（差旅费按下表标准执行。由业务部门申请，财税中心审 核，

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