公司合同管路规范

1、合同规范管理西藏思明矿业股份有限公司西藏思明矿业股份有限公司合同规范管理办法合同规范管理办法1. 目的和适用范围目的和适用范围根据中华人民共和国合同法，为加强公司与其它企业商业关系，改善经营管理，完善合同管理，特制定本规范。本规范适用于公司与公司内部员工签署的借款合同、抵押合同等，以及与外部单位签署的各类买卖合同、借款合同、运输合同、技术合同、工程合同、租赁合同、服务合同等。2. 定义定义合同是指公司经营过程中所签订的要约、协议等法律约束性文件。3. 内容：内容：3.1 机构和职责机构和职责3.1.1 本规范由公司总经理办实施管理。3.1.2 监督合同遵守国家法律、法规、政策，符合平等互利、协商一致、等价有偿的原则。被授权签订合同的部门和行政部负责处理合同的纠纷、调解仲裁和1 1合同规范管理起诉等事项。3.1.3 职责：a)建立和维护公司合同管理规范和管理体系；b)组织公司合同管理的制度建设，制定公司合同管理规定及管理细则,负责合同管理规定及管理细则的解释工作； c)组织公司招评标管理的制度建设，制定公司招评标管理规定及管理细则,负责招评标管理规定及管理细则的解释工作；d)负责指导和监

2、督各职能部门严格执行合同管理规定；e)组织实施招评标程序审批和项目评审工作；f)组织公司合同的评审、会签，规范公司各类合同的订立和执行；g)组织公司重大经济合同的谈判，协助各部门订立合同；h)对各类经济合同的履约情况进行全过程监控。3.2 合同的分类及程序合同的分类及程序3.2.1 合同分类：以下合同由业务部门负责牵头，财务部门参与，括弧中为业务牵头2 2合同规范管理部门，具体包括：a) 股权、资产收购合同（总经理办或董事会）b) 矿山勘查合同（资源中心）；c) 工程合同（资源中心）d) 大型设备采购合同（设备使用部门）；e) 财产租赁合同（设备使用部门）；f) 借款合同（财务部）g) 财务服务合同（财务部）；h) 集中采购合同（行政部）；i) IT 建设服务合同（行政部）；j) 装修合同（行政部）；k) 媒体宣传合同（行政部）；l) 销售合同（供销部）；m) 员工保险合同（人事部）；3 3合同规范管理n) 内部员工借款、担保、抵押等合同（人事部）；o) 其他部门级别的合同。3.2.2 签订合同的程序3.2.2.1 第一阶段：合同谈判阶段：根据合同级别，牵头部门与业务部门负责业务谈判，

3、合同的起草、确认。同一产品或服务有多家供应商的，必须至少选择三家以上供应商进行谈判，详细记录每次谈判过程，填写谈判记录表，负责牵头部门的谈判人员，业务部门参与人员都必须在记录表上签字确认，经部门总监批准最终选定供应商，但金额超过5 万元的合同，必须由总经理最后批准方可确定供应商。3.2.2.2 第二阶段：合同审核阶段：按以下三个程序进行：1)部门审核：负责牵头部门负责合同的审核，包括但不限于审核合同主体资格是否合法、产品质量是否合格、价格是否合理、售后服务是否完善以及索赔条件等；2)财务部审核：包括但不限于合同的谈判过程、价格、付款条件、保险免责条款、付款时间、税务问题等；4 4合同规范管理a)审查送审合同中的标的、数量、价款或者报酬条款是否属经营计划或立项报告范围； b)审查送审合同是否属招投标范围，属于招投标的，还应审查送审合同条款是否与中标单位投标文件一致；c)对合同中的收付款方式、收付款期限、外汇、保险、税务等相关财务条款出具评审意见； d)审查合同申请部门提交的资料是否符合本办法的规定； e)全面审查送审合同的内容和形式；f)负责向公司指定法律机构（顾问）送审重要合同，并负责

4、会同申请部门协调签约方根据法律机构（顾问）意见修订合同文本。3)法律顾问审核：根据合同的金额及合同执行期限，财务部负责选择有必要送法律顾问审核的合同交由公司法律顾问审核，包括但不限于合同的合法性、保护性，法律纠纷的处理条款等，律师审核意见的书面反馈文件必须作为合同签署的前提条件；5 5合同规范管理4)合同签署程序：牵头部门负责编制合同签署会签单，参与谈判部门对谈判过程签署确认意见，部门总监、财务部签署意见后，依次报总经理或董事长签署确认。特别说明：1、属于公司已选定的供应商，非第一次签署合同，采购或提供服务，标的物未发生变化，价格变化不超过 3%或总金额变化不超过5 万元的合同由业务部门直接进入签署执行阶段。3.2.2.3 第三阶段：合同执行阶段：牵头部门负责合同的执行，每次收付款必须由合同执行部门负责人审核，财务部审核收付款条件，确认一致后，根据金额报相关级别的领导批准执行，金额在 5万元以下报主管总监批准，金额在 5万元以上的报总经理批准执行。3.3 合同签署的权限合同签署的权限公司合同由董事长或董事长授权的人员签署，但必须提供董事长授权文件。3.4 签订合同应具备的条款及内容签订

5、合同应具备的条款及内容A.首次合作，对方必须提供营业执照副本复印件、非法人来办理需6 6合同规范管理提供法人授权书、对方经办人员身份证复印件（验明原件）；B.合同当事人的名称；C.合同签订的时间；D.合同标的技术条件、质量、标准、规格、数量、履行的期限、地点和方式；E.价格条件、支付金额、支付方式和各种附带的费用。F.违反合同的赔偿和其他责任；G.合同必须加盖法人单位的合同专用章，签字代表的签名。3.5 合同文档的管理合同文档的管理3.5.1 财务部必须建立合同档案，根据合同签订时间分类编号，妥善保管；合同经办部门留存复印件归档备案管理。财务部收付款时，做好时间、金额记录，随时监督合同的履行情况并将付款进度及情况备案。3.5.2 合同编号的使用，根据公司规定执行，合同类文件编码具体格式如下:部门代码文件代码合同类别代码+年份+文件流水号7 7合同规范管理总经理办公室合同文件编号格式：GMC-00-00-000财务部合同文件编码格式： ADC-00-00-000资源中心合同文件编码格式： EDC-00-00-000人事行政部合同文件编码格式： HDC-00-00-000供销部合同文件编码

6、格式： MDC-00-00-0003.5.3 各业务部门必须指定一名人员负责合同的管理工作。凡是签订生效的合同必须建立档案资料，按合同类别编号分别保管。档案资料包括:合同的协商记录（包括时间、目的以及双方法人的姓名）；往来信件和电报；往来电话和传真记录；有关文件资料；合同的变更和解除的重要资料；合同的附件和图纸等；合同履行记录和执行情况记录等。3.5.4 合同履行完毕时，各业务部门要及时检查有关遗漏问题，及时查漏补缺，然后将有关记录归档妥善保管备查。3.5.5 各业务部门合同管理人员发现对方没有履行合同或在其它疑问时，要及时向部门领导反映情况，如发现有重大问题，有权向公司总经8 8合同规范管理理直接反映问题和情况，以避免重大经济损失。3.6 变更和解除经济合同变更和解除经济合同变更和解除经济合同，需经过合同双方当事人协商一致。变更或解除合同业务部门须通知财务部做出相应处理并备案。未按规定签订的合同，给公司造成损失的相关人员要赔偿经济损失及承担相关法律责任。4.本规范需总经理批准后执行。本规范需总经理批准后执行。西藏思明矿业股份有限公司二零一三年五月二十三日9 9合同规范管理谈判记录表谈判记录表项目名称合作方名称牵头业务部门业务参与部门公司牵头部门谈判人签字业务参与部门谈判人签字合作方谈判人员姓名谈判时间谈判相关记录：记录人：结论10 10合同规范管理部门总监财务总监分管副总总经理董事长11 11合同规范管理合同签署会签单合同签署会签单合同名称合作方名称金额（大写）小写合同期限付款方式对方授权人姓名身份证号公司经办部门经办负责人首次签署时间第一次修 改时间第二次修改 时间谈判相关记录：经办人：合作方资质审核：（ ）合格 （ ）不合格业务部门审核人：合同合法性审核：（ ）合格 （ ）不合格财务部审核人：经办部门总监财务总监分管副总批准12 12合同规范管理总经理批准董事长13 13

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