培训课件：采购风险管理

1、采购风险控制,本 章 主 要 内 容采购风险管理概述企业防范采购风险的内部控制采购风险分散采购风险转移防止被供应商控制的几种方法,1 采购风险管理概述,一、采购风险的内容所谓风险，即某一行动的结果有多种可能而且不确定。企业风险包含两个层面的内容。首先，风险是事件在未来发生的可能性及其后果的综合，包括风险因素、风险事故和风险损失等要素。风险因素是引起或增加风险事故发生的机会或扩大损失幅度的条件，是风险事故发生的潜在原因；风险事故是指造成风险损失的直接原因，意味着风险的可能性转化成了现实；风险损失是风险事故所带来的物质上、行为上、关系上和心理上的实际和潜在的利益丧失。其次，风险与机遇如硬币的两面，二者在数量及性质上成正比例的辩证统一关系，机遇蕴含于得到有效管理的风险之中。企业风险管理，是指企业在充分认识所面临的风险的基础上，采用适当的手段和方法，予以防范、控制和处理，以最小成本确保企业经营目标实现的管理过程。,采购风险是企业所面临的风险之一，指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，包括人为风险、经济风险和自然风险。具体来说，如采购预测不准导致物

2、料难以满足生产要求或超出预算，供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求，呆滞物料增加，采购人员工作失误，供应商之间存在不诚实甚至违法行为，这些情况都会影响供应预期目标的实现。,二、采购的风险分析（一）企业采购的外因型风险1、意外风险。采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。2、价格风险。一是由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。二是当企业采购认为价格合理情况下，批量采购该种物资出现跌价而引起采购风险。,3、采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。4、技术进步风险。一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失；二是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新机型不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购

3、的设备已经被淘汰或使用效率低下。,5、合同欺诈风险。一是以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。二是接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。三是签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的物资则无法保证。四是供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造成损失。,（二）企业采购的内因型风险1、计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。2、合同风险。一是合同条款模糊不清，盲目签约，违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。,3、验收风险。在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，

4、不合规定要求；在价格上发生变形等。4、存量风险。一是采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。二是物资过多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成价格风险。5、责任风险。许多风险归根至底是一种人为风险。主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。,三、企业采购风险管理程序采购风险管理可分为四个阶段： 1、风险识别。对企业或供应链面临的潜在各种风险进行归类分析，从而加以认识和辨别。即确定何种风险可能会对企业产生影响，并以明确的文档描述这些风险及其特性。,风险识别是一个反复进行的过程，应尽可能地全面识别企业可能面临的风险。对风险进行分类和归纳是风险识别中常用的方法。风险分类应当反映出企业所属行业或应用领域内常见的风险来源。例：技术方面的风险、时间安排方面的风险及财务方面的风险等。检查表是风险识别中非常有效的工具。根据积累的风险数据和信息，特别是企业在风险管理过程中形成的数据集合风险管理知识库，可以

5、较为完整地开发和编制企业风险检查表。检查表的好处是提高了风险识别过程的效率。特别是企业进行大量类似项目时，完全可以开发一套通用的风险检查表，以提高风险识别过程的速度和质量。,2、风险分析。即评估已识别风险可能的后果及影响的过程。风险分析可以选择定性分析或定量分析方法，进一步确定已识别风险对企业的影响，并根据其影响对风险进行排序，确定关键风险项，并指导风险应对计划的制定。风险指数体系是一个有效的风险分析模型，主要用于表征整个企业的风险程度。该体系根据风险识别和风险分析的结果，运用数学模型计算得到一组量化的风险指数，从而实现对企业风险的量化反映及横向校核，并监控风险管理的绩效。,3、风险应对。即针对企业面临的风险，开发、制定风险应对计划并组织必要的资源着手实施，目的是有效控制风险，避免风险失控演变为危机。风险应对计划包括企业当前及未来面临的主要风险类别，针对各类风险的主要应对措施，每个措施的操作规程，包括所需的资源、完成时间以及进行状态等。风险应对计划形成之后，企业应通过风险管理体系确保计划启动时所必需的人力、物力等资源。4、风险监控。即在风险管理全过程中，跟踪已识别的风险，监控残余风险及

6、识别新的风险，确保风险应对计划的执行，评估风险应对措施对减低风险的有效性，并形成风险监控报告。风险监控是企业风险管理生命周期中一种持续的过程，在企业经营过程中，风险不断变化，可能会有新风险出现，也可能有预期风险消失。,采购风险可以通过以下方法予以管理：（1）风险转移。利用投保支付保费的方式将风险转嫁给保险公司；也可以通过部分非核心业务外包的方式转移至其他企业。（2）风险自留。利用一些企业内部资源为损失进行计划，自己承担部分或全部损失。（3）损失融资。利用金融衍生工具对风险进行对冲，如对冲由于利率、价格、汇率变化带来的损失。（4）风险控制。通过加强企业内部管理来规避、降低经营风险。,2 企业防范采购风险的内部控制,任何事物都有风险，但采购风险也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。（一）应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质。应建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。,（二）加强对物资采购招标与签约监督。1、检查物资采购招标是

7、否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生；采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，选择合格供应商；是否每年对供应商进行一次复审评定。2、加强签约监督。检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；通过资信调查，切实掌握对方的履约能力；对那些不讲效益、舍近求远、进人情货等非正常情况严格审定；审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。,（三）加强对采购全过程、全方位的监督。全过程的监督是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。,1、加强对物料需求计划、物资采购计划的审计。审查企业采购部门物料需求计划、物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间

8、、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。,2、做好合同鉴证审计。（1）审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。（2）审查经济合同当事人意思表示是否真实。（3）审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。（4）审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。通过审计鉴证，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。,3、做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计。当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台帐、做好合同汇总，运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。,4、加强对物资采购合同执行中的审计。（1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。（2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中

9、，都要对物资进行验收控制。（3）对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取措施。（4）重视对合同履行违约纠纷的处理。合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。,5、加强对物资采购绩效考核的审计。建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强检查与考核，把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。,（四）采购人员不能只考虑采购风险采购作为连接公司与供应商之间的窗口和桥梁、公司的输入部门（营销为输出部门）、公司的利润中心，不能只考虑预测和防范采购风险，更应该站在整个公司的角度上，考虑由此对公司制造、物流、财务、营销、质量、售后服务等各方面造成的影响。同时要注意核算企业总权益成本，而不只是采购成本，使得整个公司的利润最大化、成本最低、风险最小，从而由外向内、由下向上对公司的管理进行整合。,为了更好地解决这方面的问题，提高总体利润率，将风险与损失降至最低，可以将采购部门划分为货源开发(sourcing)小组与采购(buyer)小组。Sourcing主要负责成本控制、风险防范、产品质量与供货商综合能力评估(包括供货商的物流状况、售后服务、公司财力、整体管理能力等)；Buyer根据Sourcing提供的信息，结合公司的生产状况与需求量进行购买与跟踪订单。,3 采购风险的分散,分散是处理风险的一种目标导向方法，企业通过设置分散的方法来减少供应风险产生的不利影响而不是减少不利事件发生的可能性。具体来讲，分散导向管理方法包括以下三种措施。（一）存货管理存货管理即企业对自己本身所拥有的存货进行必要和有效的管理。其关键是维持一个适当水平的安全存货。对存货进行管理能够有效减缓供应风险的不利影响。,（二）供应商代管存货企业分散供应风险还可以通过要求供应商代管存货的方式来实现。把存货交由供应商代管就是要求供应商承担保管存货的责任。选择由供应商代管存货有可能是由于企业没有自己的仓库或者仓库空间不够又或者是将货物由供应商代管所需成本较低。当然供应商花在代管存货上的成本将以更高价格的形式转嫁到采购企业身上。,

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