工程档案归档整理规则及方法
25页1、项目档案整理规则及方法王庭军2012年10月一、一、项目档案整理规则档案整理规则(一)项目档案及管理工作制度(一)项目档案及管理工作制度1.1.相关概念相关概念项目档案是指从工程项目提出、立项、审批,项目档案是指从工程项目提出、立项、审批, 勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程 建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、 表格、声像,图纸等各种载体材料。表格、声像,图纸等各种载体材料。立项审批文立项审批文 件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、 施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备 、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件 等等1212个部分。个部分。 2.项目档案的特点成套性。原始性。专业性。 多样性。 动态性。 3.项目档案工作的性质和原则 项目档案工作的性质项目档案工作性质:项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作。有独立的工作对象,特定
2、的工作内容和专门的工作方法。为工程建设提供技术资料保障,是工程管理不可缺少的一部分。 项目档案工作的原则工作原则:一要按照档案法的规定,实行集中统一领导、分级管理的原则。二要保证项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用;保证满足竣工后的生产、运行、维护、改(扩)建的需要。4.项目档案工作的基本要求4123熟知项目档案工作法规与标准建立健全项目档案管理制度与工作标准采取措施,加强前端控制与过程控制严把验收关,做好项目档案的预验收工作(二)项目档案管理职责1.建设单位管理职责建立项目档案管理机制,统一档案管理制度与 业务标准,为项目竣工验收提供组织保障和制 度保障;负责项目档案工作的监督、检查、指导和协调 ,保证项目档案与项目建设同步管理; 负责自身形成的项目文件收集、整理和归档工 作,保证归档文件的完整、系统、有效;负责项目档案的总结和申报项目档案的验收, 为项目竣工验收、设备投产达标考核、工程创优 提供档案依据和保障。2.参建单位管理职责施工单位:建立机构,配备专人负责项目文件的日常收集和整理 等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的施工文 件、竣工验收文件、设备文
3、件等给业主项目部;对所管理项目文件 (图纸)的真实、准确、系统和齐全负责,并对档案整理质量和案 卷质量负直接责任。 监理单位:建立机构,配备专人负责项目监理文件的日常收集和 整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的监 理文件给业主项目部;对所管理项目监理文件的真实、准确、系统 和齐全负责,并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。 设计单位:专人负责项目竣工图纸及相关文件的日常收集和整理 等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的竣工图 等文件给业主项目部;对所管理图纸的真实、准确、系统和齐全 负责,并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。3.3.基建档案归档流程基建档案归档流程 基建工程项目文件归档流程图基建工程项目文件归档流程图 (四)基建档案归档范围(四)基建档案归档范围项目规划、 立项及批复, 征用土地文 件,合同及 协议1.可行性研究阶段工程可行性 研究报告及 批复、工程 概算 2.招投标文件 项目设计、施工、设备 材料招投标文件 施工、设计、供货合同 及变更、索赔等文件 3.设计文件 1 123 3设计变更、竣工图工程的初步设计文件 施工图设计、工程预算
4、 、设计总结4.施工过程管理文件 开工、竣工报告、施工组织设计,土建 工程文件材料各分部、分项工程质量评定及质量记录,土建 (电气)质量控制记录及报审,建筑及安装工 程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和 永久性缺陷记录电气设备文件材料,一次、二次设备试验报告,设备 安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、 工程联系单等5.监理文件 1 123 3监理通知单、协调会议纪要 、监理月报、工作总结监理规划、监理大纲、监理实 施细则及审批文件工程量、安全质量控制记录, 分包单位资质报审表6.竣工、验收文件1 123 3监理工作总结、决算文件工程竣工验收会议文件及启动方案、 竣工报告、验收缺陷处理及整改报告 、系统调试报告、遗留问题等 竣工图(主系统及所用电系统、电补 偿、二次、通信、自动化、建筑物总 的部分、变电站户外构架等)二、项目档案归档方法 整理组卷的要求 1 立卷原则 1.1 立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律,保 持卷内文件材料的有机联系,便于工程项目档案的保管和利用。 1.2 项目文件材料由形成单位进行分类组卷,具体参照工程项目 文件归档范围、分类、保管期
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