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电子表格Excel44数据管理与分析 办公自动EXCEL电子表格课件

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  • 卖家[上传人]:飞***
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    • 1、4.4数据管理与分析4.4.1使用公式或函数进行数据计算, 4.4.2数据的排序 4.4.3数据的筛选 4.4.4数据的分类汇总 4.4.5数据的合并计算 4.4.6数据透视表Excel的主要功能不在于能创建表格、显示和打印表格,而在于 对工作表中数据的管理、分析、查询与统计,如可对工作表进行 数据运算、数据排序、统计筛选、分类汇总、合并计算、建立数 据透视表等。4.4.1使用公式或函数进行数据计算利用公式和函数,既可完成像加、减、乘、除这样的简单 运算,也可以完成像统计、比较等较复杂的运算公式就是一个等式,包括运算的数据、函数、单元格地址 、运算符等要素。EXCEL规定,公式必须是用等号(=) 开始,其计算结果自动显示在对应的单元格中。函数则是已经建立好的公式, EXCEL将一些常用的公式( 如求和、求平均、计数统计等)内置EXCEL系统内,并以 函数的形式提供给用户,当遇到使用这些公式时,可以直 接给出对应的函数名,再添加上相应的自变量即可使用, 无须再输入公式的各种要素。1、单元格地址及表示 1)单个单元格地址的表示 列号加行号表示单个单元格的地址。如:A6 2)连续单元格地址的

      2、表示 用区域左上角的单元格地址加冒号“:”,再加上区 域右下角的单元格地址来表示连续单元格区域的地址 。 如:C3:E8 3)不连续单元格的地址表示 用逗号号分隔开各个单元格地址或者说单元格区域 地址。如:A3,B2:C6,D5:F92、单元格的引用在公式或函数中,要涉及到引用单元格的数据,其 引用方法不是直接给出单元格内容,而是给出单元 格地址。 这种引用办法可以保证当单元格内容改变时,公式 或函数的计算结果也能及时自动更新,而不需要更 改公式或函数。 单元格的引用有相对引用、绝对引用和混合引用三 种方法。(另外还有引用其他工作表或工作簿中的 单元格(多维引用)1)相对引用在输入公式的过程中。除非我们特别指明,一般 是使用相对地址来引用单元格的位置。 所谓相对引用是指:当把一个含有单元格地址的 公式复制到一个新的位置的时候,公式中引用的 单元格地址会随着改变。如 :A1,B4等,表示相对址址的引用。 例如:在A4 单元格中输入“=A1+A2+A3”公式, 现将该公式复制到B4单元格中,则B4单元格中 的公式变成了“=B1+B2+B3”,即公式中引用的单 元格地址发生了变化,公式内容也

      3、随之改变,因 而计算结果也就不同了,这就是相对引用。2)绝对引用所谓绝对地址引用是指:当把公式复制到新的位置 时,公式中的单元格地址保持不变。 也就是被引用的单元格与引用单元格的位置关系是 绝对的。在Excel中,是通过地单元格地址的“冻结” 来达到此目的的,也就是在列号和行号的前面添加 美元符号“$”。 如:$A、$B、$C等,表示绝对引用。 例如:在A4单元格中输入“=$A$1+$A$2+$A$3”公式 ,现将该公式复制到B4单元格中国,则B4单元格中 的公式仍然是“=$A$1+$A$2+$A$3”,即公式内容不 变,计算结果也不变,就是绝对引用.3)混合引用单元格地址的引用除了上述两种方法外,还有混合引用 。 混合引用 是指引用的单元地址,行用相对地址列用绝对地 址,或行用绝对地址,列用相对地址。如$A2。D$4这就是 混合引用 。 在混合引用 中。相对地址随公式所以地址的变化而变化, 绝对地址不随公式地址的改变而改变。例如:在A5单元格 中输入“=A$1+$A2+$A2+A$3+A4”公式,现将该公式复制到 B5单元格中,则B5单元格中的公式变成了 “=B$1+$A2+$A2+

      4、$A$3+B4”即公式中有$的绝对引用地址没 有改变,而相对引用 地址发生了变化,因而计算结果也就 不同了,这就是混合引用 。4)引用其他工作表中的单元格(多维引用)在当前工作表中可以引用其他工作表中的单元格内容, 其方法有两种: 方法一:直接键入 非当前工作表的单元格在引用时必须加上工作表名称。 再加上“!”,这就是二维引用。如sheet3!B2表示引用 sheet3工作表的B2单元格。如果引用的工作表不是当前的 工作簿中的表格,引用时还须加上工作簿的路径、名称 等信息。这就是三维引用,如:“D:My documentsbook2.xlssheet2!$a$1+a1”表示引用book2工作 簿中的sheet2表的A1单元格和当前工作表的A1单元 格, 并且求该两个单元格内容之和。 方法二:用鼠标选择要引用的单元格 直接打开被引用的工作簿,选中要引用的工作表,单击 要引用的单元格或单元格区域即可。建立公式1) 键入公式 用键盘创建公式的步骤如下 (1)选定要输入公式的单元格 (2)先键入等号“=”。然后输入计算公式 (3)按回车键确认,计算结果自动显示在选定的单元格中 2)使用公式选项

      5、板建立公式 使用公式选项板来输入公式可以预览计算结果,还可以创建包 含函数的复杂公式。公式选项板如下: 要显示公式选项板,可单击编辑栏中的“=”,要在公式中输入 函数,可在选项板左边的函数下拉列表中选取(默认为求和函 数SUM),公式的计算结果显示在选项板下部,输入完毕按“ 确定”按钮。 要使公式选项板输入公式,也需要先选中存放计算结果的单元 格,然后单击编辑栏中的“=”,接着输入所需要的计算公式, 最后按“确定”按钮。公式的修改、移动与复制1)修改已有的公式单击包含要修改公式的单元格,则该单元格中的公式会显示在编 辑栏中,在编辑栏中进行公式的修改,最后按回车键结束 2)公式的移动与复制公式的移动与复制,其方法类似于单元格内容的移动与复制使用函数1)函数的分类及组成 Excel2000提供了200多个函数,按 功能可分为如下几大类,即数学和 三角函数、文本函数、逻辑函数、 数据库函数、统计函数、查找和引 用函数、日期和时间函数、信息函 数和财务函数。 函数包括函数名、参数(常数、单 元格地址)及函数值(结果)三部 分。一个典型函数的示例如图所示 。2)输入函数输入函数同输入公式的操作类

      6、似,如果能记住函数的名称、参数,可直接在单元 格中键入函数及参数,否则可以使用函数向导来粘贴函数。 使用函数向导来粘贴函数的操作方法如下: (1)选定要输入函数的单元格(即存放函数值的单元格) (2)单击“插入”菜单,选“函数”命令,或者单击“常用”工具栏上的“粘贴函数”按 钮,系统弹出如图所示的“粘贴函数”对话框。 (3)在“函数分类”列表框中选择所需要的函数类型,则该函数类型所对应的所有 函数出现在“函数名”列表框中,在该列表框中选定需要的函数.在两个列表框的下 部有选定函数的文字说明,通过这些说明可以了解所选函数的作用。 (4)单击“确定”按扭,系统又弹出了一个与所选函数对应的对话框,如图所示: SUM函数的对话框,在对话框的下部,有该函数所用的参数说明和函数的计算结 果,通过参数说明可以了解参数的数量、意义及用法。 (5)在该对话框中,用户可以输入函数的参数(常数、单元格引用地址等),也 可以使用鼠标选定函数的单元格引用 参数,通过单击对话框的折叠按钮,可以将 该对话框折叠起来,只显示一行参数输入区,以便完整地显示出当前工作表,然 后使用鼠标选定单元格或单元格区域,被选定的单元

      7、格区域有一个闪烁的虚线框 ,系统自动将所选定的单元格地址添加到参数输入区中。单元格选定结束,再单 击展开按钮,则对话框又展开在屏幕上,如上图,函数参数为A2:D2,即计算A2 ,B2,C2,D2四个单元格的数值之和。4.4.2数据的排序(一)在数据的管理工作中,经常遇到对某些数据进行排序处理,以便直观地对比各个记录。 1、数据排序原则 在对工作表进行数据排序时,根据单元格不同的数据类型,Excel有其默认的排序原则。 在按升序 排序时, Excel使用如下次序(降序除了空格在最后,其它排序次序反转) 1)数值 从最小的负数到最大的正数进行排序 2)字母 按字母先后顺序排序。在按字母先后顺序对文本项进行排序时, Excel从左到右一个字符一个 字符地进行排序。如:A100。将排在A1后面A11前面。 3)文本以及包含数字的文本,按下列顺序排序:0123456789(空格)!“#¥%()*,。/ :;?-|+|ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 4)逻辑值 在逻辑值中,FALSE(假或不成立)排在TRUE(真或成立)之前。 5)错误值 所有的错误值的优先级相同 6)空格

      8、空格始终排在最后。4.4.2数据的排序(二)2、使用工具栏按钮对单列数据进行排序 根据工作表中某一列数据进行排序,可以使用菜 单命令,但使用工具按钮是一种最快捷的方法。 步骤如下: (1)在待排序数据列中单击任一单元格。 (2)单击“常用”工具栏中的排序按钮 若要按“升序”排序,单击“升序”按钮,反之按“降 序”按钮 3、使用排序对话框对多列数据组合排序 按照单列数据排序时,往往会出现某些数据完全 相同的(即并列)的情况,这时可以选择按多列数 据进行组合排序,以进一步区分并列的数据。使 用菜单命令对多列数据进行组合排序的操作步骤 如下: (1)在需要排序的工作表中,单击任一单元格。 (2)单击“数据”菜单,选“排序”命令,出现如图 所示的“排序”对话框: (3)在“排序”对话框中,从“主关键字”下拉列 表框中选择排序的主关键(主数据列),并从对 应的排序顺序单选框中,确定该关键字是升序还 是降序。再依次从“次关键字”和“第三关键字”下 拉列表中选定排序依据的第二关键字或第三关键 字,并确定出它们4.4.3数据的筛选4.4.4数据的分类汇总(一) 分类汇总就是按类别对数据进行求和、 计数

      9、、求平均、求最大值、求最小值、 求方差等的统计运算。在Excel2000中, 使用专用的分类汇总命令,不需要人工 创建公式,Excel自动创建公式、插入分 类汇总行与总和行,并且可以对汇总结 果或明细数据分级进行显示。数据的分类汇总(二)1、创建分类汇总要创建分类汇总,可按如下步骤进行。 (1)选定需要分类汇总的数据列,并对该列数据进行排序(升序或降序均可) (2)在要分类的工作表中单击任一单元格。 (3)单击“数据”菜单,选“分类汇总”命令,弹出“分类汇总”对话框。 (4)在对话框事,从“分类字段”列表框中选择要进行分类汇总的分类字段列。如 : (5)在“汇总方式”列表框中选择用来计算分类汇总的函数 (6)在“选定汇总项”列表框中,选定需要分类汇总的数据列 (7)选择“分类汇总”对话框中的其他选项 若想替换现存的分类汇总,选中“替换当前分类汇总”复选框。 若想在每组之前插入分页,选中“每组数据分页”复选框。 若想在数据组末显示分类汇总结果,选中“汇总结果显示在数据下方”复选框 (8)单击“确定”按钮。完成分类汇总操作。如图:2、汇总结果的显示与调整 分类汇总表具有分级显示分类汇总结果的功能。 共分三级:第一级只显示全部数据的汇总结果(总的汇总结果,只有一个;第二 级 只显示分类汇总结果和总的汇总结果;第三级显示全部原始数据、分类汇总结果 和总的汇总结果。 如果要分级查看分类汇总表中的明细数据或汇总结果,只需要单击对应的级别符 号按钮之一即可。 并通过分级下方的显示明细数据符号按钮和隐藏显示数据符号按钮,决定是否显 示明细数据。3、删除分类汇总 要清除工作表中的分类汇总,可以按照以下步骤操作: (1)在要清除分类汇总的工作表中,单击任一单元格 (2)单击“数据”菜单,选“分类汇总”命令 (3)在“分类汇总”对话框中,单击“全部删除”按钮。则现有的分类汇总即被删除 。4.4.5数据的合并计算一个公司内可能有很多的销售地区或者分公司,各个分公 司具有各自的销售

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