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政府部门协同网络办公系统用户手册白皮书 39页
  • 卖家[上传人]:金**
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  • 上传时间:2016-11-01
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    • 1、 8 月多普协同网络办公系统技术白皮书 录引言 .普 计目标 .普 目标 .普 为您解决 .什么选择多普 .普 台设计优势 .普 能概述 .普 能架构图 .普 能列表 .普 具竞争力的功能特性 .普 能模块简介 .统桌面 .人办公 .共信息 .文管理 .案管理 .助办公 .事管理 .品管理 .件管理 .统管理 .普 行环境及安全性 .行环境 .统安全 . 五部分 实施及 服务 .询实施指南 .后服务 .于我们 .普技术简介 .分成功案例 .系我们 . 1 引言 从目前国内的场上来看近几年国内的场取得了十分明显的进步,品种类日趋繁多,品应用到了国民经济的每一个角落。但是在繁荣的背后还有许多不尽如人意的地方,软件开发商的水平参差不齐,对组织管理及产品本身定位的理解不够,缺乏对用户必要的实施指导使得很多统没有发挥应有的作用,造成极大的浪费。办公自动化是一个过程,面临的最大问题是如何利用办公自动化与组织管理相结合,解决组织管理中存在问题、办公软件如何适应组织日益变化的需求、如何能推动组织上至高层下至普通员工的应用。这就需要软件供应商既要懂得如何开发一个优秀的、适应组织管理变化需要的软件,又要懂。

      2、得如何用这样的软件解决组织管理中的问题,并给予用户实施上的指导。从技术实现上看很多开发商采用“群件平台适当定制”的模式,开发周期较短,由于群件平台本身复杂度太高,供应商可发挥的空间较小,软件本身的适用性较差,对于定制复杂应用及与其它系统集成性较差。从软件适用性上来说由于很多供应商是就功能而开发功能,对其它的应用集成较少,对于用户需求的变化考虑较少,而办公软件又不同于其它管理软件,用户的需求经常发生改变,这就导致用户的软件永远处于需要升级的状态,完全依赖于软件供应商!多普协同网络办公系统是多普技术依据五年来为用户实施案的经验、多年来对国多普协同网络办公系统技术白皮书 2 内术设计开发的新一代跨平台、功能细致而齐全、人性化、分布式和具有强大自定义功能的协同办公平台。尤其是多普协同网络办公系统产品提供了一个强大的自定义平台,在产品实施中可根据对用户需求的分析,快速为用户搭建个性化的功能,最重要的是用户自己完全可以在产品使用中针对自身需求的变化随时调整各项功能,做到自我维护,自我管理。多普协同网络办公系统适用于政府部门、职能机关、社会团体、各种企业、金融机构、医院、学校、科研机构等各类单位。第。

      3、一部分 多普 计目标一、多普 目标传统统已经不能完全满足组织日益增长的需求迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统从而提升其管理水平。消除信息孤岛传统的办公系统的分散开发和引入,使信息被封存在不同的应用平台和数据库中,定义和采集相互独立,从而形成了许多信息孤岛大量有用的信息分散在各个“死角”,不能被有效地利用和共享。而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。征服应用孤岛传统统难以与企业其它业务系统紧密集成,使得组织内部各业务系统相互独立、数据不一致,需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换进行信息分析。因此要求现在的统不仅仅是简单的文档处理和公文流转,而是组织全面信息体系的前台构件,它一方面可以完成与后台构件如数据和应用整合,另一方面可以外延扩展其功能应用,搭建适合组织自身应用的电子商务环境并可根据实际需求扩展应用。多普协同网络办公系统技术白皮书 3 解决资源孤岛组织内各部门之间的协同,以及组织内部与外部资源之间的协同,在这个新信息时代越发凸现其重要性。它要求办公应用软件必须建立一个动态的、可控的、统一的全面集成和协作化的平台上,从而能协同。

      4、完成各种复杂的业务处理,共同面对市场环境的变化。而传统的统由于其体系架构相对陈旧无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。二、多普 为您解决对于企业事业单位的领导来说多普够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。多普作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。帮助实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等) 、无形(业务信息、知识) 资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。具体来说,多普节约运营成本不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节,同时将传统的表格填写过程电子化,大大降低了、打印、传真、复印的费用,帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。增强领导监控能力强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力。

      5、,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少多普协同网络办公系统技术白皮书 4 差错、防止低效办公。管理公司有形、无形资产,初步实现知识管理通过多普系统办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失;员工的工作经验和技术技能,不断积累,将成为组织中强大的共享资源,通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率,也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误,初步实现对组织无形(业务信息、知识 )资产的管理,为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。提高团队工作效率,加强协作精神多普协同办公平台的无处不在工作流、日程、即时沟通等功能,极大的提高组织的协同效率与沟通能力,使组织成为一个快速响应的整体。三、为什么选择多普 年的实施服务经验,大量的成功案例多普单位,在为这些单位提供一流的办公系统的同时,我们也吸收融合了这些单位领导层丰富的管理思想,并积累了丰富的项目实施经验。基于台开发,真正的开放性平台多普 计基于 术平台开发,真正实现了跨平台、跨数据库,最大程度的适应客户需要,节省客户投资。系统可根据企业的规模及实际应用水。

      6、平的不同,选择并部署到各类企业应用服务器上,如免费的 单易用的 端的 其稳定性和安全性极高,正逐渐成为公认的服务器操作系统。系统可轻松的部署于 作系统中。同时,系统也支持简单易用的列操作系统。一个真正的自定义平台组织机构、工作流程、访问权限、表单、查询与统计及个人工作平台等用户都可以根据自己的需要自定义设置。对于电子邮件、公文流转等子系统还提供模板功能,用户可以多普协同网络办公系统技术白皮书 5 自定义邮件、公文模板,对于经常发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。用户可自定义生成一些功能模块,如信息发布、固定资产等模块,让用户在日常工作中随需求的增加而自己对系统进行设置与调整无需依赖软件供应商。完整的二次开发工具包多普 提供完整的二次开发工具包,包括数据库结构表、扩展接口以及 助您在 平台上,迅速将已有的系统集成到多普 台中或自行二次开发。极其精致、美观的界面,易用易维护系统借鉴 一些经典系统的风格设计,界面十分精致美观。好的用户界面能够给与单位更好的形象,提升内部人员的荣誉感,在办公同时,也是一种视觉的享受。系统实现自动傻瓜式的安装,客户端实现了零 安装。一般用户无需培训即可。

      7、得心应手使用系统;且为系统管理员专门提供的功能集成、操作简便的系统管理平台,可以完成运行维护、用户授权、系统配置等项工作,大大降低了系统管理的复杂程度,提高了管理员的工作效率。一个高效实用的平台多普 分考虑中小企事业单位的实际需求,将最需要、最实用的功能体现给用户,摈弃了华而不实的功能,完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯,避免了以技术为中心的误区用户使用不便(如:需要调整人和业务来适应系统)、简单事情复杂化和投入高等缺点。一个通讯沟通的中心系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求,提供邮件、及时信息、短信等多种沟通方式,满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。四、多普 台设计优势与 台的比较多普协同网络办公系统技术白皮书 6 虽然 为 统的开发平台已逐渐被淘汰,但还是有许多厂商在使用着,下面我们来对分析 台在 统中的应用情况。 于 B/S 结构开发没有优势邮件系统发展到文档数据库,其主要优势如安全认证,灵活的表单定制等,在 C/S 结构下利用 能实现。虽然 支持基于 开发,但是丧失了大部分的先进的功能。用于 B/S 应用开发并没有优势,相反由于用私有的技术,导致。

      8、其 发的效率低功能差。 于 B/S 结构开发没有优势是基于关系数据库。因此不适合处理大量的数据。 关系数据库的支持较差从 访问关系数据库比较困难。虽然 供了相应的组件,但仍然不能满足实际系统的需要。 业务系统的结合能力差办公自动化系统与业务系统的结合已经成为一种趋势。需要随时从办公自动化系统中访问业务系统中的数据。有的技术不便于与其他关系型数据结合。与 术的比较脚本语言虽然具有开发简单,调试方便的特点,但由于其脚本性语言的特点决定了其在实现复杂商业逻辑的局限性,在大中型应用中难以满足性能要求,主要适合开发中小型网站和简单管理系统。比起 技术,采用 发 够实现更复杂的商业逻辑,同时由于其良好的面向对象特性,使得系统模块的可复用性增强,其分层设计的结构,在系统内容不断膨胀的情况下仍能保持清晰的系统结构。与 术的比较多普协同网络办公系统技术白皮书 7 近些年微软推出的新的编程技术,其在很大程度上模仿了 术,但由于其诞生时间短,成熟度不够,开放性较差,目前主要用于开发低端应用系统,尚未成为主流的企业级软件系统开发技术。为业界领先,成熟的软件编程语言,具有可靠性高,可移植性强的特点,国内外大量的。

      9、大中型信息系统均采用 言编写。第二部分 多普 能概述一、多普 能架构图二、多普 能列表个人办公即时通讯 以 式向在线用户和非在线用户发送消息,实现公司内部在线用户的实时交流,支持群发,信息到达时有声音提示手机短信 采用消息队列方式发送,能同时处理大量短信并发、群发和定时提醒,并可以查询短信和在线发送的发送记录接收记录个人日程 方便个人安排每天日程,可将公告栏、邮件的有关内容转入日程,可定时提醒,设置定期重复日程安排等通讯薄 帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询,据需要设为共享或私有,可将通讯录设置成名片格式个人考勤 记录员工上下班签到签退情况,和考勤管理子栏目紧密关联个人文件夹作为网上的文件柜,用户可以将自己平时积累的各种文档、资源有序的存放在这里进行知识管理,可自定义类别,以附件形式存在密码修改 修改系统登陆密码万年历 可查询世界各地的当前时间,及国际国内各节日等,有农历对照。多普协同网络办公平台公文管理个人办公公共信息档案管理人事管理用品管理辅助办公邮件管理系统管理多普协同网络办公系统技术白皮书 8 网址收藏夹 用来收藏平时自己经常去的网址,可将经常用的网址放于收藏夹以方便进。

      10、入,可分类管理快捷方式 可将自己常用的模块设置为快捷方式放置在桌面工作代理 当用户请假或外出时可授权哪些用户可以协助自己处理待办事情订餐管理 实现了员工通过系统及时进行订餐,方便统计汇总,避免了不准确订餐造成的浪费公共信息公告栏主要用于发布重要、正式信息,如新闻、重要决策、通知等,可根据需要定制多个栏目,授权人员可在相应栏目或发布管理文章,可指定发布给全体员工还是本部门,发布公告时可选择是否同时发送手机短信通知本部门或全体员工。支持上传附件。论坛 提供给员工一个交互沟通的平台,论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,各版面有相应的版主规章制度 公司的各种规章制度的在线存放,方便管理可以让全体员工随时查阅,节省了培训时间,支持分类管理及附件上传常用电话 记录单位常用的对外联络电话,可分类管理邮编区号 方便查询全国各个省、市、县区号,邮编,同时支持反向查询知识管理 提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台,方便资料管理,又可实现信息共享,形成单位的知识沉淀,可分类进行管理列车航班 可录入列车航班信息,并支持多种查询天气预报 记录天气情况,供所有员工查询法律法规 用来发布各类行业内部。

      11、及国家的政策和法规意见箱 以 领导提交递交意见和建议,可匿名传输公文管理发文拟稿 草拟公文进行发送,支持套用模版进行拟稿,发送时可选择流程或流转,发文办理发文的审批、办理环节,记录发文办理过程、办理意见,支持痕迹保留、手写签名及电子签章及打印功能。在办理的时候,办理人员如果具备修改表单的功能,会根据后台设置生成公文文号,同时可修改表单的内容。发文处理对公文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理,支持多种查询方式。支持手机短信催办,归档时会归入表单、正文、附件、办理过程以及办理意见。接收发文 查看分发的公文,可反馈阅读标志。发文后台 包括设置发文基础数据设置、发文模版、发文流程、分配归档,催办权限等。可根据类别设置公文的文号生成规则。收文登记 登记外来的公文,发送时可选择设定好的规范流程或自行选择流转。登记时自动根据后台设置生成来文文号。多普协同网络办公系统技术白皮书 9 接收收文 查看分发的公文,可反馈阅读标志。收文办理 接收内部公文传阅,可删除,支持查询。收文处理 对收文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理,支持多种查询方式收文后台 包括设置发文基础数据设置、发文模版、。

      12、发文流程、分配归档,催办权限等。可根据类别设置公文的文号生成规则。档案管理全宗管理 包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等案卷管理 包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅申请、信息统计、打印输出、案卷历史等;支持综合查询卷内文件管理 包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、借阅申请、信息统计、打印输出等;支持综合查询归档文件管理 包括归档文件及附件维护、著录、销毁、检索、信息统计、打印等。收文管理 包括外来文件登记、传阅、销毁、检索、信息统计、打印等。借阅管理 对借阅审批、领取、归还等信息的记录及查询销毁管理 用于设置销毁流程,对销毁申请进行审批、维护,查询已销毁档案等后台管理 对主题词、类目、密级、借阅流程、阅读权限、数据词典等进行管理;可自定义各类案卷和文件的字段属性人事管理人事档案 全面管理和记录职工信息,支持综合查询及打印功能,可设置基础数据、进行退休、离职管理。薪酬管理 设置工资字段、记录职工的福利待遇、养老保险的信息和薪酬的变更信息,支持套用已有工资表、自定义打印考勤管理对单位考勤的全方面管理,包含记录员工的考勤异常情况,设置休息日,记录请假信息,设置上。

      13、下班签到签退时间,生成考勤日报、月报,查询、自定义打印统计报表福利管理 对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记,打印统计报表;可自定义保险的名称以及相关的参数培训管理 对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理,支持及时信息提醒劳动合同 记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止,并可设置到期提醒功能职务异动 对员工的职务调整进行管理,如调动、晋升、降职,支持按时间段查询备用人才库 记录储备的人才信息,后台管理 为基础数据管理,包括学历信息、职务异动类型、工资项分类、请假类型多普协同网络办公系统技术白皮书 10 用品管理用品申请 对用品进行领用或借用提出申请,并可实时查看申请的办理状态用品审批 对用品申请进行审批,审批后转入已审列表后台管理 对用品的分类、入库、审批流程、领用信息、借用信息、库存等进行管理,提供各类信息的统计辅助办公工作流能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反馈,方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理;可自定义各类任务和需要的属性。支持痕迹保留及附件上传,支持正文模板功能,支持表单模板。在办理过程中有。

      14、权限的人可修改表单,文档管理按访问权限查阅内部公用文档等信息。可定义无限级子目录,严密的权限控制,可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限,图书管理 对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理,提供方便的检索功能车辆管理 对单位的车辆状况,修理及使用情况进行登记管理,可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车的整个过程资源管理能定义各种资源条目(如电脑等固定资产) ,根据不同的资源制定资源相关的字段。实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。会议管理 记录会议室状况,完成各种会议的申请,向相关人员发送会议通知,记录查询会议安排、纪要等邮件管理写邮件 起草新的邮件,支持上传附件,可发至用户外部或内部邮件, 支持群发及分组发送收件箱 用户收到的邮件显示在此文件夹中发件箱 用户发出去的邮件记录在此文件夹中草稿箱 用户起草了,但还没发出的邮件文件夹垃圾箱 用户删除的邮件,存放在此垃圾箱中选项设置 进行设置收发外部邮件的规则及邮件参数,并可自定义添加、删除收发邮件的文件夹系统管理部门管理 对企业部门的组织架构进行划分和设定职务管理 为企业组织架构建立起相关职务,支持一。

      15、人多职务用户管理 进行添加、删除、修改用户,可设置用户的可访问的栏目及所属部门和担任职位的分配,并可将人事档案中的员工信息转为系统多普协同网络办公系统技术白皮书 11 用户。栏目管理 可自行对栏目(包含一二级栏目)进行排序,修改栏目名称、访问路径,添加、删除栏目,并可设置栏目访问权限栏目权限 用于给相应的用户分配各栏目的后台管理权限,系统管理员也需给自己分配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限角色管理可将某些工作岗位职责类似的用户组成角色,大大减轻了系统维护工作量。同时支持定义人员小组,在流程、短信中可以通过选择组发送数据转移 用于将离职人员的待办事务数据转移至工作交接人,使待办事物可继续办理流程权限 对某些职务如总经理只允许某些人或某些职务直接对其发送公文或其他申请,减轻高层领导工作量日志管理 记录了登陆人员登陆退出的 址、时间,添加、修改、删除数据等操作,可以按条件搜索、删除、清空日志三、多普 具竞争力的功能特性 集成了痕迹保留、电子签章控件可在公文原文基础上进行修改,保留公文流转过程中每个环节的办理痕迹,使修改内容一目了然;支持各种手写笔,可以实现直接在 进行手写签名和批阅。通过用户名称和密码取得签章的使用权进行签章,增强了公文的安全性及权威性。集成了语音、视频系统视频系统采用点对点的允许用户查看联机对话用户的摄像头,并可自定义图像的压缩级别,以适应各种上网速度的要求;采用成熟的语音技术,通话双方即使是使用拨号上网也可得到很好的通话效果,大幅减少长途电话费。集成了手机短信控件待办事情、重要事情可以通过短信方式及时通知相关人员,确保代办事情、重要事件的及时通知,且能同时处理大量短信,实现短信群发功能。符合国家标准的档案管理完全符合国家标准的档案管理系统,实现档案的集中管理和电子化借阅。多普协同网络办公系统技术白皮书 12 科学的权限管理体系采用用户、权限、角色、对。

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