建设工程监理文件资料管理职责和要求
10页1、第二节建设工程监理文件资料管理职责和要求第二节建设工程监理文件资料管理职责和要求知识点一、管理职责知识点一、管理职责(1)应建立和完善监理文件资料管理制度,宜设专人管理监理文件资料宜设专人管理监理文件资料。(2)应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料,宜采用信息宜采用信息技术进行监理文件资料管理技术进行监理文件资料管理。(3)应及时整理、分类汇总监理文件资料,并按规定组卷,形成监理档案。按规定组卷,形成监理档案。(4)应根据工程特点和有关规定,保存监理档案保存监理档案,并应向有关单位、部门移交需并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。要存档的监理文件资料。【例】下列资料管理职责中,属于监理单位管理职责的有()。(2012 年真题)a 收集和整理工程准备阶段形成的工程文件b 设立专人负责监理资料的收集、整理和归档工作c 监督检查施工单位工程文件的形成、积累和立卷归档d 请当地城建档案管理部门对工程档案进行验收e 收集整理工程竣工验收阶段形成的工程文件【参考答案】bc注意新旧教材的变化注意新旧教材的变化知识点二、管理要求知识点二、管理要求建设工程监理文件资料的管理要
2、求体现在建设工程监理文件资料管理全过程,包括:监理文件资料收发文与登记监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放传阅、分类存放、组卷归档组卷归档、验收与移交验收与移交等等。(一)建设工程监理文件资料收文与登记(一)建设工程监理文件资料收文与登记项目监理机构所有收文应在收文登记表上按监理信息分类分别进行登记按监理信息分类分别进行登记,应记录文件名称文件名称、文件摘要信息文件摘要信息、文件发放单位文件发放单位(部门)、文件编号以及收文日期文件编号以及收文日期,必要时应注明接收文件的具体时间必要时应注明接收文件的具体时间,最后由项目监理机构负责收文人员签字由项目监理机构负责收文人员签字。在监理文件资料有追溯性要求的情况下,应注意核查所填内容是否可追溯核查所填内容是否可追溯。当不同类型的监理文件资料之间存在相互对照或追溯关系存在相互对照或追溯关系(如监理通知与监理通知回复单)时,在分类存放的情况下,应在文件和记录上注明相关文件资料应在文件和记录上注明相关文件资料的编号和存放处。的编号和存放处。项目监理机构文件资料管理人员应检查监理文件资料的各项内容填写和记录是各项内容填写和记录是否真实完整否真实
3、完整,签字认可人员应为符合相关规定的责任人员签字认可人员应为符合相关规定的责任人员,并且不得以盖章和并且不得以盖章和打印代替手写签认打印代替手写签认。建设工程监理文件资料以及存储介质的质量应符合要求文件资料以及存储介质的质量应符合要求,所有文件资料必须符合文件资料归档要求,如用碳素墨水填写或打印生成,以满足长期保存的要求。对于工程照片及声像资料等,应注明拍摄日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行处理,重要文件内容应记录在监理日志中。涉及建设单位的指令建设单位的指令、设计单位的技术核定单及其他重要文件设计单位的技术核定单及其他重要文件等,应将其复印应将其复印件公布在项目监理机构专栏中。件公布在项目监理机构专栏中。(二)建设工程监理文件资料传阅与登记(二)建设工程监理文件资料传阅与登记建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。要传阅。对于需要传阅的,应确定传阅人员名单和范围,并在文件传阅纸(图对于需要传阅的,应确定传阅人员名单和范围,并在文件传阅纸(图 8
4、 85 5)上)上注明,将文件传阅纸随同文件资料一起进行传阅注明,将文件传阅纸随同文件资料一起进行传阅。也按文件传阅纸样式刻制方形图章,盖在文件资料空白处,代替文件传阅纸。每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名,并注明日期每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名,并注明日期。文件资料传阅期限不应超过该文件资料的处理期限。传阅完毕后,文件资料原件应交还信息管理人员存档。(三)建设工程监理文件资料发文与登记(三)建设工程监理文件资料发文与登记建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理机构图章。加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文件,应在文件资料首页标注文件资料首页标注“急件急件”字样。字样。所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码,并在发文登记表上进行登记。登记内容包括:文件资料的分类编码文件资料的分类编码、文件名称文件名称、摘要信息摘要信息、接收文件的单位接收文件的单位(部门)名称(部门)名称、发文日期发文日期(强调时效性的文件应注明发文的具体日期)。收件人收到文件后签名。发文应留有底稿,并附一份文件传阅
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