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02记录管理程序

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文档编号：36575669

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1、文件编号：文件编号：LH/P02-2010LH/P02-2010 四川良和消防工程有限四川良和消防工程有限责责任公司任公司记记录录管管理理程程序序（第（第 1 版）版）编制：技术部审批： 2010-09-01 发布发布 2010-09-01 实施实施四川良和消防工程有限责任公司记录管理程序第 1 页共 4 页1 目目的的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映管理体系的有效运行，为工程项目符合要求提供证据，及必要时的可追溯。 2 适用范适用范围围适用于与工程项目和管理体系运行相关的记录的控制。3 职职责责3.1 技术部主管记录控制，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和到期处理的控制。3.2 各职能部门负责本部门记录的控制。3.3 项目部认真填写各工程施工质量记录、管理体系运行记录；负责竣工资料的收集、整理、送审，并及时归档。3.4 记录的样式由技术部组织统一编制和下发。3.5 新编记录表式草案，经本部门负责人审批后报技术部。3.6 记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。4 工作程序工作程序4.1 记录的分类公司的记录分为管理体系运行记录和工程质量

2、记录。4.2 记录的编号和标识4.2.1 管理体系运行记录的编号例： R4.2.301记录编号ISO 9001 标准条款号记录四川良和消防工程有限责任公司记录管理程序第 2 页共 4 页RE4.3.101ROHS4.3.1014.2.2 工程质量记录按业主或地方主管部门要求的格式，有编号和标识的，不另做编号。4.2.3 为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由技术部确定，建立记录目录，并保存样件。4.2.4 归档、立卷的记录表式编号确需更正的，应提出申请，经原审批人审批后，到技术部办理更正手续，给予新的编号，并通知相关部门。4.3 记录的填写4.3.1 记录应与相应的管理过程或施工过程同步、及时填写。4.3.2 记录填写的字迹应清晰、正确，不应涂改，文字表达准确，简练，手续完备，如填写有误，可予更正。更正后应由更正人签字。4.3.3 记录应按所规定的人员签名，不得由他人代签。4.4 记录收集和归档4.4.1 在建工程的记录由项目部收集、保管。工程完工后，工程质量记录经组卷装订，纳入竣工资料，按建设主管部门现行有关规定执行；记录编号ISO14001 标准条

3、款号记录记录编号GB/T28001 标准条款号记录四川良和消防工程有限责任公司记录管理程序第 3 页共 4 页管理体系运行记录收集、整理后交技术部。4.4.2 公司各职能部门应收集管理体系运行记录。需归档的记录，按公司的有关规定交付归档，不归档的记录各部门自行保管。4.4.3 记录管理人员要适时检查、清点记录。在每次内审前要全面检查各类记录的有效性，检查本部门有关的记录，发现问题及时处理。当工作岗位变动时，必须将所保管记录的数量和状态交接清楚，并办理移交手续。4.5 记录的贮存和保护专人专柜，便于检索，做好防火、防盗、防虫、防潮等工作。4.6 记录的查阅和借阅4.6.1 本公司人员和在合同期内的业主（或其代表）以及与合同相关的各方，可以查（借）阅记录，必须经主管领导批准，并办理查阅登记和归还手续。但统一归档后的记录原件不得外借带出。4.6.2 记录需复印借出时，须经公司领导批准。4.7 记录的保存期限和处理4.7.1 保存期限有三种情况：永久、长期（与工程寿命期相同）、短期（20 年以内）。4.7.2 记录的保存期限在记录目录中规定，参照 GB/T50328-2001建设工程文件档案整理规范的有关规定执行。4.7.3 保存期内的记录，确保其完好无损。保存期满，由保管人员报主管领导批准后销毁，并报技术部。4.7.4 决定延长保存期的，应在该记录卷封面上和记录目录中注明延长期限或作报废保留等相应标识。5 相关文件相关文件四川良和消防工程有限责任公司记录管理程序第 4 页共 4 页建设工程文件档案整理规范（GB/T50328-2001）6 相关相关记录记录R-4.2.4-01记录目录

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