2020年度档案工作培训PPT

1、2020年度档案管理业务培训档案馆实体档案部2020年4月20日,目 录 一、相关档案法律法规简介 二、部门档案归档流程指引,一、相关档案法规简介,档案法规：,中华人民共和国档案法 高等学校档案管理办法教育部27号令 关于加强和改进新形势下档案工作的意见中办发201415号 档案管理违法违纪行为处分规定国家档案局第30号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局8号令 机关档案管理规定国家档案局第13号令 归档文件整理规则（DA/T22-105） ,中华人民共和国档案法,第十条： “对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。,高等学校档案管理办法,第二条 本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。,高等学校档案管理办法 第十五条：高等学校应该对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是 （一）党群类、（二）行政类、（三）学生类、 （四）教学类、

2、（五）科研类、（六）基本建设类、 （七）仪器设备类、（八）产品生产类、（九）出版物类、 （十）外事类、（十一）财会类。 高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式,高等学校档案管理办法 第十六条：高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。,关于加强和改进新形势下档案工作的意见 中办发201415号,档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。 （一）坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。 （六）各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。,档案管理违法违纪行为处分规定,第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的

3、，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。 第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。,机关档案管理规定,第二十八条 机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。 文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。,档案工作从来不是一个部门或一个人的工作。档案管理要建立档案工作网络，每个部门都应有负责档案管理的人。 只有在全校各个单位的共同配合参与下，才能形成各部门与档案管理部门的良性互动。 各职能部门检查归档材料的准确合规性，档案部门检查归档文件的齐全完整性，编制简单易查的检索工具，服务学校一线工作。,二、部门档案归档流程指引,各单位档案工作流程： 1、组建单位档案工作小组 2、确定归档范围和保管期限表 3、收集、预立卷 4、立卷、整理 5、目录著录（指定的EXCEL格式离线著录表） 6、网上著录（

4、档案管理系统P9系统） 7、实体归档移交,组建单位档案工作网络,档案工作负责人 主要联络人 档案员,人力资源管理处,档案工作负责人,主要联络人,综合管理科,计划配置科,职员管理科,薪酬保障科,师资培养科,人才交流中心,档案员1,档案员2,档案员3,档案员4,档案员5,档案员6,档案工作小组（以人力资源管理处为例）,行政档案,学院档案工作负责人,主要联络人,行政综合、党务等,学生活动,外事,校友,声像,其它,学院档案,文件材料归档范围和档案保管期限表 具体请参考培训工作通知附件1 2020年度中山大学档案归档范围和保管期限表， 各单位职能调整时请及时修订,收集、预立卷,收集：将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集。 全年进行 预立卷：将文件材料按年度、专题、或文号进行分类组卷，原则是便于查找，灵活处理。 分类,件的构成,归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件； 报名、名册、图册为一件（作为文件附件时除外）； 简报、周报等材料一期为一件； 会议纪要、记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。,件内文件排序,归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后。 有文件处理单或发文稿纸的， 文件处理单在前，收文在后 正本在前，发文稿纸和定稿在后 正文（附件）+发文稿纸+定稿,立卷、整理：对已定卷的卷内文件进行排序、编页码、盖件号章等整理程序。,网上著录,系统使用其他注意事项： 第一次使用档案管理系统的老师，请联系档案馆工作人员开通系统权限，需要提供姓名与六位数字工号。 系统使用前除了要确认安装好系统插件，还要确认Flash Player装好了。 如果浏览器长时间打不开档案管理系统，检查一下浏览器是否禁用了Flash player,应选择允许其运行。,实体档案移交,提 醒,所有涉密档案都不得在网上提交数据 移交实体档案必须有专人负责交接 学生人事档案请与学生处的学生档案室联系，与本次收档范围无关,

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