谈谈公文写作的两个关键问题

1、谈谈公文写作的 两个关键问题,中共拉萨市委党校 拉萨市行政学院 刘培勇 2016年5月,交流提纲： 一、怎样认识公文？ 二、怎样才能写好公文？,一、怎样认识公文？,（一）公文的文种分类（行政机关的公文种类）,命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案,2018/9/15,4,报告 请示 批复 意见 函 会议纪要,企事业单位常用公文,1.规范性文件：办法、规定 2.领导指导性文件：指示、批复、决定、决议 3.公告性文件：通报、通知 4.陈述呈请性文件：请示、报告 5.商洽性文件：函 6.证明性文件：证明、介绍信、合同 7.记录性文件：会议纪要、会议记录 8.其他文件：计划、总结、规划、简报,2018/9/15,5,按行文关系与传递走向分：,2018/9/15,6,上行公文、下行公文和平行公文三种。 如请示、报告就是上行公文，它们是下级往上级报送的文件。 指示、批复等就是下行公文，它们是上级给下级下达的文件。 公函是平行公文，属平行机关或不相隶属机关之间往来的文件。,公文的文种分类,文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。 正确

2、选用文种的依据： 1.国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种。 2.发文机关的职权。 3.发文机关的行文目的。 4.发文机关与主送机关之间的行文关系。,2018/9/15,7,学习文种目的在于正确选择文种,1、什么是公文 公文是党政机关、人民团体、企事业单位在各 自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有 一定格式的文字材料。,（一）正确理解公文的定义,2、公文定义解读 公文的基本特征：“具有法定效力和规范体 式”。这是公文区别于其他文章和图书资料的 最主要的区别。,3、公文的适用范围和基本用途： 一是 “依法行政”； 二是“进行公务活动”。 公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办 理事务的重要工具。任何一个机关、组织在日 常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表 达意图，处理公务，实施管理。,4、公文的作者是法定作者 公文不是谁都可以任意制发的，只能由法定 作者制发。 公文的法定作者指的是公文的发文机关。即 依法成立并能以自己的名义行使法定职权和承 担法定责任的机关、组织或代表机关组织的领 导人。,、政治性： 公文内容必须符合现行的法律、法规，符合 党的路线、方正和政策； 下级机关

3、的公文不能与上级机关的政令相抵 触。,（二）准确了解公文的特点,、权威性： 公文是行政机关行使权力的重要方法和途径。 必须在职权范围内制定公文，不得越权制定公文，制 定公文的过程必须符合法定的程序。 在法定的职权范围内，下级机关对于公文内容必须严 格遵守、坚决执行。下级机关的公文不能与上级机关的 政令相抵触。,、实用性： 公文是人们在生产、工作、学习、生活实践中，用来 办理实际事物、处理实际问题、有直接应用价值的一种 工具性文章。 “直接的应用价值”是公文产生、发展、繁荣的根本 原因，是公文的价值所在、生命所在。,、规范性： 所谓规范性，就是要求公文从内容到形式都必须符合 国家的规定标准。 公文体式的规范化，维护了公文的权威，有利于党政 机关处理公务，提高机关工作效能，从而保证公文的法 定效力；同时也有利于文秘部门办理公文，提高办文效 率。,、时效性： 首先，公文的运行要讲究实效； 其次，公文的执行要讲求实效； 再次，某一份公文只是在某一段时间内发挥作用。,二、怎样才能写好公文？,好公文的十条标准： 1.合“法”、2.求实、3.合体 4.精简、5.严谨、6.准确 7.规范、8.完整、

4、9.清晰、10.耐久,（一）写好公文要有标准意识,1.合“法”,要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，符合上级公司的规定等。,2018/9/15,19,内容要合法,形式要合法,内容要合法：,公司关于适当降低排污合格标准的请示 ,2018/9/15,20, 公司关于暂时拖欠职工半年工资的通知 ,形式要合法：,公司发布公告,2018/9/15,21,经理号令,2.求实,要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；,2018/9/15,22,要忠实地反映情况，不作任何夸大、缩小和虚构；,各种判断要合乎实际，杜绝主观臆想、臆断；,各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。,3.合体,文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。 兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。,2018/9/15,23,4.精简,要求尽量用最简洁的文字顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。,2018/9/15,24,公文、美女与鸟的思维,少发文，发短文,5.严谨,要求公文的结构必须严密有序；,2018/

5、9/15,25,用语务必周密确切不生歧义， 没有漏洞。,6.准确,必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。 对公文制发意图与依据的反映 每项具体内容的表达（用词、数据、观点等） 文种的选择 概念的使用 每个符号的书写印刷,2018/9/15,26,7.规范,要求公文结构、格式、语言表达、符号 使用均应符合有关规定，符合语法规则与 逻辑规则，不允许“标新立异”。,2018/9/15,27,2018/9/15,28,公文的基本组成部分包括：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。,公文各组成部分各有特定的功用，各自的构成也具有规范性。,公文标题的结构,关于（对） 的 发文机关 内容 文种 （作者） （事由） （名称） （介词） （助词） 转发 发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知） 印发 国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,2018/9/15,29,附件规定,在正文下空一行 左空两字标识“附件” 后标冒号 说明附件顺序和名称 附件序号用阿拉伯数码 附件名称后不叫标点符号,2018/9/15,30,2018/9/15,31,抄送的有关规定与原则,1.修订前：

6、除主送机关外，对其他需要文件内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发” 修订后：不再区分“抄报”、“抄送”和“抄发”一律用“抄送”,2.抄送后用冒号，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。,8.完整,要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数据内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性。,2018/9/15,32,公文构词完整规范，不滥用简称。,9.清晰,要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。,2018/9/15,33,10.耐久,要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在。,2018/9/15,34,（二）掌握公文写作基本规则,1、公文写作的语言运用规则 2、公文写作的核心要领 3、公文写作的基本过程,2018/9/15,35,1、公文写作的语言运用规则,2018/9/15,36,语言模式选择 词语的选择 常用的事物和概念的特殊表达要求,语言模式选择,书面语言 口头语言 程序语言,2018/9/15

7、,37,指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。比如说在公文当中要表述内容的顺序，常常要用到“一是、二是”之类的数字用语， “文件”类的公文必须要用书面式语言。,2018/9/15,38,书面式语言,是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物。应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。再如歇后语、新兴网络用语等等。,2018/9/15,39,口语式语言,格式固定的语言表述方式。 比如在一些文件的开头部分： “根据为了现将有关事宜通知如下” “为做好特制定” “现将印发请” “为加强公司就规定如下”,2018/9/15,40,程式化语言,词语的选择,词语的涵义 词语的感情色彩 词语间的正确搭配,2018/9/15,41,例：他们从实际情况出发，在发达农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的宝贵经验。,例：经查明，张某和

8、李某曾在1999年9月间收受过*公司的巨额贿款，已构成受贿罪。案发后，二人还与*公司的业务员*订立攻守同盟，妄图掩盖过错。,2018/9/15,42,埋单和买单 庇护和保护 截至和截止,常用的事物和概念的特殊表达要求,时间的表达（今年、明天、本月、年份） 空间的表达 （国外、国内、这里、那里） 职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外） 数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下） 范围的表达（全部和部分） 程度的表达（很、更、特、最等等）,2018/9/15,43,按惯例，“以上”、“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内。,增加了两倍？ 增加到两倍？ 减少了两倍？减少到三分之一？ 减少了三分之一？ 十四岁以下,例：全体员工大部分都参加了劳动竞赛。 例：凡现在在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里情况十分艰难的情况下进厂的。,2018/9/15,44,2.公文写作的核心要领,公文格式要规范。 行文规则要掌握。 常见错误要避免。 艺术水平要提高。,2018/9/15,45,公文格式要规范,公文框架格式。 标题+主送机关+主体+结尾 标题格式 发文机关+事由+文种 主送单位格式

9、 上行文一般是一个主送单位 公文要素字号格式 公文结尾格式（根据文种要求）,2018/9/15,46,行文规则要掌握,上行文：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式，但不得抄送其下级机关；逐级行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文。 下行文：按照职权范围行文；部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文；向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 平行文：不相隶属机关之间一般用函行文；无论向什么机关行文，无论要求解决什么问题，只要彼此间没有隶属关系，一般都得用函。,2018/9/15,47,1.不宜越级行文 2.按联合行文关系行文 3.上行文主送机关不宜多元化 4.一文不能多头报送 5.行文请示不能抄送下级 6.平级之间不宜使用上行或下行文 7.公文不宜直接报领导,2018/9/15,48,常见错误要避免,公文标题方面的错误 1.标题要素不全。（发文机关事由文种） 2.标题不准确。（事由概括不准、文种名称不准确） 3.标题不够简要。（事由、批转文件等过于冗长） 4.标题不清楚。 5.标题中标点符号使用不妥。 6.标题与落款矛盾。,2018/9/15,49,2018/9/15,50,1*公司授予王*同志荣誉称号通报 2关于*司机开车去北戴河的通报 3 *公司关于小汽车的请示 4*公司关于转发“*总公司关于加强春节安全保卫工作的意见”的通知 5 *公司关于加快发展*项目若干措施的通知 6 *关于申请解决更换一台锅炉的报告,练 习,时间、数字方面的错误,成文日期的错误使用。 结构层次序数乱用。 违反公文中数字使用规则。,2018/9/15,51,2018/9/15,52,成文日期（哪个是正确的） 2005年10月21日 2005.10.21 二五年十月二十一日 二00五年十月二十一日 二零零五年十月二十一日 结构层次序数（哪个是正确的） 一、 （一） 1、 （1） 一、（一）、 1、 （1）、 一、 （一） 1. （1）. 一、 （一） 1. （1） 2005年*乡政府的财政收入是500万（五百万）。（哪个是正确的？） 自上月以来,

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