中豪信息化系统优化建设方案(V4)
28页1、中豪信息化系统优化建设方案(草案)中豪信息化系统优化建设方案(草案)第一阶段第一阶段 ERP 系统开发优化系统开发优化目标:重新梳理公司租赁管理相关流程、物业管理相关流程以及业务模块、财务模块之间的数据流向,在金蝶 EAS 系统现有状态基础上,进行系统二次开发优化调整,使 EAS 系统满足公司当前的租赁管理要求、物业管理要求和财务管理要求。一、一、 合同管理合同管理当前系统界面:当前系统界面:租赁合同功能的原分录为 合同信息、租金设置、收款明细、物业、其他应收、违约金计算方案设置、长租合同设置。系统合同管理目前实现了租赁合同管理,但是租赁管理和物业管理之间联动性较弱,且不能满足公司当前市场管理费的管理要求。合同管理有租赁合同管理、市场管理合同和物业协议,是公司业务的基础。针对一期市场、二期市场、三期市场,在当前合同管理的基础上,实现租赁合同、市场管理合同和物业协议的统一协调管理。具体开发调整要求如下:1、租赁合同增加 “市场管理费” 分录:具体内容为市场管理费的收取情况,应收、实收、实收日期等,内容和原租金收款明细类似;2、增加“物业协议”分录:具体内容为本租赁合同签订成立之日起将同时
2、产生物业服务协议。但是物业服务协议的合同日期与租赁合同和市场管理合同的起止日期有差异。物业协议为一年一签,例如租赁合同起止日期为 20170404-20210403,那和租赁合同同时生效的第一份物业协议的起止日期为:2070404-20171231(物业为一年一签,不跨年) 。当到了 2017 年年底时,客服中心工作人员续签物业协议,协议日期为 20180101-20181231 。最后一份物业协议起止日期为:2021010120210403 。物业费用根据物业协议生成(按照物业协议的起止日期计算)应收。下一轮物业协议的录入:可根据上一期物业协议的内容生成下一轮的物业协议,操作人员仅只需要定义下一轮物业协议的起止日期,然后批量生成,批量生成后可批量生效,批量生效时,批量产生物业费应收,并可批量打印物业缴费通知单。3、物业协议分录内有:装修保证金、押金等费用款项设置,当保存审批合同后,产生这些款项的应用。此款项采用操作人员自定义增加的方式录入(类似当前其他应收的自定义增加,可多条记录) 。4、将原分录“收款明细”修改为“租金收款明细” 。5、市场管理费指的是市场管理合同,市场管理合同起止
3、日期和租赁合同起止日期必须相同,收款方式和收租周期一致;市场管理费和租金按照标准租金的 40%和 60%进行核算,小数按照四舍五入方式计入。6、标准租金单价在确定的情况下,业务部门修改时可改高不能改低,若特殊情况下需要调低的,需经过审核授权方可修改。7、租金和市场管理费的收租周期(分期收款):可以自由设置租金和市场管理费的收租周期和收租金额(市场管理费和租金的收租周期联动,一致) 。操作人员可以自定义市场管理费和租金的收租周期和金额,例如某合同设置为三次收租完毕:第一次收取 8 个月的租金和市场管理费,第二次在 8 个月结束日止前务要收取第二笔 10 个月的租金和市场管理费,第三次在 10 个月结束日止前收取尾款。既:操作人员可自定义设置多条收租日和收租金额,每一条收租金额汇总等于总租金和总市场管理费。 (收租周期包含:开始收租日、周期起止日期、周期租金金额、提前收租天数,周期间的起止日期不能重复)8、合同套打:实现租赁合同、市场管理合同、物业协议的套打。将这三类合同的模板上传至系统中,录入完毕保存后,客服中心可直接在系统内打印租赁合同、市场管理合同、物业协议。9、批量自定义合同终止日
4、期:实现商铺租赁合同和市场管理合同的终止日期的批量设置,设置后当操作员录入租赁合同和市场管理合同时,合同终止日期已经固定,禁止操作员修改合同终止日期(如果没有设置的,操作员录入时可自定义合同终止日期) 。10、 在合同管理中,一个商铺的租赁合同、市场管理合同、物业协议 的合同编号可以为同一个或合同编号前 N 位一致。11、 免租期:如果合同有免租期,免租期计入第一个收租周期内,但是物业协议不计免租期,如果某合同从 20170401 开始,免租 3 个月,第一次收租 1 年,第一个收租周期就为 20170401-20180630,按理在 20180701之前务必将第二笔租金收缴上来。但是物业协议不能免租,免租仅针对租金和市场管理费。12、 当本合同转租、终止时:后叙。注:款项归属租金归属中豪置业,市场管理费归属市场管理公司,物业费归属物业管理公司。客户申请市场部审核客服中心 核算费用市场部领导总经理客服中心 录入合同套打租赁合用 市场管理合同 物业协议客户缴费商户合同签字签字盖章流程客服部领导总经理总裁董监事会合同盖章存档商户领取合同客服中心核实 财务核实分管领导财务开票现金是银行回执当
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