文档管理第一章

1、LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED文档管理郭小东2012年3月21LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED课前调查 哪些同学喜欢经常记笔记？ 你还记得中学学了什么吗？大一大二学了 什么？ 哪些同学经常上网查看各种信息，并保存 在电脑中？ 哪些同学喜欢照相片，从小到有哪些经历 可以通过文档形式来进行回忆的？LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED市场现状 对信息和知识的获取和使用已经成为当今社会 发展的基本动力，这也是信息时代的显著特征之 一。而文字和图形是信息和知识的最主要载体， 特别是利用计算机技术实现的信息和知识的获取 和利用，已经成

2、为21世纪信息化革命的主要特点 和标志。 随着我国信息化建设全面进入内容阶段，数 据库、“海量存储”、信息安全等领域都成为了IT 业界关注的重点，IT 产业的重心也已经逐渐转向 信息处理和利用水平的升级。计算机应用的大规 模普及，进一步丰富了人们获取信息和知识的来 源，可以说，今天的工作、生活正在被大量的文 档所包围。 LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 【案例导入】2002年，欧盟打火机制造商联合会向欧盟委员会 提出反倾销申诉，指控中国生产的一次性燃气打火机 在欧洲市场上倾销。当年6月27日，欧盟宣布对产自中 国的打火机进行反倾销立案。得知此消息后，浙江温州、宁波等地的打火机生 产企业在有关部门和行业协会的组织下准备应诉，并 向欧盟申请市场经济地位和提出“产业无损害抗辩”。应诉中的关键环节是提供公司生产、内销、外销 、财务等各方面的材料和原始单据，以及经营过程中 的合同、协议、企业章程、董事会决议记录等，更重 要的是还要提供三年来

3、的财务报表和审计报告等一套 完事的档案材料。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED由于这些应诉企业平时注重生产、销售和 经营管理等方面档案的收集和管理工作，因此 ，所需要的档案齐全、证据充足。于是，经过 应诉企业、代理律师等长达15个月的工作， 2003年9月，在针对中国产品的众多反倾销调查 案中，一次性打火机生产企业的应诉取得了胜 利，成为中国企业反倾销应诉史上的标志性事 件。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITEDHTC董事长王雪红 回应HTC与苹果专利战 称积累了很多重要专利，对诉讼深具信 心，HTC不会只采用Android操作系统 一个是销量超越诺基亚的全球智能手机 新霸主，一个是近年来成长迅猛的Android 智能手机新星，苹果和HTC的“对对碰”吸 引了业界无数目光。LISP

4、主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED第一讲、文档管理概述 相关定义 文档管理的需求与作用 电子文档管理 文档管理的发展LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED提问 什么是文档管理？ 为什么要进行文档管理？ 谁需要学习文档管理? 怎样进行文档管理？LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 文档管理相关定义： 1.文档： 从内容上，可能是商务合同、会议记 录、产品手册、客户资料、推广方案、心 得等。文档的状态包括草稿、正式、锁定、 作废、归档、删除等。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific Profes

5、sionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED美国小区为防宠物狗随地大便测狗屎建DNA档案 2011年7月3日 11:07 据“中广新闻网”3日报道，美国佛罗里达州 一个小区管委会为了解决民众的宠物狗随处大小 便的问题，将从今年8月1日起，要求各位养狗饲 主支付一笔费用，统一为宠物狗检验DNA并且存 档。 据报道，使用DNA存档后，如果小区内发现 狗粪，管委会会将样本送到实验室比对DNA，核 对确实之后，放任自家宠物狗随地大小便的主人 将会遭管委会重罚。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED文档的作用【常见现象】 省的电影发行公司与该省的 大学因一建设工程发生了土地产权争议 。 大学提出该工程所占土地归其所 有，电影发行公司如果在此进行施工建设 ，应付予其土地占用费。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HO

6、NGKONG) GROUP HOLDING LIMITED【解决之道】为澄清事实，该省的电影发行 公司前往城建档案馆查阅土地档案资料。 相关的档案证明：土地的产权属于电影发 行公司。这一土地产权争议由此得到妥善 解决。 1、凭证作用LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED2、参考作用 【常见现象】 20世纪90年代，北京市地铁总公司为 了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。但 是如果购买新车，每节车厢都在120万元以上，费 用昂贵。经权衡，地铁总公司决定对20世纪70年 代购置的电动客车进行技术改造。 【解决之道】地铁总公司的档案部门由于完好地保 存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而 为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可 靠的信息。经过3年多的努力，地铁总公司技术部 门编制出1100多张设计图纸，完成了42辆车的改 造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资 金4116万元。LISP 主导国际科技专家Leading In

7、ternational Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED3、文化作用 截至2005年6月，中国已有四项档案文献遗产名 列世界记忆名录，中国艺术研究院收藏的 传统音乐档案、中国第一历史档案馆收藏的清 朝内阁秘本档案、云南省社会科学院东巴文化 研究所收藏的纳西东巴古籍文献和中国第一历 史档案馆收藏的中国清代大金榜。 4、教育作用 法国、墨西哥等、中国爱国主义教育基地LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED2.文档管理： 文档管理指文档、电子表格、图形和 影像扫描文档的存储、分类和检索。文档 管理的关键问题就是解决文档的存储、文 档的安全管理、文档的查找、文档的在线 查看、文档的写作编写及发布控制等问题 。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GRO

8、UP HOLDING LIMITED3.企业文档管理的对象：泛指各类非结构化数据的数字内容， 包括企业的各种文档、报表、账单、网页 、图片、传真，甚至多媒体音频、视频等 等各种信息载体和模式。 4.文档分类：在纸质文档时期，企业档案一般有文 书档案、科技档案、产品档案、基建档案 、会计档案、人事档案等传统分类方式。什么是结构化数据？LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 文档管理的需求与作用 文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部 门、广告代理公司和其他具有大量书面文件或影 像操作活动的商业领域中最为有用。 企业在进行文档管理过程中，经常会碰到以下问 题：海量文档储存，管理困难；查找缓慢，效率 低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障； 文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等企 业低下的内容LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKON

9、G) GROUP HOLDING LIMITED 管理效率和急速膨胀的内容信息规模形 成了尖锐的矛盾。与业务信息系统中大量 用于交易记录、流程控制和统计分析的结 构化数据相比，内容具有某种特定和持续 的价值。 这种价值在共享、检索、分析等使用过 程中得以产生和放大，并最终对企业业务 和战略产生影响。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 做好文档管理的规档管理工作，能够及 时提供企业所需的第一手资料，促使企业 的健康发展，提供企业的管理水平，也为 企业运行机制的监督管理提供了必须的资 料，有利于内、外部的监督管理。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 电子文档管理： 在现代组织中，文档一般都是以电子文档的 形式存在。 电子文件具有以下几种特性： 需要借助现代化办公设备才能阅读利用；可 以直接由计算机等设备迅速地处理和传递；是可 共享的，不受时间和距离的影响；保存条件和环 境要求与纸质档案不同。保存电子文档比纸质文 档方便、省时、省力。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 电子文档管理系统是一种软件应用，可 以使用户在网络上有效地控制其文档的创 建、存储和分发的过程，并能在组织范围 内对其进行有效的监控。LISP 主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED 电子文档相比传统的纸质文档，有以下五 个方面的突出优势： 一是简化了管理； 二是提高了效率； 三是大大节约了存储空间

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